Vaak wordt over een functioneringsgesprek gedacht dat het een gesprek is.
Dat is onjuist. We adviseren leidinggevenden het bewust ruimer te zien.
Dat zorgt voor betere kwaliteit. Voor u als leidinggevende en voor uw personeel…….
Elk functioneringsgesprek bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen. Die onderdelen kunnen ook fasen worden genoemd. Het betreffende de fasen: vooraf, tijdens en na het gesprek.
Je kan deze onderdelen tezamen het totale functioneringsgesprek noemen. Ze zijn zowel voor u als leidinggevende als voor uw medewerkers van groot belang om van de gesprekken een succes te maken.
Iedereen heeft in elke fase bepaalde verwachtingen waar zo optimaal mogelijk op ingespeeld moet worden. Dit zorgt op korte en langer termijn op veel vlakken voor tevredenheid bij leidinggevenden, afdelingen en de medewerkers.
In de fase voorafgaand aan het functioneringsgesprek worden allereerst de noodzakelijke voorbereidingen gedaan. Tal van zaken moeten worden georganiseerd, gepland, verzameld en bijvoorbeeld gecommuniceerd.
Op verschillende niveau’s. Vooral de leidinggevende en de afdeling personeelzaken moeten in deze fase veel werk verzetten. Ook de werknemers zelf bereiden zich voor op de gesprekken voor. Of hun dit nu gevraagd is of niet…..
Tijdens het functioneringsgesprek worden de individuele gesprekken met de werknemers en de leiding gehouden. Eventueel kunnen ook andere functionarissen aan die gesprekken deelnemen.
De gesprekken kennen een logische “opbouw” en behandelen in principe alle relevante onderwerpen die betrekking hebben op het functioneren van de werknemers en de leiding.
Als alle onderwerpen besproken zijn en er een gezamelijk totaalbeeld is ontstaan, worden de gesprekken afgerond. Meestal ondertekenen de leidinggevende en werknemers dan schriftelijk het besprokene en haar uitkomsten.
Waar er verschil van inzichten zijn, kunnen die in sommige organisaties worden aangegeven. Oordelen over het wederzijds functioneren worden niet geveld.
In de nafase van het functioneringsgesprek wordt de informatie en kennis van de afgenomen functioneringsgesprekken verwerkt, opgeslagen, verspreid en gebruikt.
Ook de werknemers krijgen de uitkomsten teruggekoppeld. In de regel gebeurt dit schriftelijk.
Bij sommige werknemers kan het noodzakelijk zijn nog een vervolggesprek te houden. Bijvoorbeeld omdat er te weinig tijd was of omdat het wenselijk geacht wordt (door de leiding of een werknemer) om bepaalde onderwerpen verder uit te diepen.
In dit laatste geval begint de “cyclus” van het totale functioneringsggesprek (vooraf, tijdens en achteraf) dan weer opnieuw. In theorie kan dit net zolang doorgaan totdat alle noodzakelijke informatie en kennis (op juiste wijze) is verkregen.