Een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren
Functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren: wel of niet doen?
Functionerings- en beoordelingsgesprekken worden in de praktijk vaak gecombineerd om tijd te besparen. Hoewel deze aanpak efficiënt lijkt, kun je als leidinggevende te maken krijgen met belangrijke nadelen die de effectiviteit en waarde van beide gesprekken verminderen.
Laten we de voordelen en nadelen van deze ‘combi-gesprekken’ eens kritisch bekijken, en begrijpen waarom een losse benadering soms beter werkt.
Wat is de beoordelingscyclus?
In veel organisaties bestaat de beoordelingscyclus uit het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek, die samen een jaarlijkse cyclus vormen.
Het planningsgesprek dient om (SMART-)doelen voor de beoordelingsperiode te formuleren.
De voortgangsgesprekken, of functioneringsgesprekken, worden tussentijds gevoerd om prestaties en de ontwikkeling van de medewerker te bespreken.
Tot slot wordt in het beoordelingsgesprek de mate van realisatie van deze doelstellingen geëvalueerd.
Elk gesprek heeft zo zijn eigen rol en waarde in het traject van prestatiebeheer en professionele ontwikkeling.
Het beoordelings- en planningsgesprek combineren
Na de evaluatie van het afgelopen jaar, kun je tijdens het beoordelingsgesprek samen met de medewerker nieuwe doelen formuleren voor de volgende periode.
Als je hierin goed schakelt tussen de ‘rechterrol’ (beoordeling) en een meer coachende houding (doelstelling bespreken), kan dit effectief zijn.
De medewerker en jij zitten dan ‘in het moment,’ wat doelgericht werken bevordert.
Zorg er echter voor dat bij een teleurstellende beoordeling dit gesprek gescheiden blijft van het bespreken van toekomstdoelen, zodat de medewerker de tijd heeft om emoties te verwerken.
Het functionerings- en beoordelingsgesprek combineren
Het combineren van functionerings- en beoordelingsgesprekken komt veel voor, maar roept vraagtekens op.
In de praktijk vervalt het functioneringsgesprek dan vaak, of wordt dit slechts oppervlakkig behandeld.
De nadelen van deze aanpak kunnen aanzienlijk zijn en komen vaak niet ten goede aan de medewerker of aan jou als leidinggevende.
Nadelen van het combineren van functionerings- en beoordelingsgesprekken
1. Onaangename verrassingen voorkomen
Door functioneringsgesprekken over te slaan, kan het beoordelingsgesprek een onaangename verrassing worden als de medewerker ineens hoort dat zijn prestaties onder de maat zijn.
Zonder tussentijdse feedback heeft de medewerker geen kans gehad om zijn functioneren te verbeteren. Dit kan frustratie en teleurstelling veroorzaken en kan de werkrelatie onnodig onder druk zetten.
Voorkom deze situatie door regelmatige functioneringsgesprekken, waarin je open en opbouwende feedback kunt geven en tijdig kunt bijsturen.
2. Gemiste kans voor feedback op je eigen functioneren
Als leidinggevende biedt het functioneringsgesprek jou ook een kans om feedback te ontvangen op je eigen managementstijl. Tijdens dit gesprek kan de medewerker ‘tops en tips’ geven over jouw manier van leidinggeven.
In een gecombineerde setting wordt deze openheid vaak geremd, vooral als er een beoordeling volgt. Door functioneringsgesprekken los te plannen, geef je ruimte voor eerlijke, opbouwende feedback die jou helpt je leiderschap te versterken.
3. Gebrek aan waardering
Zelfs als medewerkers goed presteren, willen ze erkenning krijgen. Een functioneringsgesprek, hoe kort ook, is een uitgelezen moment om je waardering uit te spreken.
Dit versterkt de motivatie en betrokkenheid van goed presterende medewerkers. Zorg ervoor dat niet alleen medewerkers met verbeterpunten aandacht krijgen; geef ook erkenning aan je sterkhouders.
Door het functioneringsgesprek los te houden van de beoordeling, kun je dit op een natuurlijke manier doen.
4. Minder aandacht voor persoonlijke ontwikkeling
In een gecombineerd gesprek komt persoonlijke ontwikkeling vaak niet voldoende aan bod. De nadruk ligt dan eerder op het beoordelen van prestaties dan op groei en ambitie.
Voor veel medewerkers zijn kansen voor persoonlijke en professionele ontwikkeling essentieel om betrokken te blijven bij de organisatie.
Gebrek aan aandacht hiervoor kan hen demotiveren of zelfs doen besluiten om elders te zoeken naar groeimogelijkheden. Losse functioneringsgesprekken bieden ruimte om ontwikkeldoelen uitgebreider te bespreken.
5. Intensieve begeleiding van onderpresteerders
Wanneer medewerkers door onzekerheid, stress of andere redenen onder de maat presteren, is één gecombineerde sessie per jaar vaak te weinig om effectief te kunnen ondersteunen.
Prestaties verminderen meestal geleidelijk, en als leidinggevende wil je tijdig signalen oppakken. Door functioneringsgesprekken vaker te voeren, kun je deze medewerkers intensiever begeleiden en sneller ingrijpen als dat nodig is.
Regelmatige gesprekken bieden een duidelijke structuur en geven je medewerkers de kans om hun functioneren bij te sturen voordat dit invloed heeft op de beoordeling.
Wat zijn de voordelen van gescheiden gesprekken?
Losse functionerings- en beoordelingsgesprekken houden draagt bij aan een heldere focus en eerlijkere gesprekken. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:
- Consistente en opbouwende feedback: Functioneringsgesprekken bieden de ruimte om regelmatig constructieve feedback te geven, zonder de druk van een beoordeling. Dit helpt medewerkers om zichzelf tijdig te verbeteren.
- Meer betrokkenheid: Door regelmatig met medewerkers te praten, toon je betrokkenheid bij hun werk en ontwikkeling. Dit bevordert de werkrelatie en het vertrouwen.
- Ruimte voor ontwikkeling: Functioneringsgesprekken zijn ideaal om ontwikkelingsbehoeften en opleidingsmogelijkheden te bespreken. In een beoordeling kan hier vaak minder aandacht aan worden gegeven.
Conclusie: kies bewust voor effectieve gesprekken
Hoewel het combineren van functionerings- en beoordelingsgesprekken tijd bespaart, moet je als leidinggevende goed nadenken of de mogelijke nadelen opwegen tegen de voordelen.
In de meeste gevallen versterkt een aparte aanpak de effectiviteit van beide gesprekken en zorg je voor een sterkere, positievere werkrelatie.
Door ruimte te geven aan regelmatige functioneringsgesprekken, waar je zowel feedback geeft als ontvangt, ondersteun je de ontwikkeling van je team op een constructieve en duurzame manier.
