Welke zaken blijken beter te kunnen in functioneringsgesprekken?

Beter gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken zorgen voor een hogere tevredenheid onder de werknemers. Is dat belangrijk? Ja, medewerkers worden hierdoor loyaler aan organisaties en de tevredenheid heeft ook positieve effecten op hun klantgerichtheid. Welke onderwerpen blijken nog voor verbetering vatbaar in Nederland om de gesprekken naar een nog hoger niveau te tillen? Een overzicht van prioriteiten en actiepunten die uit divers onderzoek voortkomt …..

 

Uit diverse grootschalig onderzoeken blijken de navolgende onderwerpen bij functionerings- en beoordelingsgesprekken nog voor verbetering vatbaar:

 

überhaupt het gebruik van de gesprekken door organisaties voor de bedrijfsvoering;

de hoeveelheid gespreksronden per jaar;

de duidelijkheid en toepasselijkheid van de criteria voor het oordelen over het functioneren van personeel;

het tussentijds informeren van personeel over hun functioneren;

het vastleggen van de gevoerde gesprekken met medewerkers in een verslag.

 

Verbeterpunt 1: het gebruik van de gesprekken door organisaties.

Niet elke organisatie in Nederland ziet het nut van het gebruik van functionerings- en beoordelingsgesprekken in. Dat is jammer. Het is een krachtig instrument om samen met de werknemers op koers te blijven als organisatie en voor elkaar van waarde te zijn en te blijven. Ook op andere fronten kan het voordeel bieden (Klik hier). Ook voor het kleinbedrijf. Gemiddeld genomen voert slechts 64% van alle organisaties op jaarbasis een gesprek met hun personeel. Met name de industrie blijkt de gesprekken nog te moeten ontdekken. Zo maakt het management in de textiel en kledingindustrie (50%) en voedingindustrie (59%) er relatief weinig gebruik van. Het bank & verzekeringswezen (83%), de ICT sector (79%) en de chemische industrie (75%) lijken de voordelen van de gesprekken meer in te zien. De gesprekken blijken bij hen ook meer gebruikt voor de (variabele) beloning van medewerkers.     

 

Verbeterpunt 2: de hoeveelheid gespreksronden per jaar. 

De meeste experts raden organisaties aan minimaal 1 functioneringsgesprek en 1 beoordelingsgesprek op jaarbasis te houden. En, omwille van de kwaliteit, deze type gesprekken ook duidelijk gescheiden te houden. Onderzoek toont aan dat slechts 45% van de organisaties in Nederland meer dan 1 van die gesprekken houdt. Zij die meer functionerings- en beoordelingsgesprekken houden, blijken dit ook vaker te doen. Het bank & verzekeringswezen en ICT & Telecom sectoren blijken ze niet alleen meer, maar ook vaker in het jaar te houden. Ze geven respectievelijk met 73% en 64% aan ze meerdere keren per jaar te voeren. De meeste sectoren scoren hier significant onder. Slecht 30% tot 40% geeft eenzelfde gebruikersfrequentie te hanteren. Een opmerkelijk verschil.  

 

Verbeterpunt 3: de duidelijkheid en toepasselijkheid van de criteria voor het oordelen over het functioneren van personeel

Oordelen als leidinggevende over geleverde prestaties en het functioneren van werknemers kan alleen als echt duidelijke criteria aangelegd worden waarop men beoordeelt. Uiteraard moeten deze criteria ook relevant zijn voor de betreffende functie van de werknemer. Het zijn elementaire en cruciale voorwaarden voor goede gesprekken. Nog steeds blijkt het niet optimaal. Gemiddeld genomen typeert 79% van de Nederlandse werknemer de beoordelingscriteria als duidelijk die hun leidinggevende gebruikt in functionerings- en beoordelingsgesprekken. Echt relevant voor hun functie vindt 81% van hen ze. Concreet betekent dit dat 1 op de 5 werknemers in Nederland vindt dat hun leidinggevende onvoldoende in staat is hun als werknemer duidelijk te maken wat goed functioneren feitelijk inhoudt en opmerkt dat er door de leiding ernstige fouten worden gemaakt. Uitzondering hierop vormt echter de voedingsindustrie. Slechts 5% van hun werknemers geeft aan de gebruikte beoordelingscriteria onduidelijk te vinden. Groothandels daarentegen kampen met de meeste problematiek. 29% van hun werknemers zijn op dit punt ontevreden. 

