Enkele mythen over het doel van het functioneringsgesprek

Mythe 1: de begrippen functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek worden weliswaar door elkaar gehaald maar betekenen in feite hetzelfde.

Néé zij betekenen geheel wat anders. Functioneringsgesprekken zijn vooral bedoeld tussentijds de voortgang van het werk te polsen. Beoordelingsgesprekken vellen achteraf een oordeel hoe het werk verlopen is en houden zich bezig hoe organisaties hun personeel hiervoor gaan waarderen en verder ontwikkelen. Uit oogpunt van efficiëntie worden soms de twee  verschillende gesprekken gecombineerd in één enkel gesprek. Dit zorgt mede voor de begripsverwarring. In de meeste gevallen vormt een functioneringsgesprek echter een apart onderdeel van een beoordelingssysteem van werknemers in organisaties.

  

Mythe 2: een functioneringsgesprek is een gesprek tussen de leidinggevende en werknemer.  

Néé goede functioneringsgesprekken kennen behalve het gesprek zelf ook een fase eraan vooraf en een fase achteraf. Voor een kwalitatief hoogwaardig functioneringsgesprek is het belangrijk dit te onderkennen. Alle fasen verdienen nadrukkelijk aandacht, ook als het procotol of de standaardprocedures voor functioneringsgesprekken dit niet expliciet eisen. Een integrale aanpak zorgt, algeheel gezien, voor meer rendement van de gesprekken en blijvend draagvlak onder het personeel.

  

Mythe 3: bij functioneringsgesprekken wordt het functioneren van werknemers beoordeeld.

Néé het is beduidend meer dan dat. in principe worden al die zaken besproken die het functioneren van werknemers (gaan) beïnvloeden. Ook de kwaliteit van de (bege)leiding, de competenties of de arbeidsomstandigheden kunnen bijvoorbeeld de revue passeren. Organisaties, leidinggevenden en werknemers kunnen hiervan leren om te verbeteren en beter hun doelen bereiken. Een blauwdruk voor het functioneringsgesprek is er niet. Wat precies “functioneren” van mensen is, wat “het” beïnvloedt en hoe dit alles te “managen” valt, blijven menselijke keuzes in organisaties. Het is geen exacte wetenschap. Het blijft altijd maatwerk met beperkingen.

  

Mythe 4: een functioneringsgesprek is een middel om onvoldoende functionerende werknemers te kunnen ontslaan.

Néé daarvoor zijn ze absoluut niet bedoeld. Ze zijn in opzet eerder bedoeld het beste uit mensen te halen in werkomgevingen met doelstellingen en visies van leiders. Wel kunnen de gesprekken opleveren dat sommige professionals structureel niet passen in een organisatie of afdeling. Mocht het dan tot ontslag moeten leiden, dan kan de documentatie van functionerings en beoordelingsgesprekken de keuze en beweegredenen voor het ontslag wel onderbouwen. Geen enkele kantonrechter of UWV kantoor  zal op basis van één enkel functioneringsgesprek een ontslag toekennen. Behalve als de uitkomsten of het gesprek zelf zeer “schokkend” zijn. Werknemers genieten in dit kader relatief veel bescherming. 

  

Mythe 5: functioneringsgesprekken zijn primair bedoeld voor het  functioneren van organisaties

Néé. Intern en extern zijn er tal van belangengroepen, afdelingen en professionals die belangen hebben bij de functioneringsgesprekken in organisaties. Ook leidinggevenden en werknemers kunnen ze actief gebruiken om bijvoorbeeld de kwaliteit van hun werk en de werkomgeving te beïnvloeden. In feite is er een gelaagdheid in het nut te ontdekken (van macro naar nano). Zo kan bijvoorbeeld gedacht worden aan nut voor de samenleving, belangenvertegenwoordigers, de organisatie, afdelingen, leidinggevenden en uiteindelijk de werknemers zelf.

 

Mythe 6: functioneringsgesprekken zijn een “speeltje” van personeelszaken.

Néé. Hoewel personeelsaken (PZ) vaak wel belast is met de aansturing, controle en uitvoering, betekent dit niet dat het instrument functioneringsgesprek ook van hen is. Sterker nog, PZ wordt geacht in samenwerking met anderen de toegevoegde waarde van de gespreksronden voor de organisatie als geheel te formuleren, te realiseren en te borgen. PZ dient zich feitelijk dus dienstbaar op te stellen aan hun interne klanten (de afdelingen, de managers, het personeel) die specifieke behoeften en wensen hebben. Deze rol is per definitie ondersteunend.

