Het personeelsdossier en het verslag van het functioneringsgesprek

Het personeelsdossier is voor grote en kleine organisaties van groot belang. Dergelijke dossiers bevatten alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst met een werknemer. Ook voor functioneringsgesprekken zijn deze dossiers belangrijk. Het is namelijk juridisch raadzaam om de gespreksverslaggen in de dossiers op te nemen.   

 

Behalve voor de arbeidsovereenkomsten zijn de dossiers ook een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie. In Nederland wordt hier door wet eisen aan gesteld. Zo moet in algemene zin elke personeelsdossier (digitaal of schriftelijk) wettelijk gezien aan een aantal voorwaarden voldoen:

 

De werkgever is verplicht de gegevens in de dossiers te beveiligen tegen bijvoorbeeld ontvreemding, verlies of oneigenlijk gebruik door derden.

De gegevens kennen een zogenaamde bewaartermijn. Niet alle gegevens mogen dus oneindig lang of kort door de werkgever bewaard worden.

De inhoud van een dossier is wettelijk beperkt. Niet alles over een werknemer mag erin worden opgenomen en bewaard. Er gelden restricties.

Het personeelsdossier moet toegankelijk zijn voor de betreffende werknemer waarover deze is samengesteld als die erom verzoekt.

Werknemers hebben het recht correcties aan te brengen in het dossier bij feitelijke onwaar of onjuistheden. 

 

Het is door de wet verboden informatie in het personeelsdossier op te nemen over iemands:

ras

geloofsovertuiging

lidmaatschap van een vakbond, kerk, milieubeweging of politieke partij

seksuele geaardheid

lichamelijke en geestelijke gezondheid

strafblad. 

 

Over de inhoud van een personeelsdossier

In het algemeen bevat een personeelsdossier vier hoofdgroepen:

 

persoonlijke gegevens over de werknemer;

arbeidsrechtelijke informatie;  

informatie over de functie en de vervulling ervan; en 

ARBO-informatie 

 

 

Concreet kunt kunt u bij de persoonlijke gegevens denken aan:

 

sollicitatiebrief en het CV van de werknemer;

Naw gegevens, een kopie van het identiteitsbewijs, kopie GBA;

een loonbelastingverklaring;

Kopieen van diploma’s;

Getuigschriften; en

in sommige gevallen een “verklaring van goed gedrag” (b.v. voor het onderwijs).

 

Arbeidsrechtelijk informatie in het dossier betreffen:

 

(Gewijzigde) arbeidsovereenkomsten;

pensioenregelingen en afspraken; en 

mogelijk informatie over gefaciliteerde middelen van het bedrijf (leaseauto, computer, gsm, etc.)

 

Ten aanzien van de functie en functievervulling kunnen de navolgende informatie worden opgenomen:

 

een functieomschrijving;

salarisschaalindeling;

de originele gespreksverslagen van functioneringsgesprekken;

de originele verslagen van beoordelingsgesprekken;

het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP); en 

gevolgde cursussen en opleidingen.

 

Als laatste kan ten aanzien van de ARBO informatie worden opgenomen over:

verzuim;

een mogelijke reintegratie-traject;

werktijden; en 

diverse verlofregelingen en afspraken met de werknemer.

 

De bewaartermijn van informatie over functioneringsgesprekken bedraagt twee jaar  na het einde van de dienstbetrekking. Ten aanzien van de andere informatie gelden andere wettelijke bepalingen (Wet verbetering Poortwachter). In alle gevallen geldt dat een personeelsdossier niet zonder meer mag worden “geruimd” bij een beeindigd dienstverband.