Een functioneringsgesprek voorbereiden: waarom eigenlijk?

Een goede voorbereiding voor het functioneringsgesprek is veel meer dan het inlezen in de materie om het gesprek goed af te kunnen nemen met de werknemer. Behalve het behalen van meer rendement, zijn er ook andere belangrijke argumenten om als leidinggevende ervoor tijd te nemen. Het betaalt het zich altijd terug…..  

 

 

Een eenduidige manier van voorbereiding aan functioneringsgesprekken is er niet. De functionaliteiten van de gespreksronden verschillen. Ook variëren de vermogens van leidinggevenden en de omstandigheden waarin ze de klus moeten klaren. Er zijn 6 motieven om als leidinggevende serieus werk te maken van een goede voorbereiding van functioneringsgesprekken.  

 

(1) Een goede voorbereiding vergroot de effecitiviteit

Goede functioneringsgesprekken maken voornemens waar. Concreet betekent dit dat elke leidinggevende er verstandig aan doet voor aanvang van elke gespreksronde allereerst stil te staan bij de (strategische) uitgangspunten ervan. De kwaliteit van uw werk valt of staat immers met het verwezenlijken van deze vertrekpunten. Verschillende doelgroepen verwachten van u uiteenlopende “waarde” voor, tijdens en na de gesprekken. Met welke doelgroepen u van doen heeft, wordt hoofdzakelijk bepaald door de functies die het functioneringsgesprek vervult in uw organisatie. Die zijn dynamisch en meer of minder relevant in bepaalde omstandigheden.  

 

(2) De efficiëntie van uw functioneringsgesprekken wordt bevorderd.

Behalve ”wat” er gedaan moet worden, is ook het “hoe” van belang in het rendement van functioneringsgesprekken. Een voorbereiding kan ook de efficiëntie gunstig beïnvloeden van uzelf en anderen die betrokken zijn in het procesfasen van functioneringsgesprekken.  

 

(3) Risicobeperking

Bovendien voorkomt een goede voorbereiding mogelijke gevolgschade die optreden kan bij slecht uitgevoerde gespreksronden. Een bedendelijke uitvoering kan bijvoorbeeld schadelijk zijn voor het draagvlak voor het systeem van functioneringsgsprekken, de productiviteit, de klantgerichtheid van uw mensen, de arbeidsrelatie met uw mensen of uw gezag.

 

(4) Morele verantwoordelijkheid

Morele argumenten kunnen ook aangevoerd worden waarom voorbereidingen professioneel moeten plaatsvinden. Zo verdienen werknemers waardering voor hun werk, een functionele terugkoppeling om hun functioneren te kunnen aanpassen en mogen ze van hun leiders verwachten dat men meedenkt over hun professionele ontwikkeling. Bovendien belichamen leiders hun organisatie. Hun gedrag, communicatie en symboliek weerspiegelen de identiteit van werkgevers. Een slechte voorbereiding tast dit beeld aan en heeft uitstralingseffecten op de arbeidsmarkt. 

 

(5) Psychologisch voordeel

Een degelijke voorbereiding kan ook psychologisch voordeel opleveren. Een goede voorbereiding zorgt voor zelfvertrouwen onder leidinggevenden. Dat straalt men uit. Nonverbaliteit bepaalt 80% van de boodschap in elk gesprek. Ook voorkomt voorwerk het gevaar dat de operationele werkzaamheden en de werkdruk de kwaliteit van de gespreksronde gaan beïnvloeden. Het zorgt in de drukte van alledag voor een juiste focus en mindset. Een veel gehoor klacht van werknemers is dat leidinggevenden functioneringsgesprekken er slechts bij doen. Ook ‘empowered’ een professionele voorbereiding medewerkers voor functioneringsgesprekken en vergroot het hun meewerkingsbereidheid. Goede voorbereiding activeert medewerkers reeds vooraf. 

 

(6) Leiderschapsgroei

Bovendien kunnen voorbereidingen ook bijdragen aan betere groei en ontwikkelingsmogelijkheden van de leidinggevenden zelf. Goede reflectie op het leiderschap verbetert leiderschapskwaliteiten ten aanzien van aansturing, het bewaking en ontwikkeling van medewerkers op de werkvloer. Ook dit vergt voorwerk om de effecten van methoden en technieken op waarde te kunnen inschatten.

Een functioneringsgesprek voorbereiden: gespreksuitnodiging werknemers

Bij functioneringsgesprekken is het gebruikelijk om werknemers op een formele manier uit te nodigen voor hun functioneringsgesprek. Dit gebeurt via een zogenaamde gespreksuitnodiging. De inhoud van een dergelijk schrijven dient professioneel te worden opgesteld. Medewerkers vinden ze veelzeggend over de kwaliteit van gespreksrondes. Dit vereist voorbereiding ………

 

 

Voor de organisatie van functioneringsgesprekken zijn gespreksuitnodigingen pure noodzaak. Toch vervullen ze meer belangrijke functies. Ze scheppen ook bepaalde verwachtingen bij uw werknemers en benadrukken tevens de noodzaak tot samenwerking.

 

Zo informeren gespreksuitnodigingen werknemers niet alleen over het wat, hoe en wanneer van hun functioneringsgesprek, maar bieden ze werknemers ook de mogelijkheid bijtijds een eigen inbreng te leveren om de gesprekken naar wens af stemmen.

 

Professionele gespreksuitnodigingen:

 

vermelden het doel van de functioneringsgesprekken;

leggen de gehanteerde werkwijze bij de gesprekken uit;

vragen actieve medewerking van werknemers;

doen aan elke werknemer een concrete voorstel voor een datum, tijdstip, tijdsduur en plaats;

zijn voldoende flexibel van aard;

bieden tevens werknemers de kans zich goed voor te bereiden.

 

Hetfunctioneringsgesprek.nl heeft voor leidinggevenden een handige checklist opgesteld voor het samenstellen van een professionele gespreksuitnodiging.

 

U kunt deze “checklist gespreksuitnodiging” hier downloaden.

Checklist voor de voorbereiding van de gespreksuitnodiging

Bij functioneringsgesprekken is het gebruikelijk om werknemers op een formele manier uit te nodigen voor hun functioneringsgesprek. Dit gebeurt via een zogenaamde gespreksuitnodiging. De inhoud van een dergelijk schrijven dient professioneel te worden opgesteld. Medewerkers vinden ze veelzeggend over de kwaliteit van gespreksrondes. Dit vereist voorbereiding ………