15 tips voor een perfect functioneringsgesprek

Elk functioneringsgesprek is anders. Elke leidinggevende, afdeling en organisatie ook. Toch zijn er algemeen geldende tips om met functioneringsgesprekken meer succes te boeken. Hier volgen de succesfactoren ….

1. Stel uzelf de vraag of het wel een echt klassiek functioneringsgesprek is. Beoordelings- en functioneringsgesprekken zijn echt anders. Ze moeten verschillend gehouden worden. Vaak worden ze met elkaar verward en zorgen ze voor onbegrip en misverstanden tussen medewerkers en de leidinggevende. Trapt u niet in de bekende valkuil?

2. Leer van het verleden. Wat ging er ook alweer goed bij de vorige gespreksronde en wat minder? Wat besloot u destijds beslist beter te gaan doen. Wat wilt u beslist weer net zo goed gaan doen?

3. Relativeer. Uw medewerkers, uzelf en het systeem van functioneringsgesprekken ze hebben allemaal hun beperkingen. Wees altijd kritisch en probeer de uitkomsten nooit als de absolute waarheid te beschouwen. Niets is in de wereld is maakbaar. Wees ook niet sceptisch. Hoe terecht misschien ook. De winst van functioneringsgesprekken is het bespreekbaar maken en houden van de rol van mensen in organisaties en hun verantwoordelijkheden in het voortbestaan ervan.

4. Besluit van de gespreksronde een succes te maken, straal dit ook actief uit. Hoe tijdsintensief, lastig of misschien zelfs nutteloos u de “klus” ervaart, neem uw professionele verantwoordelijkheid. Er wordt van leiders verwacht dat ze het beleid van hun organisaties altijd ondersteunen en uitvoeren. Zeker in de nabijheid van hun ondergeschikten. Straal altijd uit dat u achter de gesprekken staat.

5. Doe aan marketing van de functioneringsgesprekken. Niet alleen uw organisatie, personeelszaken of uzelf hebben verwachtingen van het functioneringsgesprek maar ook uw medewerkers. In alle drie fasen van het functioneringsgesprek (voor, tijdens, na). Probeer ze eens in kaart te brengen via hun ogen. U zult merken dat de kwaliteitsbeleving bij elk van hen op verschillende zaken berust. Het saldo van wat ze denken te moeten opofferen en denken te winnen bij de functioneringsgesprekken vinden ze van kwaliteit getuigen. Kunt u een goede balans aanbrengen?

6. Doe aan “co-creation”. Hoe meer u uw medewerkers betrekt bij alle fasen van het functioneringsgesprek, hoe beter het draagvlak ervoor en de uiteindelijke tevredenheid erover. Mensen vinden het onprettig deel uit te maken van systemen die men niet beïnvloeden kan. Zeker bij zaken waar men zich zeer betrokken bij voelt als functioneringsgesprekken is dat het geval. Laat uw mensen van tevoren onderwerpen aandragen voor de gesprekken, laat ze formeel vooraf een beeldvormen over hun eigen functioneren, praat achteraf eens hoe het team het ervaren heeft etc..

7. Zorg voor “saaie functioneringsgesprekken”. Het functioneringsvraagstuk van medewerkers is een vraag die bij wijze van spreken elke dag bezien en besproken moet worden tussen de leiding en de medewerker. Op het formele functioneringsgesprek mogen daarom geen zaken naar voren komen die nieuw zijn voor de leiding of de medewerker. Is dit wel het geval, dan zegt dit in feite wat over het functioneren van de leidinggevende…..

8. Doe aan emotie-management. Soms kunnen de emoties in functioneringsgesprekken hoog oplopen. Emoties zijn belangrijk, maar zakelijk gezien niet altijd even functioneel. Ze geven geen richting en kunnen relaties functioneel beschadigen. Een manier om als leidinggevende minder overvallen te worden door emotionele reacties van uw medewerkers kan het opstellen van gespreksplannen zijn. Hierin kunt u op voorhand inschatten welke gesprekken “lastiger” zijn en hoe u deze gesprekken moet voeren. Zo kunt u bijvoorbeeld de geplande gesprekken indelen op duidelijk goed en minder duidelijk goed presterende medewerkers en uw ervaringen met hun emotionele kant van hun persoonlijkheid (makkelijk/ moeilijk). Er ontstaan dan vier mogelijke groepen die u eigenlijk apart zult moeten bedienen. Zo bent u beter voorbereid en kunt u ook gesprekstechnisch beter inspelen op reacties van medewerkers.Ook uw manier van reageren kunt u daarmee beter controleren.

