Een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken worden in de praktijk veelvuldig tegelijkertijd afgenomen. Sommige experts uiten hun twijfels over deze efficiënte manier van werken. Hetfunctioneringsgesprek.nl zet voor leidinggevenden enkele voor en nadelen van deze ‘combi-gesprekken’ op een rijtje. Gaat het ten koste van de effectiviteit van die gesprekken?

 

 

De beoordelingscyclus

In veel organisaties maken het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek deel uit van de jaarlijkse beoordelingscyclus. In het planningsgesprek worden (SMART) doelstellingen geformuleerd en afspraken gemaakt voor de komende beoordelingsperiode met medewerkers. In het beoordelingsgesprek wordt de mate van realisatie van de in het planningsgesprek geformuleerde doelstellingen / gemaakte afspraken door de leidinggevende beoordeeld. Tussentijds wordt de voortgang van deze afspraken bewaakt in zogenaamde voortgangs – of functioneringsgesprekken.

 

Er zijn twee soorten combinatiegesprekken mogelijk 

Zowel de beoordelings- en planningsgesprekken worden in de praktijk gecombineerd als ook functionerings- en beoordelingsgesprekken. We behandelen allereerst kort de eerste combinatievorm.

 

 

Het beoordelings- en planningsgesprek combineren

Nadat de leidinggevende het oordeel heeft gegeven, formuleert hij samen met zijn medewerker de doelstellingen voor de komende beoordelingsperiode. Als beiden de kunst verstaan om in het gesprek van ‘rol’ te wisselen, hoeft deze combinatie geen probleem te zijn. De leidinggevende is in het eerste gedeelte van het gesprek meer ‘een rechter’ die een oordeelt velt en de medewerker ‘hoort’ dan aan.

 

Na het eenrichtingsverkeer-gedeelte starten beiden een dialoog over de doelstellingen en hierbij is het geven en nemen, luisteren en er samen uit zien te komen. De A in SMART staat immers voor afgesproken / akkoord.

 

Wel mogelijk

Voordeel van deze combinatie is de tijdswinst. Ook wordt vaak op basis van de beoordeling van de afgelopen periode nieuwe doelstellingen geformuleerd. Zowel de medewerker als de leidinggevende zitten hiervoor ‘lekker’ in het gesprek, de informatie is vers en het ijzer kan dus gesmeed worden als het heet is.

 

Af te raden

Als de beoordeling echter onvoldoende is – of vanuit het perspectief van de medewerker teleurstellend – is het echt aan te raden het planningsgesprek op een later moment te voeren. Emoties als boosheid en teleurstelling kunnen het formuleren van de beoordelingsdoelstelling voor de komende periode in de weg staan. Ze dienen eerst verwerkt en een plaatst krijgen. Psychologisch gezien, vraagt dit meer tijd. Deze tijd een medewerker niet gunnen, kan als opdringerig,kil of zelfs onmenselijk opgevat worden met alle gevaren voor de werkrelatie vandien.  

 

 

Een functionerings- en beoordelingsgesprek combineren

De praktijk leert dat menig leidinggevende ook het functionerings- en beoordelingsgesprek combineert. Eigenlijk komt het er dan op neer dat het functioneringsgesprek dan niet wordt gevoerd. ‘Te druk, ik ken mijn medewerker van haver tot gort en ik zie mijn medewerkers dagelijks’, zijn veel gehoorde argumenten om 2-in-1 te doen. Het voordeel van deze combi is inderdaad tijdswinst voor de leidinggevende, maar de nadelen wegen vaak niet op tegen deze winst. Inhoudelijk en procesmatig verschillende de twee gespreksvormen van nature te sterk. Het kan botsten.

 

 

Nadeel 1: onaangename verrassingen

Als het uiteindelijk eindoordeel van de beoordeling voor de medewerker een onaangename verrassing (lees onvoldoende) dan zijn de rapen gaar. Hij zal zijn verontwaardiging niet onder stoelen of banken steken en terecht. De leidinggevende heeft zijn medewerker een jaar in de waan gelaten dat het goed ging (‘geen bericht is immers goed bericht’) en dan krijgt hij ineens te horen dat de leidinggevende zijn functioneren met een onvoldoende waardeert. De boosheid is begrijpelijk want feitelijk is de medewerker de kans ontnomen om zijn eigen functioneren voortijds te verbeteren.

 

 

Nadeel 2: gemiste kans om eigen functionering te verbeteren

Het functioneringsgesprek is voor de leidinggevende het moment om aan zijn medewerkers feedback te vragen over zijn functioneren. Met de tops (‘dat doe je hartstikke goed, zou je meer en vaker moeten doen’) en de tips (‘dat mis ik in jouw aansturing’ als leidinggevende) kan de leidinggevende zijn of haar voordeel mee doen en het eigen functioneren als leider naar een hoger niveau brengen.

 

Als het functioneringsgesprek wordt gecombineerd met een beoordelingsgesprek is de kans groot (of groter) dan de medewerker zijn positief kritische feedback inslikt. Zeker als het eerste gedeelte van het gecombineerde gesprek, het functioneringsgesprek is. Niet iedere leidinggevende ziet kritiek als gratis advies en de kans is reëel dat de leidinggevende een rekening gaat vereffenen, hoe verkeerd ook.

 

 

Nadeel 3: gebrek aan Vitamine A

Hoe goed de leidinggevende zijn medewerker ook kent en waardeert, als de medewerker alleen in het beoordelingsgesprek formeel hoort dat zijn leidinggevende tevreden is, dan wordtdat vaak karig en onvoldoende vaak gevonden. Het functioneringgesprek, ook al is het maar een halfuurtje, is dan juist een uitgelezen moment om hier bij stil te staan.

 

Iedere medewerker, de één meer dan de ander, heeft behoefte aan waardering. Voorkom als leidinggevende dat 80% van kostbare tijd in 20% van de disfunctionerende medewerkers gaat zitten. Ook de goed presterende medewerkers hebben behoefte aan een schouderklop en als die gegeven worden, is hun inbreng.

 

 

Nadeel 4: verminderde aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

In een gecombineerd gesprek is het maar de vraag (zie hierboven) of er een dialoog op gang komt over de persoonlijke- en professionele ontwikkelwensen van de medewerker. De kans is aanwezig dat deze wensen niet of onvoldoende aanbod komen in een gecombineerd gesprek. Weet wel dat tijd, geld en ruimte voor persoonlijke- en professionele ontwikkeling in de top 5 van motivatoren staat om voor een organisatie te willen en te willen blijven werken. Is dat er allemaal niet, of ontbreekt de tijd om er maar ook over te praten, dan kan dat voor medewerkers een reden om elders te gaan werken. En als iets tijd kost is het wel het werven, selecteren en inwerken van nieuwe collega’s ……………..

 

 

Nadeel 5: onvoldoende presterenden, intensiever begeleiden 

Door onwetendheid, onzekerheid of onkunde kan het functioneren van de medewerker verminderen. De praktijk leert dat dit niet van de ene op de andere dag gebeurd, vaak is het als een glijdende schaal. Als dan één keer per jaar in een combinatie van een functionerings- en beoordelingsgesprek het functioneren wordt besproken, dan is het maar de vraag of dat niet te laat is.

 

We breken daarom een lans voor meerdere gesprekken per jaar en vergelijken de gesprekkencyclus met een wiel waarvan de spaken de gesprekken vormen. Wordt een wiel niet steviger met meerdere spaken?

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie