Enkele mythen over onderwerpen in functioneringsgesprekken
Door deze mythen te ontkrachten, kun je als leidinggevende functioneringsgesprekken effectiever en waardevoller maken.
Mythe 1: In functioneringsgesprekken kunnen werknemers onderwerpen aandragen die zij willen bespreken.
Feit: Absoluut! Een functioneringsgesprek is tweerichtingsverkeer en biedt de medewerker een platform om zelf thema’s in te brengen die voor hem of haar belangrijk zijn.
Om dit te stimuleren, kun je in de uitnodiging al de ruimte geven voor suggesties. Dit geeft medewerkers de kans zich voor te bereiden en verzekert dat jullie alle relevante onderwerpen bespreken.
Zo krijgt de medewerker meer eigenaarschap over het gesprek en laat jij zien dat je openstaat voor hun input.
Mythe 2: Functioneringsgesprekken gaan enkel over het werk dat geleverd is.
Feit: Een functioneringsgesprek gaat juist over meer dan alleen het werk van de afgelopen periode. Denk aan zaken zoals professionele ontwikkeling, werk-privé balans, samenwerking binnen het team en welzijn op de werkvloer.
Deze bredere scope zorgt ervoor dat het gesprek niet alleen een evaluatie van prestaties is, maar ook een moment om te bespreken hoe de medewerker in zijn of haar rol kan groeien en zich verder kan ontwikkelen binnen de organisatie.
Door deze onderwerpen op tafel te brengen, toon je betrokkenheid en maak je het gesprek zinvoller en toekomstgericht.
Mythe 3: In ieder functioneringsgesprek komt het persoonlijk ontwikkelingsplan van de medewerker standaard aan bod.
Feit: Niet alle organisaties behandelen het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) automatisch in elk functioneringsgesprek. Soms wordt hiervoor een aparte cyclus of ontwikkelgesprek ingericht.
Dit verschilt per organisatie en is afhankelijk van de gesprekscyclus en het beleid. Toch is het verstandig om als leidinggevende bij elk functioneringsgesprek kort te polsen hoe de medewerker zijn ontwikkeling ervaart en of er ambities of behoeften zijn om vaardigheden verder te ontwikkelen.
Ook al is het POP geen vast onderdeel, een korte check-in kan waardevolle inzichten opleveren en de betrokkenheid van de medewerker vergroten.
Mythe 4: Functioneringsgesprekken dienen uitsluitend om eventuele tekortkomingen of verbeterpunten te bespreken.
Feit: Hoewel verbeterpunten belangrijk zijn, is het minstens zo waardevol om successen en sterke punten van de medewerker te benoemen.
Functioneringsgesprekken zijn een kans om waardering uit te spreken, erkenning te geven en samen te kijken hoe sterke punten verder ingezet kunnen worden.
Door niet alleen te focussen op verbeterpunten, maar ook te vieren wat goed gaat, bouw je een positievere werkrelatie op en motiveer je de medewerker om zich verder te ontwikkelen.
Mythe 5: De onderwerpen in functioneringsgesprekken worden volledig bepaald door het beleid van de organisatie.
Feit: Organisatorische richtlijnen bepalen de basis, maar jij hebt als leidinggevende de vrijheid om het gesprek aan te passen op wat jouw medewerker nodig heeft.
Als je merkt dat er specifieke aandachtspunten zijn, zoals werkdruk of nieuwe verantwoordelijkheden, dan is het waardevol om deze ook te bespreken.
Door de inhoud van het gesprek deels af te stemmen op de actualiteit en de situatie van de medewerker, wordt het gesprek relevanter en praktischer. Zo creëer je ruimte voor een maatwerkgesprek dat aansluit bij zowel de medewerker als de organisatiedoelen.
Mythe 6: Functioneringsgesprekken zijn geen plaats voor persoonlijke onderwerpen.
Feit: Hoewel het gesprek zich op werkgerelateerde thema’s richt, kunnen persoonlijke onderwerpen invloed hebben op het functioneren en de tevredenheid van de medewerker.
Door empathisch te zijn en ruimte te bieden als de medewerker een persoonlijk onderwerp wil bespreken, toon je leiderschap en begrip.
Dit draagt bij aan een betere werksfeer en zorgt ervoor dat de medewerker zich ondersteund voelt. Uiteraard is het hierbij belangrijk om grenzen te respecteren en de balans te vinden tussen persoonlijke aandacht en professionaliteit.
Mythe 7: Functioneringsgesprekken draaien vooral om het signaleren van problemen.
Feit: Een functioneringsgesprek moet vooral een middel zijn om richting te geven en samen doelen te stellen.
Door het gesprek als een groeimoment te benaderen, creëer je als leidinggevende een positieve sfeer waarin ruimte is voor constructieve feedback, maar ook voor het plannen van de toekomstige groei en ambities van de medewerker.
Het functioneringsgesprek wordt zo een moment om de samenwerking te verdiepen, wat bijdraagt aan een sterker en gemotiveerder team.
Tot slot
Ze worden een middel om de betrokkenheid te vergroten, professionele relaties te versterken en een veilige omgeving te creëren waarin medewerkers zich gehoord voelen en kunnen groeien.
