Welke zaken blijken beter te kunnen in functioneringsgesprekken?

Beter gevoerde functionerings- en beoordelingsgesprekken zorgen voor een hogere tevredenheid onder de werknemers. Is dat belangrijk? Ja, medewerkers worden hierdoor loyaler aan organisaties en de tevredenheid heeft ook positieve effecten op hun klantgerichtheid. Welke onderwerpen blijken nog voor verbetering vatbaar in Nederland om de gesprekken naar een nog hoger niveau te tillen? Een overzicht van prioriteiten en actiepunten die uit divers onderzoek voortkomt …..

 

Uit diverse grootschalig onderzoeken blijken de navolgende onderwerpen bij functionerings- en beoordelingsgesprekken nog voor verbetering vatbaar:

 

überhaupt het gebruik van de gesprekken door organisaties voor de bedrijfsvoering;

de hoeveelheid gespreksronden per jaar;

de duidelijkheid en toepasselijkheid van de criteria voor het oordelen over het functioneren van personeel;

het tussentijds informeren van personeel over hun functioneren;

het vastleggen van de gevoerde gesprekken met medewerkers in een verslag.

 

Verbeterpunt 1: het gebruik van de gesprekken door organisaties.

Niet elke organisatie in Nederland ziet het nut van het gebruik van functionerings- en beoordelingsgesprekken in. Dat is jammer. Het is een krachtig instrument om samen met de werknemers op koers te blijven als organisatie en voor elkaar van waarde te zijn en te blijven. Ook op andere fronten kan het voordeel bieden (Klik hier). Ook voor het kleinbedrijf. Gemiddeld genomen voert slechts 64% van alle organisaties op jaarbasis een gesprek met hun personeel. Met name de industrie blijkt de gesprekken nog te moeten ontdekken. Zo maakt het management in de textiel en kledingindustrie (50%) en voedingindustrie (59%) er relatief weinig gebruik van. Het bank & verzekeringswezen (83%), de ICT sector (79%) en de chemische industrie (75%) lijken de voordelen van de gesprekken meer in te zien. De gesprekken blijken bij hen ook meer gebruikt voor de (variabele) beloning van medewerkers.     

 

Verbeterpunt 2: de hoeveelheid gespreksronden per jaar. 

De meeste experts raden organisaties aan minimaal 1 functioneringsgesprek en 1 beoordelingsgesprek op jaarbasis te houden. En, omwille van de kwaliteit, deze type gesprekken ook duidelijk gescheiden te houden. Onderzoek toont aan dat slechts 45% van de organisaties in Nederland meer dan 1 van die gesprekken houdt. Zij die meer functionerings- en beoordelingsgesprekken houden, blijken dit ook vaker te doen. Het bank & verzekeringswezen en ICT & Telecom sectoren blijken ze niet alleen meer, maar ook vaker in het jaar te houden. Ze geven respectievelijk met 73% en 64% aan ze meerdere keren per jaar te voeren. De meeste sectoren scoren hier significant onder. Slecht 30% tot 40% geeft eenzelfde gebruikersfrequentie te hanteren. Een opmerkelijk verschil.  

 

Verbeterpunt 3: de duidelijkheid en toepasselijkheid van de criteria voor het oordelen over het functioneren van personeel

Oordelen als leidinggevende over geleverde prestaties en het functioneren van werknemers kan alleen als echt duidelijke criteria aangelegd worden waarop men beoordeelt. Uiteraard moeten deze criteria ook relevant zijn voor de betreffende functie van de werknemer. Het zijn elementaire en cruciale voorwaarden voor goede gesprekken. Nog steeds blijkt het niet optimaal. Gemiddeld genomen typeert 79% van de Nederlandse werknemer de beoordelingscriteria als duidelijk die hun leidinggevende gebruikt in functionerings- en beoordelingsgesprekken. Echt relevant voor hun functie vindt 81% van hen ze. Concreet betekent dit dat 1 op de 5 werknemers in Nederland vindt dat hun leidinggevende onvoldoende in staat is hun als werknemer duidelijk te maken wat goed functioneren feitelijk inhoudt en opmerkt dat er door de leiding ernstige fouten worden gemaakt. Uitzondering hierop vormt echter de voedingsindustrie. Slechts 5% van hun werknemers geeft aan de gebruikte beoordelingscriteria onduidelijk te vinden. Groothandels daarentegen kampen met de meeste problematiek. 29% van hun werknemers zijn op dit punt ontevreden. 

 

Verbeterpunt 4:  het tussentijds informeren van personeel over hun functioneren

Goede functioneringsgesprekken overdonderen medewerkers niet. Inhoudelijk mag er eigenlijks niets nieuws aan het licht komen. De dagelijkse begeleiding en coaching van medewerkers door hun leiding moet eigenlijk al voldoende inzichten opleveren. Zo worden medewerkers tussentijds geïnformeerd over hun functioneren.Toch voelt de Nederlandse medewerker in hun formele gesprek zich nog te vaak overvallen of overdonderd. In 49% van de gevallen geeft men aan tussentijds niet geïnformeerd te zijn geweest door de leiding over hun functioneren. Met name in de transportwereld (56%) en de detailhandel (57%) blijkt dit veelvuldig het geval.     

 

Verbeterpunt 5:  de vastlegging van een gesprek in een verslag

Om meerdere redenen is het maken van een verslag functioneringsgesprek verstandig. Niet alleen om juridische redenen, maar bijvoorbeeld ook als geheugensteun voor toekomstige beslissingen over de medewerker door de leidinggevende. Vaak worden die gespreksverslagen in personeelsdossiers opgenomen. Toch blijkt 17% van de organisaties niets van de gesprekken op schrift te stellen. Bij groothandels komt het het minste voor (27%). Het meest zorgvuldig is de chemische industrie. Ruim 90% maakt van elk gesprek een verslag.