Enkele mythen over organisatorische aspecten van het functioneringsgesprek
Hieronder zijn een aantal organisatorische mythen over functioneringsgesprekken, met een focus op de rol van de leidinggevende.
Mythe 1: Functioneringsgesprekken zijn wettelijk verplicht.
Feit: Hoewel veel organisaties functioneringsgesprekken inzetten, zijn ze meestal niet wettelijk verplicht, behalve voor enkele ambtenarenfuncties of wanneer vastgelegd in (collectieve) CAO’s.
Toch zijn functioneringsgesprekken een waardevol instrument dat organisaties kunnen gebruiken om doelen en verwachtingen met medewerkers te delen.
Het ontbreken van een verplichting betekent niet dat het gesprek onbelangrijk is. Het kan juist essentieel zijn voor het behoud van een sterke werkrelatie en voor het ontwikkelen van medewerkers in hun rol.
Mythe 2: Functioneringsgesprekken passen niet in elke sector.
Feit: Functioneringsgesprekken kunnen in elke sector nuttig zijn, zowel in ‘harde’ technische omgevingen als in ‘zachte’ zorg- en welzijnssectoren.
Een goed gestructureerd functioneringsgesprek helpt ongeacht de werkcultuur. Functioneringsgesprekken kunnen ook een kans bieden om wettelijke ARBO-vereisten te integreren, zoals werkbelasting, en het welzijn van werknemers centraal te stellen.
Als leidinggevende kun je door de juiste vragen te stellen aansluiten bij de specifieke omstandigheden van je sector, wat bijdraagt aan tevredenheid en helpt om waardevolle medewerkers langer aan boord te houden.
Mythe 3: Functioneringsgesprekken worden altijd geïnitieerd door de werkgever.
Feit: Werknemers kunnen ook zelf een functioneringsgesprek aanvragen, en veel werkgevers erkennen het belang van deze initiatieven.
Hoewel er geen wettelijke verplichting is voor alle werkgevers om dergelijke verzoeken in te willigen, kan het goed zijn om als leidinggevende open te staan voor dit signaal van betrokkenheid.
Een medewerker die om een gesprek vraagt, toont initiatief en betrokkenheid, en dat is waardevol. Het geeft je bovendien de kans om mogelijke issues vroegtijdig op te merken en te adresseren.
Mythe 4: De duur van een functioneringsgesprek moet altijd vaststaan.
Feit: De lengte van een functioneringsgesprek hangt af van de complexiteit van de functie en van hoeveel er besproken moet worden.
Kwaliteit is belangrijker dan tijdsduur. Soms vraagt een functioneringsgesprek om een vervolgafspraak, vooral als er veel onderwerpen zijn die aandacht nodig hebben.
Het is belangrijker om de tijd te nemen en elk onderwerp goed af te ronden dan om je aan een strakke tijdslimiet te houden. Zo toon je als leidinggevende zorg en aandacht voor de behoeften van de medewerker.
Mythe 5: Een slecht gevoerd functioneringsgesprek heeft geen verdere impact.
Feit: Een functioneringsgesprek dat weinig aandacht of voorbereiding krijgt, kan meer schade aanrichten dan je misschien verwacht.
Werknemers die zich niet gehoord voelen of teleurgesteld zijn, verliezen vaak motivatie en hun betrokkenheid neemt af. Dit kan uiteindelijk leiden tot slechtere prestaties en zelfs een negatieve klantbeleving.
Als leidinggevende kun je door zorgvuldig en empathisch het gesprek te voeren, het vertrouwen van de medewerker behouden en zelfs versterken, waardoor de motivatie en loyaliteit toenemen.
Mythe 6: Functioneringsgesprekken moeten altijd op vaste momenten plaatsvinden.
Feit: De frequentie van functioneringsgesprekken kan variëren. Het is aan te raden om functioneringsgesprekken af te stemmen op de behoefte en stabiliteit van de werkomgeving.
Sommige organisaties kiezen voor een jaarlijkse cyclus, terwijl andere kiezen voor frequentere check-ins. In een snel veranderende omgeving kan een frequenter functioneringsgesprek bijvoorbeeld nuttig zijn.
Flexibiliteit in het plannen en de timing van gesprekken helpt om relevant te blijven voor zowel de medewerker als de organisatie.
Mythe 7: Functioneringsgesprekken kunnen zonder gevolgen worden uitgesteld.
Feit: Het verzetten van een functioneringsgesprek wordt afgeraden. Functioneringsgesprekken zijn meer dan alleen een evaluatie; ze zijn symbolisch belangrijk en laten zien dat je als leidinggevende betrokken bent.
Uitstel kan bij medewerkers het gevoel wekken dat het gesprek niet belangrijk is of dat je hun groei en welzijn niet op waarde schat.
Wanneer een functioneringsgesprek om dringende redenen echt niet kan doorgaan, is het raadzaam om snel een nieuwe datum te plannen en duidelijk te communiceren waarom het wordt verplaatst.
Mythe 8: Beoordelingscriteria hoeven pas tijdens het functioneringsgesprek aan bod te komen.
Feit: Vooraf communiceren over beoordelingscriteria is cruciaal voor een eerlijk en effectief functioneringsgesprek. Als leidinggevende zorg je dat medewerkers bij het begin van een nieuwe periode weten welke verwachtingen gelden.
Helderheid over deze criteria en hoe zij zich tot de doelen verhouden, helpt niet alleen bij de voorbereiding op het gesprek, maar zorgt er ook voor dat medewerkers beter kunnen presteren en zich meer betrokken voelen bij hun eigen ontwikkeling.
Tot slot
Door deze organisatorische mythen te herkennen en aan te pakken, draag je als leidinggevende bij aan een effectiever functioneringsproces dat zowel medewerkers als de organisatie ten goede komt.
