Belangrijke wet en regelgeving

Voor functioneringsgesprekken zijn relatief veel wetten en regelgeving van belang. Niet alles mag en kan. Het functionerinsggesprek.nl maakte voor u een voorlopig overzicht van basisrechten van werknemers….

 

Internationale wetgeving

Zo hebben werknemers basisrechten in functioneringsgesprekken waaraan leidinggevenden en organisaties zich dienen te houden. Ze zijn gevat in een drietal wetten:

 

het Europees verdrag voor de rechten van de mens;

het internationaal verdrag inzake burger en politiek recht; en

het internationaal verdrag inzake economisch, sociale en culturele rechten. 

Deze (oude) wetgeving is bepalend voor de Nederlandse wetgeving en ook nader uitgewerkt.

 

Nationale wetgeving

Er wordt streng op toegezien ook het discrimineren van werknemers in functioneringsgesprekken te voorkomen. De meest belangrijke wetgeving hieromtrent betreffen:

 

In het wetboek van strafrecht:

 

artikel 90 quater lid 1 die een definitie geeft wat onder discriminatie wordt verstaan;

artikel 429quater lid 1. Hij die in de uitoefening van een ambt, beroep of bedrijf personen discrimineert wegens hun ras, hun godsdienst, hun levensovertuiging, hun geslacht of hun hetero- of homoseksuele gerichtheid wordt gestraft met hechtenis van ten hoogste twee maanden of geldboete van de derde categorie.

artikel 429 quater lid 2. Met dezelfde straf (als in lid 1.) wordt gestraft hij wiens handelen of nalaten in de uitoefening van een ambt, beroep of bedrijf zonder redelijke grond, ten doel heeft of ten gevolge kan hebben dat ten aanzien van personen met een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap de erkenning, het genot of de uitoefening op voet van gelijkheid van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden op politiek, economisch, sociaal of cultureel terrein of op andere terreinen van het maatschappelijk leven, wordt teniet gedaan of aangetast.

artikel 137 g stelt opzettelijke discriminatie specifiek wegens ras in ambt, beroep of bedrijf extra strafbaar.

 

In het Burgelijk wetboek blijken ook nog een tweetal andere wetten relevant:

 

wet gelijke behandeling op grond van leeftijd bij arbeid (1994); en de

wet gelijke behandeling mannen en vrouwen (1980).

 

De wet Poortwachter

De wet verbetering Poortwachter

De WbP (privacy wetgeving)

In Nederland hechten we belang aan onze privacy. De beschermingsmaatregelen van burgers en werknemers zijn vastgelegd in de wet bescherming persoonsgegevens (WbP). De wet heeft belangrijke consequenties voor de functioneringsgesprekken van werkgevers…..  

 

De Wet bescherming Persoonsgegevens (de WbP)

 

(Persoons)gegevens van werknemers kunnen door organisaties niet zonder meer verzameld, vastgelegd, verwerkt, opgeslagen of verwijderd worden. De Nederlandse wetgeving stelt daaraan (zowel schriftelijk als digitaal) eisen. Bovendien moeten soms bepaalde acties van organisaties met personele gegevens officieel worden aangemeld bij het CbP (art 27, college bescherming persoonsgegevens). Minder bekend is ook dat werknemers een inzage en correctierecht hebben op hun bijgehouden gegevens (art. 35).

 

Een opsomming van enkele relevante feiten van deze wet voor functioneringsgesprekken:

 

Systematisch verzamelde informatie over het functioneren van werknemers met technologie (personeelvolgsystemen) mag niet zonder meer plaatsvinden of gebruikt worden door organisaties.

Niet alle gegevens over een werknemer mogen worden opgeslagen.Verslagen van functioneringsgesprekken vallen hier niet onder.

Op grond van het vrijstellingsbesluit hoeven sommige gegevensverzameling en opslag niet te worden aangemeld bij het CbP. Voor de structuur van de meeste functioneringsgesprekken blijkt aanmelding niet noodzakelijk. 

Personele gegevens mogen niet aan derden (tijdelijk) worden overgedragen zonder toestemming van de werknemer. Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken moeten dus vertrouwelijk worden behandeld. 

Werknemers hebben het recht om geïnformeerd te worden welke gegevens over hun worden bijgehouden in personeelsdossiers. De wijze waarop organisaties hun beoordelingssystemen ontwerpen, rapportages vormgeven en invullen worden hierdoor transparanter. Gespreksverslagen van functionerinsggesprekken vallen hier onder. 

Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen. 

Werknemers hebben het recht om gegevens in het personeelsdossier te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen indien die gegevens feitelijk onjuist, niet compleet of niet-terzake-doende  zijn. Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken vallen ook daaronder. Ondertekening van de gespreksverslagen lijkt dus ook voor dit punt wenselijk.

Behalve andere wetten (rijksbelasting of loonbelastingwet), maakt ook deze wet melding van wettelijke bewaartermijnen van persoonsgegevens na ontbinding van arbeidsovereenkomsten. Verslagen van functioneringsgesprekken moeten minimaal 2 jaar bewaard blijven.

Overig.

 

 

 

 

De ARBO

De ARBO-wetgeving heeft geen direkte werking voor functioneringsgesprekken. Er staat niets verplichtens over in. Toch kunnen ze indirekt voor organisaties richtinggegevend zijn wat er in functioneringsgesprekken inhoudelijk wordt behandeld.   

 

De ArboWet kent zeer veel bepalingen en regelt over het algemeen genomen de rechten en plichten van werknemer en werkgever inzake de arbeidsomstandigheden in organisaties. Organisaties worden hierin mede verantwoordelijk gesteld voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn van haar medewerkers en bezoekers in en aan het bedrijf. Bepaalde onderdelen van de wet kunnen uitstekend in functioneringsgesprekken worden opgenomen om de effectiviteit en de efficientie van de uitvoering ervan te handhaven of zelfs te verbeteren. We noemen er enkelen.

 

 Het verzuimbeleid

Organisaties zijn verplicht een verzuimbeleid op te stellen en deze in een officieel protocol vast te leggen, evt. ter goedkeuring aan de OR voor te leggen en uiteindelijk aan haar werknemers te overleggen en te bespreken. In dit verzuimprotocol staan o.a. gedetailleerde (procedurele) zaken over de ziektemelding, de ziektebegeleiding en andere zaken die verband houden met de wederzijdse rechten en plichten van de werkgever en werknemer voor het hervatten van (het) werk door de werknemer bij de organisatie.    

 

Het wordt over het algemeen aanbevolen het ziekteverzuim van de werknemer tijdens functioneringsgesprekken te bespreken. “Aanwezigheid” en goede omgang ermee bij afwezigheid, zijn basisvereisten van functionerende werknemers.

 

Veiligheid op het werk

Veel aandacht in de ArboWet gaat uit naar veiligheid en welzijn op het werk. Zo is veel verplicht gesteld om ondermeer de arbeidsomstandigheden voor personeel beter te bewaken. De vierjaarlijkse verplichte risico-inventaristie en evaluatie, de zgn. RI&E, maakt daar onderdeel van uit. Hier dienen organisaties over verplichte onderwerpen na te denken, beleid en protocolen op te stellen en deze via (jaarlijks) werkoverleg met de werknemers te bespreken. Naast b.v. werkdruk, de omgang met gevaarlijke stoffen of  produktiemiddelen, komen ook onderwerpen aanbod betreffende discriminatie of b.v.pesten op het werk. Ook de manier van leidinggeven aan het personeel is een vast onderdeel van de RI&E.      

 

Het functioneringsgesprek kan een logische functie vervullen in de handhaving en uitvoering van onderdelen in de RI&E. Zo kunnen organisaties bijvoorbeeld de elementen over de arbeidsomstandigheden, het leidinggeven en andere zaken als discriminatie of pesten uit de RI&E opnemen en actief bespreken in de gesprekken.     

 

VGW verplichting 

De ArboWet stelt actief werkoverleg tussen organisatie en werknemers verplicht over veiligheid, gezondheid en welzijn. Behalve instructie en uitleg kan hieronder ook het actief bewaken van de Arbobeleidsregels onder worden verstaan (VGW). Door bijvoorbeeld zaken over het ziekteverzuim en de arbeidsomstandigheden actief in de functioneringsgesprekken op te nemen en te behandelen, kunnen organisaties (procedureel) in het jaarlijkse Arboplan ook beter aantonen dat ze zich aan de VGW houden.     

Wet Ondernemingsraden

Bij grotere organisaties met meer dan 50 werknemers is een ondernemingsraad verplicht. De rechten en plichten van de ondernemingsraad en de werkgever zijn wettelijk beschreven in de WOR. Ook voor functioneringsgesprekken blijkt de wetgeving relevant…..  