  

Mythe 7: functioneringsgesprekken zijn meer bedoeld voor het groot en middenbedijf dan voor het kleinbedrijf

Néé alle thema’s van “rendement en voortbestaan” spelen bij elke organisatie. Aandacht schenken aan het menselijk element in het productiviteitvraagstuk is altijd noodzakelijk. Dit als werkgever formeel en periodiek doen via het platvorm functioneringsgesprekken biedt ook kleine bedrijven op tal van vlakken veel voordeel.

Enkele mythen over organisatorische aspecten van het functioneringsgesprek

Mythe 8: werkgevers zijn verplicht functioneringsgesprekken te houden.

 

Néé. Behalve bij sommige ambtenaren is het wettelijk gezien niet verplicht. Vaak is het doen of niet doen geregeld per (collectieve) CAO’s.  

 

Mythe 9: functioneringsgesprekken zijn minder geschikt voor de wat hardere branche, bedrijfs of beroepsculturen. Voor zachtere omgevingen zijn ze veel meer geschikt. 

 

Néé. Iedere organisatie hoort behoefte te hebben aan systemen om doelen samen met de werknemers te bereiken en erover een constructieve dialoog te voeren. Bovendien kunnen functioneringsgesprekken ook veel andere voordelen opleveren. Zo kunnen in de gesprekken bepaalde ARBO-vereisten worden geïntegreerd of uitstroom van waardevol personeel worden gereduceerd.   

 

Mythe 10: het houden van functioneringsgesprekken wordt door het management van organisaties bepaald

 

Néé ook werknemers kunnen daar zelf om verzoeken. Een werkgever moet dergelijke aanvragen van de wet ook honoreren.  

 

Mythe 11: een functioneringsgesprek met een werknemer duurt ongeveer een uur

 

Néé alles draait om de kwaliteit van het gesprek. Zowel de werknemer als leidinggevende kunnen het wenselijk vinden om vervolggesprekken te houden als een functioneringsgesprek daar aanleiding toe geeft.  

 

Mythe 12: beter een slecht gevoerd functioneringsgesprek, dan geen functioneringsgesprek

 

Néé slecht afgenomen gesprekken met personeel richten meer schade aan dan dat ze goed doen. Werknemers die teleurgesteld zijn over hun gesprek zijn statistisch gezien minder loyaal aan hun werkgever en ook minder gemotiveerd richting de klant.  

 

Mythe 13: een functioneringsgesprek met je werknemer houd je een keer per jaar

 

Néé functioneringsgesprekken worden gevoerd naar behoefte en noodzaak. De frequentie in het gebruik van een dergelijke thermometer is in kern afhankelijk van de stabiliteit in de werkomgeving. Omstandigheden, intern of extern, kunnen de frequentiebehoefte beïnvloeden. Soms volstaat één gesprek per jaar, soms beduidend meer.

 

Mythe 14: het verzetten van een gemaakte afspraak als leidinggevende voor een functioneringsgesprek moet kunnen.

 

Néé het wordt sterk afgeraden dit te doen. Psychologisch hechten werknemers veel waarde aan de zorg en aandacht van hen als werknemer. Een functioneringsgesprek is ook een symbolisch moment hiervoor. Menig werknemer beschouwt het annuleren van zo’n gesprek door een leidinggevende als een anti-climax.  

 

Mythe 15: gehanteerde beoordelingscriteria worden pas in functioneringsgesprekken aan werknemers overlegd en verduidelijkt.

 

Néé juist niet. In functioneringsgesprekken staat het functioneren in een gewerkte periode “centraal”.  Managers behoren voor aanvang van werkperioden aan hun teamleden te communiceren wat van hen verwacht wordt. Pas achteraf als leidinggevende deze criteria aan werknemers verduidelijken getuigt niet van goed leiderschap.

Enkele mythen over onderwerpen in functioneringsgesprekken

Mythe 16: de leidinggevende bepaalt welke onderwerpen er in een functioneringsgesprek worden behandeld  

 

Néé goede functioneringsgesprekken stellen ook werknemers in staat punten of onderwerpen aan te brengen die zijzelf graag met hun leidinggevende willen bespreken. Vaak worden werknemers via de gespreksuitnodiging, enkele weken vooraf, in staat gesteld suggesties te leveren.    

