De WbP (privacy wetgeving)
In Nederland hechten we belang aan onze privacy.
De beschermingsmaatregelen van burgers en werknemers zijn vastgelegd in de wet bescherming persoonsgegevens (WbP).
De wet heeft belangrijke consequenties voor de functioneringsgesprekken van werkgevers…..
De Wet bescherming Persoonsgegevens (de WbP)
(Persoons)gegevens van werknemers kunnen door organisaties niet zonder meer verzameld, vastgelegd, verwerkt, opgeslagen of verwijderd worden.
De Nederlandse wetgeving stelt daaraan (zowel schriftelijk als digitaal) eisen. Bovendien moeten soms bepaalde acties van organisaties met personele gegevens officieel worden aangemeld bij het CbP (art 27, college bescherming persoonsgegevens).
Minder bekend is ook dat werknemers een inzage en correctierecht hebben op hun bijgehouden gegevens (art. 35).
Een opsomming van enkele relevante feiten van deze wet voor functioneringsgesprekken:
Systematisch verzamelde informatie over het functioneren van werknemers met technologie (personeelvolgsystemen) mag niet zonder meer plaatsvinden of gebruikt worden door organisaties.
Niet alle gegevens over een werknemer mogen worden opgeslagen.Verslagen van functioneringsgesprekken vallen hier niet onder.
Op grond van het vrijstellingsbesluit hoeven sommige gegevensverzameling en opslag niet te worden aangemeld bij het CbP. Voor de structuur van de meeste functioneringsgesprekken blijkt aanmelding niet noodzakelijk.
Personele gegevens mogen niet aan derden (tijdelijk) worden overgedragen zonder toestemming van de werknemer. Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken moeten dus vertrouwelijk worden behandeld.
Werknemers hebben het recht om geïnformeerd te worden welke gegevens over hun worden bijgehouden in personeelsdossiers.
De wijze waarop organisaties hun beoordelingssystemen ontwerpen, rapportages vormgeven en invullen worden hierdoor transparanter. Gespreksverslagen van functionerinsggesprekken vallen hier onder.
Werknemers hebben, na verzoek, het recht binnen 4 weken inzage te krijgen in hun personeelsdossier (art. 35). Ze mogen ook de gesprekverslagen van hun functioneringsgesprek inzien en bestuderen.
Werknemers hebben het recht om gegevens in het personeelsdossier te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen indien die gegevens feitelijk onjuist, niet compleet of niet-terzake-doende zijn.
Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken vallen ook daaronder. Ondertekening van de gespreksverslagen lijkt dus ook voor dit punt wenselijk.
Behalve andere wetten (rijksbelasting of loonbelastingwet), maakt ook deze wet melding van wettelijke bewaartermijnen van persoonsgegevens na ontbinding van arbeidsovereenkomsten. Verslagen van functioneringsgesprekken moeten minimaal 2 jaar bewaard blijven.