 

In de WOR wordt geen melding gemaakt van functioneringsgesprekken. Bijvoorbeeld voor de invoering, uitvoering of afschaffing van de gespreksronden heeft de ondernemingsraad geen rechten of plichten. Indirekt heeft de ondernemingsraad wel invloed op het fenomeen met het zogenaamde “instemmingsrecht”. Dit is een recht waarmee de OR, uit naam van haar achterban, haar “goedkeuring” wel of niet kan verlenen aan belangrijke beleidsmatige zaken door organisaties.   

 

In artikel 27 van de WOR staan enkele relevante opmerkingen die belangrijk kunnen zijn voor functioneringsgesprekken in organisaties.  

 

WOR art. 27 Instemmingsrecht t.a.v.

lid c. belonings of een functiewaarderingssysteem

lid g. regelingen op het gebied van personeelsbeoordeling

lid k. verwerking & bescherming van persoonsgegevens

lid l. een regeling inzake voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waarneming of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers.

 

Zo is lid l van dit artikel belangrijk voor de invoering van zgn. “personeelvolgsystemen”. Een (technische) manier om systematisch informatie te verzamelen over het functioneren van werknemers voor het beoordelingsgebruik. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan camerabeelden, het registreren van telefonische gesprekken (Distrivox-zaak) of het opnemen van kilometerstanden van chauffeurs of vertegenwoordigers.

 

Instemming van de OR ten aanzien van een personeelvolgsysteem betekent overigens niet dat uitvoering van het systeem ook rechtsgeldig is. Zo kan het toch indruisen tegen de wettelijke bepalingen in bijvoorbeeld de Wet bescherming Persoonsgegevens en achteraf “vernietigbaar” beschouwd worden door de rechter.    

Wet en regelgeving zijn belangrijk voor functioneringsgesprekken

Kent u de wet Poortwachter of de WbP? Het Functioneringsgesprek.nl besteedt veel aandacht aan wetten en regelingen die van toepassing zijn op (het houden van) functioneringsgesprekken. Het zijn er nogal wat.  

 

Binnenkort kunt u hier nog meer informatie aantreffen die wellicht ook voor u interessant en relevant is.  

Is een functioneringsgesprek verplicht?

Soms zijn functioneringsgesprekken verplicht, soms ook weer niet. Er zijn in Nederland relatief veel wet en regelgeving en cao´s die mogelijk wel en mogelijk ook weer niet van toepassing zijn….

 

De vraag of het functioneringsgesprek voor organisaties verplicht is hangt van meerdere zaken. Zij kan bij wet en regelgeving verplicht zijn voor bepaalde beroepsgroepen of door bepaalde collectieve arbeidsovereenkomsten die (al dan niet bindend zijn verklaard door het Ministerie van sociale zaken en werkgelegenheid).  In het algemeen wordt ervan uitgegaan dat procentueel gezien bij de meeste organisaties in Nederland een functioneringsgesprek wel verplicht is.

 

Wettelijk bepaald bij bepaalde beroepsgroepen

De wel-of-niet verplichting valt voor een groot gedeelte terug te voeren op de functies die het functioneringsgesprek voor organisaties kan vervullen. Zo gebruikt de Nederlandse overheid die toetsingsgesprekken bijvoorbeeld om machtsmisbruik te voorkomen van (hoge) ambtenaren in haar ambtenarenapparaat. Voor overheidsinstanties van Overzeese Ministers, rechters en politie-beambten is een jaarlijks functioneringsgesprek bij de wet verplicht gesteld.

 

Wettelijke regelingen kunnen gelden 

Voorts kan de verplichting ook via wettelijke regelingen zijn opgenomen. Een bekend voorbeeld hiervan is de zgn “BES-regeling” die het houden van functioneringsgesprekken verplicht stelt bij de (lagere) overheden.

 

 

Veelal bij CAO´s geregeld

Bij de meeste organisaties in Nederland is het houden van een functioneringsgesprek echter bij cao geregeld. Er zijn meerdere type cao´s. Functioneringsgesprekken kunnen hierin bindend of vrijblijvend zijn of geheel niet vermeld worden. In het laatste geval wordt het dan aan organisaties zelf in een bepaalde sector overgelaten, ze wel of niet te voeren. 

 

Nederland kent duizenden CAO´s die elke hun eigen logica hebben. Voor de vraag of U wel of niet een functioneringsgesprek dient te voeren met uw personeel, dient u in de meeste gevallen contact op te nemen met het Ministerie of met relevante werkgevers of werknemersorganisaties (klik hier) .    

 

Het functioneringsgesprek.nl zal in de nabije  toekomst wel een lijst publiceren van haar bekende cao´s die bindend zijn voor organisaties en sectoren.  Er wordt aan gewerkt.