 

Mythe 17: in een functioneringsgesprek wordt het geleverde werk van een personeelslid behandeld 

 

Néé veel meer onderwerpen worden besproken die belangrijk zijn voor het (toekomstig) functioneren van een werknemer. Per organisatie en leidinggevende verschillen die weer echter. De doelen voor de functioneringsgesprekken en het leiderschap verschillen van bedrijf totbedrijf. Niet ongebruikelijk is ook de vaardigheden, de ontwikkeling van werknemers bijvoorbeeld te behandelen of Arbo-specifieke zaken.

 

Mythe 18: in een functioneringsgesprek moet standaard ook gesproken worden over het persoonlijk ontwikkelingsplan van de werknemer.

 

Néé sommige organisaties vinden de persoonlijke ontwikkeling van hun werknemers(groepen) dermate belangrijk dat ze speciaal hiervoor afzonderlijke gesprekscycli voeren. In de meeste functioneringsgesprekken worden de persoonlijke ontwikkeling van werknemers standaard wel behandeld.

Enkele mythen over gesprekstechnieken voor het functioneringsgesprek

Mythe 19: in functioneringsgesprekken wordt de leidinggevende geacht het woord te nemen over het functioneren van een personeelslid

 

Néé in een goed functioneringsgesprek is een werknemer meer aan het woord dan zijn of haar leidinggevende. Het is de bedoeling alle mogelijke denkbeelden boven tafel te krijgen. Ook als sommige niet kloppen of terzake doende zijn. Dit levert het meest aan informatie op om als leidinggevende hen beter te managen of coachen. Indirekt biedt dit ook voordeel aan de werknemer.  

 

Mythe 20: een beoordelingsgesprek kan zonder problemen gecombineerd worden met een functioneringsgesprek

 

Néé (alhoewel de meningen hierover verdeeld zijn). In de praktijk blijkt het combineren van de twee gespreksvormen voor veel verwarring te zorgen. Zowel aan de kant van de leidinggevende als aan de kant van de werknemer. Vooral het feit dat beide gesprekken technisch gezien anders gevoerd moeten worden, bemoeilijkt het combineren. Bij beoordelingsgesprekken beoordeelt men werknemers eenzijdig, bij functioneringsgesprekken geheel niet en wisselt men over een weer opvattingen uit over zaken die het functioneren (gaan) betreffen.  

 

Mythe 21: in een functioneringsgesprek moeten werknemer en leidinggevende het met elkaar eens worden

 

Néé afwijkende meningen van medewerkers en leidinggevenden kunnen gewoon naast elkaar bestaan. Het doel is zich een relevant beeld te vormen over de voortgang van het werk.  

 

Mythe 22: aanmerkingen over iemands functioneren spaart een leidinggevende op en worden pas behandeld in het officiële functioneringsgesprek

 

Néé werkers moeten elke dag leiding krijgen. Mochten zaken niet naar behoren worden uitgevoerd, dan dienen die zo snel mogelijk bijgestuurd te worden. Bovendien moeten werknemers in functioneringsgesprekken niet overvallen worden met onbekende verbeterpunten.

 

Mythe 23: een functioneringsgesprek is bedenkelijk van kwaliteit als die geen nieuwe feiten opleveren over het functioneren van een werknemer.

 

Néé. Veel experts zijn zelfs voorstander van “saaie” functioneringsgesprekken waar weinig nieuws aan het licht komt. Dit getuigt volgens hen van goed leiderschap omdat leidinggevenden door hun goede dagelijks werk al goed op de hoogte zijn wat er speelt bij hun mensen. Op een formeel ogenblik samen met een personeelslid alles nog eens op een rijtje zetten vat alles goed samen….  

 

Mythe 24: in tegenstelling tot de werkvloer is in functioneringsgesprekken wel sprake van gelijkwaardigheid tussen werknemer en leidinggevende.

 

Néé er blijft altijd sprake van een gezonde hiërarchische verhouding tussen leiding en werknemer. Hoewel er voor functioneringsgesprekken wel een meer gelijkwaardige dialoog wenselijk is, regisseert de leidinggevende toch altijd het gesprek.

Enkele mythen over feiten van het functioneringsgesprek

Mythe 33: functioneringsgesprekken hebben een slecht imago reden temeer om ze af te schaffen

Néé. Hoewel het draagvlak voor functioneringsgesprekken onder werknemers beter kan, worden ze nog steeds in meerderheid gewaardeerd. Onder leidinggevend Nederland is zeer veel draagvlak. Bijna 95% van de leidinggevenden noemt de gesprekken nuttig en leerzaam. Grotendeels wordt het verschil in draagvlak voor functioneringsgesprekken tussen leiding en werknemer verklaart door het verschil in het verwachtingspatroon.  

