Het personeelsdossier en het verslag van het functioneringsgesprek

Het personeelsdossier is een essentieel onderdeel van de administratieve processen binnen zowel grote als kleine organisaties. Het biedt een compleet overzicht van alle gegevens die nodig zijn voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en het beheren van de arbeidsrelatie met een werknemer.

Als leidinggevende is het cruciaal dat je het personeelsdossier zorgvuldig beheert, vooral wanneer het gaat om functioneringsgesprekken. Het is niet alleen een belangrijk hulpmiddel voor het bijhouden van prestaties, maar het kan ook juridisch noodzakelijk zijn om de verslagen van functioneringsgesprekken op te nemen in het dossier.

Daarnaast heeft het personeelsdossier niet alleen betrekking op arbeidsvoorwaarden, maar het speelt ook een rol in de bredere personeelsadministratie, waar in Nederland specifieke wet- en regelgeving van toepassing is.

Wet- en regelgeving omtrent het personeelsdossier

Als leidinggevende moet je weten dat het personeelsdossier aan een aantal wettelijke eisen moet voldoen:

1. Beveiliging van gegevens: De werkgever is verplicht om het personeelsdossier te beveiligen tegen verlies, ontvreemding of ongeautoriseerd gebruik. Dit geldt zowel voor fysieke dossiers als digitale versies.
2. Bewaartermijnen: Er zijn regels voor hoe lang gegevens bewaard mogen worden. Niet alle informatie mag onbeperkt worden opgeslagen, en je dient een beleid te hanteren voor de bewaartermijn van gegevens.
3. Beperkingen in inhoud: Het dossier mag niet zomaar alle persoonlijke informatie bevatten. Er zijn beperkingen op wat je als leidinggevende kunt opnemen, zoals bepaalde gevoelige gegevens (zie hieronder).
4. Toegang en correcties: Werknemers hebben recht op toegang tot hun dossier en kunnen verzoeken om correcties als er feitelijke onjuistheden in staan. Dit is belangrijk voor het transparant en eerlijk houden van het dossier.
5. Verboden informatie: Het is wettelijk verboden om gevoelige informatie op te nemen in het personeelsdossier, zoals:

• Ras of etniciteit
• Geloofsovertuiging
• Lidmaatschap van een vakbond, kerk, politieke partij, of andere organisatie
• Seksuele geaardheid
• Geestelijke of lichamelijke gezondheid
• Strafblad

Wat bevat het personeelsdossier?

Een personeelsdossier bestaat uit verschillende hoofdonderdelen die essentieel zijn voor de administratieve en juridische afhandeling van de arbeidsrelatie. De belangrijkste onderdelen zijn:

1. Persoonlijke gegevens

• Sollicitatiebrief en CV
• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Kopie van het identiteitsbewijs en GBA (Gemeentelijke Basisadministratie) registratie
• Loonbelastingverklaring en kopieën van diploma’s
• Getuigschriften of andere referenties
• Eventueel een verklaring van goed gedrag (bijvoorbeeld voor bepaalde beroepen, zoals in het onderwijs)

2. Arbeidsrechtelijke informatie

• Arbeidsovereenkomsten (ook gewijzigde versies)
• Pensioenregelingen en afspraken
• Informatie over bedrijfsvoorzieningen (zoals leaseauto, computer, telefoon)

3. Informatie over de functie en functievervulling

• Functieomschrijving
• Salarisschaal en indeling
• Verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken
• Persoonlijk ontwikkelingsplan (POP)
• Gevolgde cursussen en opleidingen

4. ARBO-Informatie

• Ziekteverzuimregistraties
• Re-integratietrajecten
• Werktijden en verlofregelingen

Het verslag van het functioneringsgesprek

Het functioneringsgesprek is een belangrijk moment in de doorstroomfase van de HR-cyclus en moet zorgvuldig gedocumenteerd worden in het personeelsdossier. Als leidinggevende is het essentieel om:

• De inhoud van het gesprek: Vast te leggen wat besproken is, zoals de prestaties van de medewerker, feedback over functioneren, behaalde doelen en verbeterpunten.
• Concrete afspraken: Je maakt duidelijke afspraken over de verwachte verbeteringen, ontwikkelingstrajecten en doelen voor de komende periode.
• De gevolgen van het gesprek: Het verslag legt ook vast welke consequenties er kunnen zijn voor de beloning, ontwikkeling of andere werkgerelateerde zaken. Dit is belangrijk voor de opvolging en transparantie.

Juridisch belang van het verslag: Het is raadzaam om het verslag van elk functioneringsgesprek toe te voegen aan het personeelsdossier. Dit kan in de toekomst van belang zijn bij bijvoorbeeld een geschil of juridische kwestie. Het verslag biedt een formeel overzicht van wat er besproken en overeengekomen is, en kan als bewijs dienen als het nodig is.

Bewaartermijn

De bewaartermijn voor het functioneringsgesprek bedraagt meestal twee jaar na het einde van de dienstbetrekking. Dit betekent dat verslagen van functioneringsgesprekken tot twee jaar na het vertrek van een medewerker uit de organisatie bewaard moeten blijven. Voor andere documenten, zoals ziekteverzuim of arbeidsomstandigheden, kunnen andere termijnen gelden, afhankelijk van de wetgeving (bijvoorbeeld de Wet Verbetering Poortwachter).

Conclusie

Als leidinggevende ben je verantwoordelijk voor het goed beheer van het personeelsdossier en het verslag van functioneringsgesprekken.

Deze documenten zijn niet alleen essentieel voor de administratieve en juridische afhandeling van de arbeidsrelatie, maar ook voor het monitoren van de ontwikkeling van je medewerkers.

Zorg ervoor dat je de wettelijke eisen naleeft, het dossier goed beveiligt en dat je zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie. Door de verslagen van functioneringsgesprekken op de juiste manier te documenteren, bied je zowel jezelf als je medewerkers een solide basis voor feedback, ontwikkeling en toekomstige beslissingen.