9. Bijt wat vaker uw tong af. Bij functioneringsgesprekken is het onder meer de bedoeling dat er een beeld wordt gevormd hoe uw medewerker het werken de afgelopen periode heeft beleeft en welke indrukken de persoon heeft over zijn of haar functioneren. Uw mening als leidinggevende is minder zwaarwegend. Er worden in functioneringsgesprekken per definitie geen waarde-oordelen geveld. Ook al verneemt u zaken in het gesprek waar u het niet mee eens bent, dan zult u toch uw eigen mening voor uzelf moeten houden.

10. Houdt meer rekening met uw “hersenen”. Neuropsychologisch onderzoek toont steeds meer aan dat we als mens beperkingen hebben te oordelen over anderen. Ons korte en lange termijn geheugen of hoe aantrekkelijk mensen eruit zien beïnvloeden bijvoorbeeld onbewust ons bevattings- en beoordelingsvermogen. Bovendien blijkt het moeilijk vaststaande opvattingen “los” te laten. In de beeldvorming over het functioneringsvraagstuk is het verstandig hier “alert” op te zijn. Stel uzelf vaak de vraag:” Is het werkelijk zo wat ik denk”?

11. Sta eens wat langer stil bij de “symboliek” van dingen en handelingen in het totale functioneringsgesprek. Uw medewerkers vinden ze “veelzeggend”. Hoe zou u het vinden als na twee annuleringen van uw functioneringsgesprek eindelijk op gesprek komt en uw “dikke” personeelsdossier op het bureau aantreft van uw leidinggevende die bovendien naast een verdord plantje staat terwijl uw leidinggevende niet opstaat voor u en achterover leunt? Vindt u dit u een goede indruk geven van het besteden van persoonlijke zorg en aandacht aan u als hard werkende medewerker? Kunt ook u ongewenste uitstralingseffecten ontdekken van dingen en handelingen in alle fasen van uw gespreksronde die niet stroken met de “boodschap”? Neutraliseer ze. Kunt u andere zaken en handelingen bedenken die uw “boodschap” juist zouden benadrukken? Voer ze zoveel mogelijk uit!

12. Wordt geen handtekeningenverzamelaar. Voor leidinggevenden is het afnemen van het functioneringsgesprek een vast onderdeel van hun takenpakket. Bij de afronding van een gevoerd functioneringsgesprek met een medewerker wordt in de regel ook verlangd deze ondertekend te retourneren. Bij veel organisaties kunnen ze dan pas verder worden verwerkt door personeelszaken. Los van uw belangrijke taak en verantwoordelijkheid, bieden functioneringsgesprekken echter ook u kansen om de prestaties van uw medewerkers, uw team en uw eigen leiderschap te verbeteren.

13. Doe echt wat met de uitkomsten. Communiceer ze en maak de uitkomsten zo tastbaar mogelijk voor uw medewerkers. Medewerkers willen echt wel meewerken aan bepaalde systemen als ze maar het nut ervan inzien. Dit kan niet zonder “terugkoppeling”. Uw medewerkers kunnen zonder informatie van u zich geen beeld vormen over het nut van de gehouden gespreksronde. Als u ze geen informatie verstrekt, zijn uw medewerkers geneigd zelf in te vullen “wat de redenen” ervoor zijn. Over het algemeen zijn die niet positief…….Ook al leveren de gesprekken niets nieuws op (omdat alles naar wens gaat), koppel dit als leiding dan ook terug.

14. Analyseer achteraf ook eens het functioneren van uw hele team. Functioneringsgesprekken zijn o.a. bedoeld om het functioneren van individuele medewerkers bespreekbaar te maken. Om meerdere redenen is het voor uw leiderschap ook belangrijk een beeld te vormen over het functioneren van het hele team. Kunt u na afloop van alle gesprekken precies aangeven wat in algemene zin het team nodig heeft om zich te verbeteren? Kunt u ook prioriteiten aangeven voor de komende periode met het team. Heeft u uw inzichten voldoende uitgewerkt om met andere in de organisaties hierover een goed gesprek te voeren?

15. Leer ervan. Evalueer de kwaliteit van de gespreksronde. Elk systeem en haar uitvoering is verbeterbaar. Ook die van functioneringsgesprekken. Wat concludeert u na afloop van deze gespreksronde? Wat moet beter, wat kan beter en wanneer wilt u dat echt gerealiseerd hebben? Betrek eventueel ook uw team erbij. Desnoods anoniem via een vragenlijst (Klik hier). Hoe hebben zij het ervaren, wat adviseren zij u?