 

Mythe 34: oprechte werknemers zijn voldoende in staat hun eigen functioneren goed in te schatten.

Néé onderzoek toont steevast het tegendeel aan. Vaak zijn werknemers dit niet bewust.  

 

Mythe 35: uit onderzoek naar functioneringsgesprekken blijkt dat de meeste functionerings-problematiek te wijten is aan gebrekkige controle van werknemers door de leiding.

Néé in beginsel levert de aansturing van werknemers de meeste problematiek op. Inaccuraatheid in het uiteenzetten van de functierol (taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden) zorgt voor stress bij werknemers (functiestress). Het belang van goede en eenduidige beoordelingscriteria en briefing ervan voor aanvang van het werk wordt hiermee onderkend.

Enkele mythen over het verslag van het functioneringsgesprek

Nederland telt vele miljoenen ervaringsdeskundigen. Iedereen heeft zo zijn overtuigingen over het fenomeen functioneringsgesprekken. Veel van de knowhow blijkt toch op misverstanden te berusten. Hier volgen enkele bekende mythen over het verslag van een functioneringsgesprek die elke leidinggevende zou moeten weten….. 

  

Mythe 25: niet getekende verslagen van functioneringsgesprekken door werknemers zijn juridisch niet geldig. 

 

Néé dit is een onjuiste veronderstelling mits organisaties wel documentatie zoals correspondentie toevoegt tussen de leidinggende en de werknemer waarom die persoon afziet van ondertekening. Het wordt sterk afgeraden om werknemers te dwingen om te tekenen

(klik hier)  

 

 

Mythe 26: eenmaal getekend kan het verslag van een functioneringsgesprek niet meer worden gewijzigd door een werknemer. Het is bindend.  

 

Néé werknemers kunnen ook na ondertekening van verslagen proberen die toch aan te passen. Ze kunnen hierbij beroep doen op de wetgeving.

(klik hier)  

 

 

Mythe 27: na het beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een werknemer hoeven de verslagen van zijn functioneringsgesprekken niet meer bewaard te worden.  

 

Ook nadat arbeidsovereenkomsten ontbonden zijn, zijn werkgevers wettelijk verplicht om het personeelsdossier van werknemers een tijd te bewaren.

(klik hier)  

 

 

Mythe 28: gespreksverslagen van functioneringsgesprekken moeten juist niet bewaard worden in het personeelsdossier. 

 

Het verdient aanbeveling dit wel te doen. Hoewel de wettelijke eisen voor personeelsdossiers geen harde eis stellen aan het (niet) bewaren van functioneringsgesprekken in het dossier, wordt het doorgaans wel functioneel geacht.

(klik hier)  

 

 

Mythe 29: een verslag van een gehouden functioneringsgesprek wordt tijdens het gesprek opgemaakt en aan het eind ervan ondertekend.  

 

Néé de kwaliteit van functioneringsgesprekken dient voorop te staan, niet de efficiëntie van het werken eraan. In sommige gevallen kan een dergelijke snelle afwikkeling juist een nadelig uitstralingseffect hebben omdat het niet getuigd van zorg en aandacht. Veel werknemers hebben hier behoefte aan en vinden dit een basisvereiste voor functioneringsgesprekken.

(klik hier)  

 

Mythe 30: als het functioneringsgesprek is gehouden en het verslag ervan getekend, zit, wat de gespreksronde betreft, de taak van de leidinggevende erop. 

 

Néé als leidinggevende is het verstandig te erkennen dat er ook een nafase bestaat en ernaar te handelen. Dit komt de kwaliteitsbeleving van het functioneringsgesprek ten goede. Het verwaarlozen van nazorg kan onder personeel zelfs het draagvlak voor functioneringsgesprekken ondermijnen.

(klik hier)  

 

 

Mythe 31: het verslag van een functioneringsgesprek moet een consensus zijn tussen leidinggevende en zijn werknemer over de behandelde onderwerpen.  

 

Néé afwijkende opvattingen kunnen naast elkaar bestaan en worden opgetekend. Klassieke functioneringsgesprekken hebben nu eenmaal een oriënterend en informatief karakter over het functioneringsvraagstuk. Het wordt sterk afgeraden als leiding te oordelen en werknemers te overtuigen van hun ongelijk.

(klik hier) 

 

 

Mythe 32: het belangrijkst zijn de gespreksverslagen voor de afdeling personeelszaken.

 

Néé. De verslagen zijn om uiteenlopende redenen voor toekomstig gebruik belangrijk voor met name de leidinggevende, de werknemer en personeelszaken.

 (klik hier)