Enkele mythen over het verslag van het functioneringsgesprek
In Nederland zijn er miljoenen ervaringsdeskundigen als het gaat om functioneringsgesprekken. Veel van deze ‘kennis’ blijkt echter te berusten op misverstanden en mythen die in de praktijk schadelijk kunnen zijn.
Als leidinggevende is het belangrijk om te weten wat waar is en wat niet, vooral als het gaat om de verslaglegging van functioneringsgesprekken.
Hier volgen enkele veelvoorkomende mythen over de verslagen van functioneringsgesprekken die je als leidinggevende moet kennen:
Mythe 1: Niet getekende verslagen van functioneringsgesprekken door werknemers zijn juridisch niet geldig.
Feit: Dit is een misverstand. Hoewel het ideaal is om een verslag te laten ondertekenen, is het juridisch gezien niet noodzakelijk dat een werknemer het verslag ondertekent om het geldig te maken.
Als een werknemer weigert te tekenen, is het belangrijk om dit goed te documenteren en bijvoorbeeld een brief of verklaring toe te voegen waarin de werknemer aangeeft dat hij of zij niet wil ondertekenen. Het is echter niet aan te raden om werknemers te dwingen te tekenen.
Mythe 2: Eenmaal getekend kan het verslag van een functioneringsgesprek niet meer worden gewijzigd door een werknemer. Het is bindend.
Feit: Dit is onjuist. Een werknemer kan ook na ondertekening wijzigingen aanbrengen in een verslag of een correctie vragen, mits er gegronde redenen zijn.
Werknemers kunnen hierbij bijvoorbeeld beroep doen op de wetgeving als zij het niet eens zijn met de inhoud of een onjuiste weergave van het gesprek. Het is belangrijk om als leidinggevende open te staan voor aanpassingen wanneer dat gerechtvaardigd is.
Mythe 3: Na de beëindiging van een arbeidsovereenkomst met een werknemer hoeven de verslagen van zijn functioneringsgesprekken niet meer bewaard te worden.
Feit: Ook na het beëindigen van een arbeidsovereenkomst ben je als werkgever verplicht om de verslagen van functioneringsgesprekken te bewaren, zolang ze relevant zijn voor het personeelsdossier.
Dit kan van belang zijn voor juridische procedures, referenties of herziening van prestaties in de toekomst. De bewaartermijn verschilt per organisatie, maar het is belangrijk om de wetgeving te volgen.
Mythe 4: Gespreksverslagen van functioneringsgesprekken moeten juist niet bewaard worden in het personeelsdossier.
Feit: Het is verstandig om de verslagen van functioneringsgesprekken wel op te nemen in het personeelsdossier. Hoewel de wetgeving hierover niet altijd expliciet voorschrijft dat deze verslagen bewaard moeten worden, wordt het in de praktijk als functioneel gezien om ze op te slaan.
Ze kunnen immers belangrijke informatie bevatten over de ontwikkeling, prestaties en afspraken die met de medewerker zijn gemaakt.
Mythe 5: Een verslag van een gehouden functioneringsgesprek wordt tijdens het gesprek opgemaakt en aan het eind ervan ondertekend.
Feit: Dit is een veelvoorkomende misvatting, maar het is niet de beste werkwijze. De kwaliteit van het functioneringsgesprek moet altijd voorop staan, niet de snelheid waarmee het verslag wordt afgerond.
Een goed functioneringsgesprek vereist tijd en aandacht. Het is vaak beter om het verslag na het gesprek op te stellen, zodat je de tijd hebt om alles zorgvuldig op te schrijven en geen belangrijke details over het hoofd ziet.
Het ondertekenen van het verslag kan ook later plaatsvinden, nadat zowel jij als de werknemer de inhoud kunnen bekijken en beoordelen.
Mythe 6: Als het functioneringsgesprek is gehouden en het verslag ervan getekend, zit, wat de gespreksronde betreft, de taak van de leidinggevende erop.
Feit: Dit is een gevaarlijke misvatting. De taak van de leidinggevende stopt niet na het gesprek. Er is altijd een ‘nafase’ waarin je moet zorgen voor nazorg en opvolging van de gemaakte afspraken.
Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je voortgangsgesprekken plant of de gemaakte doelen blijft monitoren.
Het verwaarlozen van deze fase kan het draagvlak voor het functioneringsgesprek onder medewerkers ondermijnen, aangezien zij kunnen voelen dat er geen echte betrokkenheid is na het gesprek.
Mythe 7: Het verslag van een functioneringsgesprek moet een consensus zijn tussen leidinggevende en de werknemer over de behandelde onderwerpen.
Feit: Dit is niet noodzakelijk. Het is prima dat er afwijkende opvattingen bestaan tussen jou en de werknemer, zolang deze op een respectvolle manier worden vastgelegd.
Functioneringsgesprekken hebben vaak een oriënterend en informatief karakter. Als leidinggevende moet je niet proberen de werknemer van zijn gelijk te overtuigen, maar juist ruimte geven voor verschillende standpunten.
Het verslag moet een eerlijke en objectieve weergave zijn van de gespreksonderwerpen en de gemaakte afspraken.
Mythe 8: Het belangrijkst zijn de gespreksverslagen voor de afdeling personeelszaken.
Feit: Hoewel de afdeling personeelszaken zeker belang heeft bij de verslagen, zijn ze vooral belangrijk voor jou als leidinggevende en voor de werknemer zelf.
Het verslag is een waardevol hulpmiddel voor de toekomstige gesprekken en voor het volgen van de ontwikkeling van de medewerker.
Het stelt je in staat om samen met de medewerker terug te kijken op gemaakte afspraken en de voortgang te beoordelen. Ook voor het formuleren van toekomstgerichte doelen is het verslag cruciaal.
Conclusie:
Als leidinggevende is het belangrijk om goed geïnformeerd te zijn over de waarheid achter de meest voorkomende mythen rondom het verslag van een functioneringsgesprek.
Een functioneringsgesprek is niet alleen een formeel moment, maar een waardevol instrument voor zowel jou als de medewerker om ontwikkeling en prestaties te bespreken.
Door de juiste procedures te volgen en misverstanden te vermijden, kun je zorgen voor een waardevol gesprek dat bijdraagt aan de groei van de medewerker en de effectiviteit van je team.
