8 Mythen over het verslag functioneringsgesprek
Acht mythen over het functioneringsgesprek verslag
In Nederland bestaan er veel misverstanden over functioneringsgesprekken en vooral over het verslag ervan.
Hieronder bespreken we acht veelvoorkomende mythen die elke leidinggevende zou moeten kennen om functioneringsgesprekken goed en effectief te documenteren.
Mythe 1: Een niet-ondertekend functioneringsverslag is juridisch ongeldig.
Dit is onjuist. Ook een niet-ondertekend verslag kan juridisch waardevol zijn, mits je documenteert waarom de werknemer weigert te tekenen.
Dit kan via aanvullende correspondentie of notities waarin je vastlegt dat de medewerker bewust kiest om niet te ondertekenen. Dwingen om te tekenen wordt sterk afgeraden, omdat dit het gesprek en de relatie kan beschadigen.
Het is beter om vast te leggen wat besproken is en eventuele verschillen in mening te respecteren.
Mythe 2: Een getekend verslag kan niet meer worden aangepast door de werknemer.
Hoewel een handtekening onder het verslag een formele bevestiging is, betekent dit niet dat een werknemer geen aanpassingen kan voorstellen.
Werknemers kunnen na ondertekening nog steeds verzoeken om wijzigingen of aanvullingen, bijvoorbeeld via een bezwaarprocedure of een formeel verzoek bij HR.
Het is belangrijk om open te staan voor deze verzoeken en hier zorgvuldig mee om te gaan, zodat het verslag eerlijk blijft en eventuele misverstanden worden rechtgezet.
Mythe 3: Na het beëindigen van een arbeidsovereenkomst hoeven functioneringsverslagen niet bewaard te worden.
Ook na het vertrek van een medewerker ben je verplicht het personeelsdossier, inclusief verslagen van functioneringsgesprekken, enige tijd te bewaren.
Wettelijk is dit meestal minimaal twee jaar.
Dit is belangrijk om later eventueel bewijs van gemaakte afspraken of feedback te kunnen aantonen als dat nodig is. Goede archivering draagt bij aan een verantwoord en transparant personeelsbeleid.
Mythe 4: Functioneringsgesprekken hoeven niet in het personeelsdossier te worden bewaard.
Hoewel het bewaren van functioneringsverslagen in het personeelsdossier geen harde wettelijke eis is, is het sterk aan te raden.
De verslagen geven inzicht in de professionele ontwikkeling en functioneren van medewerkers en vormen waardevolle documentatie bij toekomstige beoordelingsgesprekken, salarisverhogingen of promoties.
Door verslagen in het dossier op te nemen, kan je als leidinggevende trends en groei eenvoudig terugzien en gebruiken bij de volgende gesprekken.
Mythe 5: Het verslag wordt tijdens het gesprek opgesteld en direct ondertekend.
Het opstellen van het verslag vraagt tijd en aandacht; het direct afronden en ondertekenen aan het einde van het gesprek is vaak niet wenselijk.
Dit kan de indruk wekken dat er haast achter zit en dat er te weinig zorg is besteed aan de documentatie. Het is beter om het gesprek af te sluiten, het verslag zorgvuldig uit te werken en het vervolgens te delen met de medewerker.
Zo hebben beide partijen ruimte om het document door te lezen en goedkeuring te geven. Dit versterkt de kwaliteit en betrouwbaarheid van het verslag.
Mythe 6: Na het tekenen van het verslag is de taak van de leidinggevende voltooid.
Het functioneringsgesprek kent ook een belangrijke nafase. Het gesprek en het verslag zijn slechts één onderdeel van de bredere ontwikkelingscyclus.
Door aandacht te besteden aan de opvolging, zoals feedback en ondersteuning waar nodig, laat je zien dat je serieus luistert naar je team.
Het nalaten van nazorg kan het draagvlak voor functioneringsgesprekken ondermijnen, omdat medewerkers het gevoel kunnen krijgen dat de feedback geen verdere impact heeft.
Mythe 7: Het verslag moet een consensus zijn tussen leidinggevende en werknemer.
Hoewel het streven is om samen een duidelijk beeld te krijgen van het functioneren, hoeft er niet altijd volledige overeenstemming te zijn over elk punt in het verslag.
Het kan voorkomen dat jij als leidinggevende en de medewerker andere visies hebben, bijvoorbeeld over werkprestaties of ontwikkelingsdoelen.
In dat geval is het toegestaan om verschillende zienswijzen vast te leggen. Door dit objectief te documenteren, blijft het verslag eerlijk en compleet, wat bijdraagt aan een open en transparante gesprekscultuur.
Mythe 8: Het functioneringsverslag is voornamelijk bedoeld voor personeelszaken.
Hoewel HR vaak een rol speelt in het beheren van de verslagen, zijn functioneringsgesprekken vooral waardevol voor jou als leidinggevende en voor de medewerker.
HR gebruikt de informatie voor overkoepelend beleid, maar de verslagen geven jou en je team lid inzicht in zijn of haar prestaties, ontwikkelpunten en samenwerking.
Het verslag is een leidraad voor het opstellen van concrete actieplannen, het plannen van verdere ontwikkeling, en het verbeteren van de algehele werkprestaties en werkrelatie.
Door goed op de hoogte te zijn van deze mythen en hoe je deze kunt vermijden, zorg je ervoor dat het functioneringsgesprek een waardevol en eerlijk instrument blijft voor het beoordelen en ondersteunen van je team.
