Manage emoties, stel een gespreksplan op

Soms kunnen de emoties in functioneringsgesprekken hoog oplopen. Emoties zijn belangrijk, maar zakelijk gezien niet altijd even functioneel. Een manier om als leidinggevende minder overvallen te worden door emotionele reacties van uw medewerkers kan het opstellen van gesprekplannen zijn……  

 

Als leidinggevende is het een basisvereiste onbevangen en open de functioneringsgesprekken in te gaan. Toch kunnen prestaties van medewerkers zo tegenvallen of medewerkers zo tegenwerken dat op voorhand al gezegd kan worden dat sommige gesprekken zeer lastig zullen gaan worden. Het gevaar bestaat dan dat die gesprekken (emotioneel) kunnen escaleren.

 

Al eens aan een gesprekplan gedacht? 

Een manier om hier mee om te gaan als leidinggevende is om hiervan bewust te zijn en zowel mentaal als praktisch beter op deze lastige gesprekken voorbereid te zijn. Het opstellen van een gespreksplan kan hierbij helpen. Het voorkomt dat u overvallen wordt door emoties van uzelf en anderen en dat u tijdens het gesprek improviseren moet hoe ermee omgegaan moet worden.Is regeren niet vooruitzien?

 

Het opstellen van een gesprekplan

Allereerst maakt u als leidinggevende een indeling welke medewerkers overduidelijk functioneel presteerden en bij welke medewerkers dit nog minder duidelijk is. Aldus ontstaat een tweedeling van de functioneringsgesprekken. 

 

Vervolgens stelt u per groep op wat voor type persoonlijkheden uw medewerkers betreffen. U kunt die indelen in bijvoorbeeld de navolgende groepen:

 

de zwijgzame;

de negerende;

de verdediger;

de snel ontdane; of 

de brute.

 

Elk van deze persoonlijkheden vereisen een andere manier van omgang in de functioneringsgesprekken.

 

De zwijgzame

Bij de meer zwijgzame medemens is het moeilijk te achterhalen wat hem of haar beweegt of bezighoudt. Gesprekstechnisch verdient het aanbeveling deze mensen veel open vragen te stellen. Op deze wijze zet u hen aan tot spreken, zich te uiten. Hierbij is het extra belangrijk hen niet in de rede te vallen maar uit te laten spreken en geen druk te zetten. Probeer niet zelf stiltes in het gesprek op te vullen.   

 

De negerende

Bij mensen die gewend zijn anderen te negeren zijn de feiten een effectief middel om hun gedrag om te buigen. In functioneringsgesprekken met dergelijke medewerkers moet dus veel voorbereiding plaatsvinden om de opvattingen over de persoon goed te kunnen staven. Hierbij moeten feitelijke vaagheden beslist vermeden worden. Dit maakt leidinggevenden in het gesprek kwetsbaar. Voorts zijn een toekomstgerichte blik belangrijk en het maken van zeer concrete afspraken.    

 

De verdediger

Verdedigers voelen zich over het algemeen minder behaaglijk dan anderen en hebben de neiging zich terug te trekken als ze te direkt benaderd worden. Leidinggevenden zullen in functioneringsgesprekken met hen dus veel aandacht moeten schenken aan het geruststellen van deze medewerkers. Vooral de fysieke ruimte en de gespreksfeer zijn van groot belang om met hen tot goede en constructieve gesprekken te komen. Hoe informeler de sfeer, hoe beter de communicatie met hen. Belangrijk is het tevens in de gesprekken feitelijk bewijs te bespreken.    

 

De snel ontdane

 Sommige medewerker kunnen emotioneel sneller dan anderen “ontdaan” zijn. Dit kan zich bijvoorbeeld uiten in verdriet of woede. Belangrijk als leidinggevende is deze medemensen niet al te veel te verrassen in de functioneringsgesprekken. Begin daarom altijd met hetgene wat ze goed hebben gedaan. Tevens is het raadzaam extra veel medeleven en begrip te tonen voor hun gevoelens als professional. Daar hebben zij meer dan anderen behoefte aan. Maar wees daarbij als leidinggevende niet te soft. Houd voet bij stuk bij uw standpunten, laveer tussen de emoties en motiveer hen naar de toekomst toe. Met een goede samenwerking komt het allemaal goed.     

 

De brute

Sommige medewerkers zijn nogal uitgesproken en doelgericht. Ze neigen ertoe de mening van anderen weleens te vergeten en als het ware over mensen heen te walsen. Als leidinggevende in functioneringsgesprekken zal een strakke gespreksstuctuur echt noodzakelijk zijn om tot effectieve communicatie met hen te komen. Een strakke structuur voorkomt dat het gespreksinitiatief uit de handen van de leidinggevende glijdt door bij afdwaling hier steeds naar te verwijzen. Ook het regelmatig samenvatten van het verhaal van deze medewerkers is hierbij doeltreffend. Zelf zult u waarschijnlijk veel effort moeten plegen af en toe kalm en rustig te blijven. Een bruteling is gewend andere uit te dagen, te provoceren. Het is voor leidinggevende raadzaam hier niet op in te gaan. Beperk u tot de harde feiten, de gesprekstructuur en presenteer en benadruk deze.         

 

Afsluitend

Door op deze wijze als leidinggevende uw team voor aanvang van de functioneringsgesprekken te analyseren, kunt u dus in theorie te maken krijgen met 10 soorten medewerkers. De hoofdgroepen duidelijk en minder duidelijk functionerende medewerkers en deze twee groepen nader opgesplitst naar hun persoonlijke karakteristieken.

 

Aldoende kunt u zich op velerlei vlakken beter voorbereiden op het voeren van effectieve functioneringsgesprekken. Het kan er aan bijdragen dat emotionele aspecten van uw gesprekspartner en uzelf minder het eindresultaat bepalen van het functioneringsgesprek.