 

Verbeterpunt 4:  het tussentijds informeren van personeel over hun functioneren

Goede functioneringsgesprekken overdonderen medewerkers niet. Inhoudelijk mag er eigenlijks niets nieuws aan het licht komen. De dagelijkse begeleiding en coaching van medewerkers door hun leiding moet eigenlijk al voldoende inzichten opleveren. Zo worden medewerkers tussentijds geïnformeerd over hun functioneren.Toch voelt de Nederlandse medewerker in hun formele gesprek zich nog te vaak overvallen of overdonderd. In 49% van de gevallen geeft men aan tussentijds niet geïnformeerd te zijn geweest door de leiding over hun functioneren. Met name in de transportwereld (56%) en de detailhandel (57%) blijkt dit veelvuldig het geval.     

 

Verbeterpunt 5:  de vastlegging van een gesprek in een verslag

Om meerdere redenen is het maken van een verslag functioneringsgesprek verstandig. Niet alleen om juridische redenen, maar bijvoorbeeld ook als geheugensteun voor toekomstige beslissingen over de medewerker door de leidinggevende. Vaak worden die gespreksverslagen in personeelsdossiers opgenomen. Toch blijkt 17% van de organisaties niets van de gesprekken op schrift te stellen. Bij groothandels komt het het minste voor (27%). Het meest zorgvuldig is de chemische industrie. Ruim 90% maakt van elk gesprek een verslag. 

 

   

Algemeen

In deze rubriek “feiten” zal het functionerinsggesprek.nl allerlei wetenswaardigheden ten aanzien functionerinsggesprekken vermelden. We zijn van mening dat onderzoek en onderzoeksfeiten belangrijk zijn in de verbetering van het functioneringsgesprek.

 

In de nabije toekomst zullen wij ook hier eigen onderzoeken naar het functioneringsgesprek publiceren. Blijf ons volgen.

Meer dan een 1 miljoen lastige functioneringsgesprekken

De Nederlandse beroepsbevolking telt meer dan 7,7 miljoen mensen waarvan 4,3% werkzoekend is (nov.’11).  In 2010 gaf 79% van de werkzame beroepsbevolking aan tevreden te zijn over hun werk. Een eenvoudige rekensom maakt duidelijk dat er in ons land dus 1,5 miljoen werknemers zijn die beduidend minder tevreden zijn over hun werk. Bij 64% van iedere werknemer wordt op jaarbasis minstens 1 functionerings- of beoordelingsgesprek afgenomen. Leidinggevenden worden gemiddeld hier dus in 21% van alle gesprekken mee geconfronteerd. Concreet betekent dit dat op grond van de werknemersontevredenheid al 1 miljoen lastige gesprekken met werknemers moeten worden gevoerd (Bronnen: CBS, Loonwijzer enquete 2008).  

 

Cijfers over de arbeidsomstandigheden voor functioneringsgesprekken

 

Het functioneren van werknemers wordt mede bepaald door de arbeidsomstandigheden. Onderzoek door het CBS, geeft aan dat de arbeidsomstandigheden in Nederland nog steeds voor verbetering vatbaar zijn. Rond de 23% van de werknemers gaf in 2010 aan hier niet tevreden over te zijn.

 

De Arbo-wet verstaat onder arbeidsomstandigheden bewust ook de sfeer op het werk. Goede functioneringsgesprekken behandelen dan ook dit belangrijk gegeven. En niet geheel onterecht ……….

 

Pesten op het werk in Nederland blijkt namelijk relatief veel voor te komen. Iets meer dan 7% van de werknemer geeft aan weleens, vaak of zeer vaak gepest te zijn geweest door hun leidinggevende of door hun collega’s.

 

Intimidatie op het werk blijkt evenzeer een probleem. Bijna 10% van de werknemers geeft aan dat ze dit ervaren hebben. Beide onderwerpen spelen dus, en verdienen aandacht in de functioneringsgesprekken.

 

Lichamelijk geweld komt in de werkkring weinig voor. 0,5% van de werknemers gaf in ditzelfde onderzoek aan hiervan slachtoffer te zijn geweest.

