Echt goed luisteren in functioneringsgesprek

Luisteren in een functioneringsgesprek is als leidinggevende essentieel om goed aan te kunnen sluiten bij de medewerker en om de onderliggende behoeften en drijfveren te doorgronden.

Goed luisteren gaat verder dan alleen de woorden die worden uitgesproken; het omvat ook de houding, de blik, en het vermogen om door te vragen waar nodig.

Wanneer je écht luistert, geef je de medewerker ruimte om open en eerlijk te spreken, waardoor er een veilige omgeving ontstaat voor constructieve feedback en groei.

Luisteren als actieve luisteraar

Actief luisteren betekent dat je als leidinggevende niet passief het verhaal van de medewerker aanhoort, maar dat je oprecht betrokken bent en dit ook zichtbaar maakt. In een functioneringsgesprek is het belangrijk om je volle aandacht te geven, zonder afleiding, zodat de medewerker zich gehoord en begrepen voelt. Dit is essentieel om een open en vertrouwelijke sfeer te creëren waarin de medewerker zich vrij voelt om zijn of haar gedachten, zorgen en ideeën te delen.

Waarom actief luisteren zo belangrijk Is

1. Betere Inzichten: Door actief te luisteren, ontdek je wat de medewerker echt belangrijk vindt en wat hem of haar motiveert. Je krijgt inzicht in hun ervaring, hun ambities en de mogelijke uitdagingen die ze ervaren.
2. Stimuleren van zelfreflectie: Als je goed luistert, geef je de medewerker ruimte om na te denken en te reflecteren op eigen prestaties en gedrag. Door zelfobservatie en zelfkritiek te bevorderen, ontwikkelt de medewerker meer inzicht in zijn of haar eigen functioneren.
3. Voorkomen van voorbarige conclusies: Actief luisteren voorkomt dat je te snel oordeelt of advies geeft. Vaak willen medewerkers eerst hun verhaal doen en hun eigen inzichten delen voordat ze advies van jou krijgen. Door geduldig te luisteren, kun je een beter onderbouwd advies geven dat echt aansluit op de behoefte van de medewerker.
4. Ruimte voor emotionele expressie: Soms hebben medewerkers behoefte om frustraties, zorgen of teleurstellingen te uiten. Actief luisteren helpt hen om deze emoties te ventileren. Zelfs als je niet direct een oplossing kunt bieden, helpt het hen om zich gehoord te voelen, wat kan bijdragen aan hun acceptatie van de situatie.

Tips voor effectief luisteren in functioneringsgesprekken

Hieronder volgen enkele tips die je als leidinggevende kunt inzetten om zichtbaar en effectief te luisteren tijdens een functioneringsgesprek.

1. Oogcontact en open lichaamshouding

• Zorg dat je regelmatig oogcontact maakt. Dit laat zien dat je aandacht hebt voor wat de medewerker zegt.
• Ga naast elkaar zitten in plaats van tegenover elkaar. Dit zorgt voor een gelijkwaardiger gevoel en verlaagt de drempel voor de medewerker om open te spreken.
• Neem een voorovergebogen houding aan als teken van interesse en betrokkenheid.

2. Laat de medewerker uitspreken

• Val de medewerker niet in de rede. Laat hem of haar eerst het verhaal afmaken voordat je reageert. Hierdoor voelt de medewerker zich serieus genomen en wordt er minder kans op miscommunicatie.
• Maak gebruik van korte, bevestigende knikjes of woorden zoals “ik begrijp het,” om te laten merken dat je aandachtig luistert zonder de spreker te onderbreken.

3. Samenvatten en reflecteren

• Vat regelmatig samen wat de medewerker zegt om te laten zien dat je het goed hebt begrepen. Dit voorkomt misverstanden en geeft de medewerker de kans om eventuele verduidelijkingen aan te brengen.
• Herhaal af en toe kernwoorden of zinnen van de medewerker. Dit helpt om emoties te valideren en geeft de medewerker het gevoel dat zijn of haar gevoelens serieus worden genomen.

4. Doorvragen voor verduidelijking

• Stel vragen als je iets niet volledig begrijpt of als je merkt dat er meer achter de woorden schuilt. Bijvoorbeeld: “Kun je hier iets meer over vertellen?” of “Wat bedoel je precies met…?” Hierdoor kom je tot de kern van de boodschap en wordt het gesprek dieper en zinvoller.
• Vragen zoals “Hoe voelde je je in die situatie?” of “Wat was volgens jou de grootste uitdaging?” helpen om niet alleen de feiten, maar ook de emoties en motivatie van de medewerker te verkennen.

5. Let op non-verbale signalen

• Luisteren gaat niet alleen om wat de medewerker zegt, maar ook om hoe hij of zij het zegt. Let op lichaamstaal, zoals gezichtsuitdrukkingen, handgebaren, of veranderingen in stemtoon. Deze signalen kunnen waardevolle inzichten geven in de emoties of twijfels van de medewerker.

6. Benoem gevoelens en toon begrip

• Laat merken dat je de gevoelens van de medewerker begrijpt. Bijvoorbeeld: “Ik merk dat je teleurgesteld bent over hoe dat project is verlopen.” Door gevoelens te benoemen, geef je de medewerker het gevoel dat hij of zij gehoord wordt en dat emoties welkom zijn in het gesprek.

7. Wees geduldig en neutraal

• Geef de medewerker de tijd om zijn of haar verhaal te vertellen zonder onderbrekingen of oordelen. Het kan soms verleidelijk zijn om direct oplossingen aan te dragen, maar soms willen medewerkers gewoon hun verhaal kwijt. Neem de tijd en blijf objectief.

Actief luisteren in de praktijk: voorbeeldvragen

Hier zijn enkele voorbeeldvragen die je kunt stellen om actief luisteren te bevorderen en het gesprek te verdiepen:

• Inzichtvragen: “Hoe kijk je terug op deze situatie?” of “Wat heeft volgens jou het meeste bijgedragen aan jouw succes in dit project?”
• Emotionele verkenning: “Wat voor gevoelens riep deze ervaring bij je op?” of “Hoe voelde je je daarbij?”
• Reflectieve vragen: “Als je terugkijkt, zou je iets anders aanpakken?” of “Wat zou je willen ontwikkelen voor de toekomst?”
• Onderliggende motivatie: “Wat vind je zelf belangrijk in je werk?” of “Wat motiveert je het meest in jouw huidige rol?”

Conclusie

Echt luisteren als leidinggevende vraagt om aandacht, geduld en de vaardigheid om zowel de verbale als non-verbale signalen van de medewerker te interpreteren.

Door actief te luisteren creëer je een functioneringsgesprek waarin de medewerker zich vrij voelt om te spreken, ideeën en zorgen te delen, en zich begrepen te voelen.

Dit versterkt niet alleen de relatie tussen jou en de medewerker, maar draagt ook bij aan een constructieve, betrokken werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd voelt.