Enkele mythen over gesprekstechnieken voor het functioneringsgesprek
Door deze veelvoorkomende misvattingen te ontkrachten, kun je als leidinggevende functioneringsgesprekken beter benutten en de betrokkenheid van medewerkers vergroten.
Mythe 1: In functioneringsgesprekken wordt van de leidinggevende verwacht dat hij of zij vooral het woord voert over het functioneren van een medewerker.
Feit: Het tegendeel is waar. In een goed functioneringsgesprek moet de werknemer juist meer aan het woord zijn dan de leidinggevende. Als leidinggevende faciliteer je vooral een open gesprek waarin de medewerker ruimte krijgt om ideeën, zorgen en inzichten te delen.
Zo ontstaat er een vollediger beeld van de beleving en verwachtingen, wat jou helpt om effectiever leiding te geven en de medewerker beter te ondersteunen.
Zelfs als sommige opmerkingen misschien niet helemaal kloppen of relevant lijken, kunnen ze waardevolle inzichten bieden over hoe jij je coaching kunt aanpassen.
Mythe 2: Een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek kunnen zonder problemen gecombineerd worden.
Feit: Hoewel dit in sommige organisaties gebeurt, kan het combineren van functionerings- en beoordelingsgesprekken juist verwarring veroorzaken.
De insteek van beide gesprekken is heel anders: in een beoordelingsgesprek ligt de nadruk op het evalueren van prestaties vanuit de leidinggevende, vaak met het oog op beloning of promotie.
In een functioneringsgesprek staat de dialoog centraal en is het doel om wederzijdse inzichten en verbeterpunten te bespreken.
Door deze gespreksvormen te scheiden, behoud je de openheid van het functioneringsgesprek en voorkom je dat medewerkers terughoudend zijn om uitdagingen te delen uit angst voor negatieve gevolgen in hun beoordeling.
Mythe 3: In een functioneringsgesprek moeten werknemer en leidinggevende het eens worden over elk besproken punt.
Feit: Het streven naar consensus kan een functioneringsgesprek onnodig beperken. Het is niet noodzakelijk dat jij en de medewerker overal hetzelfde over denken.
Verschillende meningen kunnen prima naast elkaar bestaan en vormen juist een waardevol uitgangspunt voor verdere ontwikkeling en begrip.
Het doel is om een helder beeld te krijgen van de voortgang en eventuele verbeterpunten, waarbij ruimte is voor een respectvol verschil in perspectief.
Mythe 4: Kritiek op het functioneren van een medewerker hoort thuis in het officiële functioneringsgesprek en kan tussendoor worden bewaard.
Feit: Feedback geven is een continu proces. Wanneer je ziet dat iets niet naar behoren verloopt, is het belangrijk om dat meteen bespreekbaar te maken.
Het voorkomen van verrassingen in een functioneringsgesprek creëert vertrouwen en helpt de medewerker zich tijdig te verbeteren.
Zo wordt het functioneringsgesprek een evaluatie van het proces en geen moment van onverwachte kritiek, wat de betrokkenheid en openheid bevordert.
Mythe 5: Een functioneringsgesprek heeft alleen waarde als het nieuwe inzichten of feiten oplevert.
Feit: Integendeel! Veel experts zien een “saai” functioneringsgesprek zonder verrassingen juist als een teken van goed leiderschap. Dit betekent dat de dagelijkse communicatie zo effectief is dat er weinig nieuws te bespreken valt.
In zo’n gesprek worden eerder besproken aandachtspunten kort samengevat en voortgang geëvalueerd, wat voor beide partijen duidelijkheid schept en bevestigt dat alles op schema ligt.
Consistente opvolging versterkt daarnaast de werksfeer en zorgt voor helderheid en stabiliteit binnen het team.
Mythe 6: In functioneringsgesprekken is er sprake van volledige gelijkwaardigheid tussen werknemer en leidinggevende.
Feit: Hoewel een functioneringsgesprek een open dialoog moet zijn, blijft er een hiërarchische verhouding bestaan. Jouw rol als leidinggevende is om het gesprek te structureren en richting te geven, zodat het voor iedereen een constructieve ervaring wordt.
Wel is het in dit gesprek belangrijk dat je je gezag combineert met empathie en luistervaardigheid. Door je als gespreksleider toegankelijk op te stellen, bevorder je een gelijkwaardige uitwisseling van ideeën binnen de grenzen van de formele werkrelatie.
Tot slot
Een effectief functioneringsgesprek vraagt om een balans tussen open dialoog en duidelijk leiderschap.
Als jij je gesprekstechnieken verfijnt, kan elk functioneringsgesprek een krachtig middel worden voor wederzijdse groei en verbetering.