 

Ongewenste seksuele aandacht van collega’s of leidinggevenden heeft 1,8% ervaren.  

 

 

 

 

Minstens 4,6 miljoen gesprekken op jaarbasis

De hoeveelheid aan gesprekken

Het functioneringsgesprek.nl heeft becijferd dat er op jaarbasis minstens 4,6 miljoen functionerings of beoordelingsgesprekken in Nederland plaatsvinden. Zowel in het groot, midden en het kleinbedrijf. Van de werkzame Nederlandse beroepsbevolking (7,4 miljoen) geeft gemiddeld genomen 64% aan per jaar minstens 1 functionerings- of beoordelingsgesprek te hebben (Bronnen: CBS, FNV Bondgenoten).

 

Grote verschillen in de sectoren

De populariteit van het functioneringsgesprek verschilt per branche echter aanzienlijk. In de verschillende sectoren zijn grote verschillen aangetroffen. Zo houdt 83% van het bank & verzekeringswezen ze, terwijl de sectoren landbouw & visserij en de textielindustrie hekkensluiters zijn met 51% en 50%. Het feit dat ook in de ICT& Telecom (79%) en de chemische industrie (75%) zware gebruikers zijn van de gesprekken, doet vermoeden dat de hoger opgeleide werknemer in Nederland vaker te maken krijgt met een functionerings- of beoordelingsgesprek.   

 

Een overzicht van alle sectoren

 

51%  Landbouw & visserij

59%  Voedingsindustrie

50%  Textiel, kleding en papier industrie

75%  Chemische industrie 

61%  Metaal en electronica industrie

67%  Overige industrie

67%  Groothandel

55%  Detailhandel

57%  Transport

79%  ICT en Telecom

83%  Bank en verzekeringswezen

69%  Zakelijke dienstverlening

62%  Overig

64%  Totaal

 

 

 

 

Het draagvlak onder werknemers voor functioneringsgesprekken mag groter…..

Werknemers in Nederland vinden over het algemeen hun functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken zinvol. Echt overdonderd blijkt de meerderheid niet. Gemiddeld genomen geeft 71% van het personeel aan ze nuttig te vinden. 29% denkt daar anders over. Voor een dergelijk belangrijk management-instrument is dit percentage feitelijk te veel om te kunnen spreken van solide draagvlak.

 

Voor alle sectoren blijkt kwaliteitsverbetering raadzaam 

In geen enkele sector in Nederland vindt meer dan 75% van het personeel de gespreksronden nuttig. Met name in de industrie, de groothandel en in de transportwereld blijken werknemers het nut relatief meer te betwisten. In de metaal en electronica industrie is sprake van het minste draagvlak. 36% van de werknemers vindt ze ronduit niet nuttig. Het bank & verzekeringswezen doet het van alle sectoren het beste. Slechts 26% van hun werknemers vindt het nut bedenkelijk. 

 

Een overzicht van het ervaren nut van functionerings- en beoordelingsgesprekken in de sectoren:  

 

73%  Landbouw & visserij

68%  Voedingsindustrie

69%  Textiel, kleding en papier industrie

72%  Chemische industrie 

64%  Metaal en electronica industrie

68%  Overige industrie

67%  Groothandel

71%  Detailhandel

67%  Transport

72%  ICT en Telecom

74%  Bank en verzekeringswezen

73%  Zakelijke dienstverlening

72%  Overig

71%  Totaal

 

Grote kloof in opvattingen over het nut tussen leiding en personeel

Ook andere onderzoeken naar de tevredenheid over functioneringsgesprekken bij werknemer constateren ditzelfde (ISBW, Hr praktijk ’11). In dit laatste onderzoek blijkt over het geloof in de gesprekken ook sprake van een substantiële kloof tussen leidinggevend Nederland en haar werknemers. 94% van het kader gaf aan de gesprekken nuttig en leerzaam te vinden, terwijl 29% van het personeel daar echt minder positief over dacht. 

 

Het lijkt erop dat het werken aan de kwaliteit van de functionerings- en beoordelingsgesprekken nog steeds wenselijk is. Onder werknemers lijkt er sprake van een imagoprobleem.

 

Zie ook onze:

 

tips voor het kwaliteitsmanagement van functioneringsgesprekken

gratis enquête voor het professioneel houden van een kwaliteitsonderzoek naar uw functioneringsgesprekken.

 

 

Functioneringsgesprekken helpen uitstroom van personeel te verlagen

Het werven en opleiden van personeel kost organisaties miljoenen euro’s op jaarbasis. Verlies van personeel laat veel investeringen in tijd en geld verdampen. Deze vernietiging aan kapitaal, kennis en ervaring is vaak onnodig. Strategisch personeelsbeleid om ongewenste uitstroom te beperken kan in dit kader veel winst opleveren. Ook het functioneringsgesprek kan helpen. Het is bij uitstek het middel om te toetsten of de werknemer het nog naar zijn of haar zin heeft in de organisatie.     

 

Werknemers geven zelf aan bij organisaties te vertrekken vanwege de arbeidsomstandigheden, de beloning en het gebrek aan professionele ontwikkelingsmogelijkheden. Opmerkelijk is ook dat de directe werkrelatie met de leidinggevende ook in de top-8 van vertrekredenen staat.  

 

Een overzicht van de vertrekreden van personeel:

 

1. nieuwe uitdaging willen hebben

2. salaris

3. onvoldoende (doorgroei)mogelijkheden

4. ontslag

5. werkdruk/ balans tussen werk en privé

6. reistijd

7. sfeer of bedrijfscultuur

8. de leidinggevende

 

(bron: salarisonderzoek VKbanen – Berenschot 2010).

 

Algemeen bekend is dat werknemers niet altijd hun onvrede over hun aanstelling kenbaar maken. Voor organisatie die willen voorkomen dat kostbaar menselijk kapitaal vertrekt,verdient het dus aanbeveling in functioneringsgesprekken hier extra veel aandacht aan te besteden. 

 

Het nut van de standaardopbouw van functioneringsgesprekken lijkt in dit kader bewezen. Naast de behandeling van de prestaties en de competenties van de werknemer, verdient het voor het tegengaan van personeelsuitstroom ook aanbeveling de ervaren arbeidsomstandigheden, de ontwikkeling van de medewerker en de leiding goed te bespreken.

 

In Nederland geeft 23% van de werknemers aan niet tevreden te zijn over hun werk. Hetfunctioneringsgesprek.nl heeft becijferd dat de leidinggevenden in meer dan 1 miljoen functioneringsgesprekken deze onvrede zouden moeten constateren.      

Vrouwelijke werknemers moeten de verborgen kracht van functioneringsgesprek nog ontdekken

De commissie gelijke behandeling (CGB) was anno 2012 benieuwd naar de assertiviteit van vrouwen op de werkvloer en bevroeg 1800 vrouwelijke Linkedin-members. Aan functioneringsgesprekken blijkt men nog relatief weinig waarde te hechten om scheefheid in de arbeidsverhoudingen bij werkgevers om te buigen. Jammer want die gesprekken kunnen bij uitstek hiervoor wel worden gebruikt.

 

Hoe reageren vrouwen als zij ten opzichte van mannelijke collega’s benadeeld zouden worden op het werk? Wat doen ze bijvoorbeeld bij inkomensongelijkheid, het combineren van een carriérestap met een kinderwens of bij uitsluiting van doorstroming naar managementfuncties? Bij loonverschil wil 58% dit bespreekbaar maken, bij voorgenomen moederschap 37% en bij doorstromingsproblematiek slechts 31%.

 

Opvallend aan het gehouden onderzoek is dat de vrouw bij functioneringsgesprekken eerder aan het aankaarten van beloningsverschil denkt dan aan andere vormen van rechtsongelijkheid. Dit is jammer. Formeel gezien zijn functioneringsgesprekken ook daarvoor uitstekend geschikt.

 

Deels lijkt de verklaring voor het geringe animo te liggen in de berusting van vrouwen bij scheve toestanden op het werk. Uit het onderzoek valt bijvoorbeeld op te maken dat ze van mening zijn dat klagen toch geen zin heeft of ervoor kiezen de traditionele man-vrouw rollen te accepteren als vaststaand gegeven.

 

Desondanks zijn er in het onderzoek wel aanwijzingen te vinden dat vrouwelijke professionals het functioneringsgesprek meer ontdekken moeten om met behulp hiervan op te komen voor hun rechten.