Het persoonlijk ontwikkelingsplan (P.O.P.) en het functioneringsgesprek

In elk functioneringsgesprek wordt niet alleen gesproken over het functioneren van medewerkers.

Ook de vaardigheden, de competenties van medewerkers komen aan bod.

Vaak wordt het zogenaamde persoonlijke ontwikkelingsplan, ook wel P.O.P. genoemd, in het gesprek ter hand genomen om over de voortgang te spreken. Wat houdt zo’n persoonlijk ontwikkelingsplan nu eigenlijk concreet in….?  

Onderdeel competentiemanagement  

Elke functie in elke organisatie heeft een specifieke profiel waaruit functie-eisen voortvloeien. Werknemers moeten over bepaalde competenties beschikken om aan die betreffende eisen te kunnen voldoen.

Functieprofielen en eisen zijn niet statisch, ze veranderen in de tijd. Evenals werknemers. Om optimaal aansluiting te houden met de markt, de organisatie en elke individuele werknemer, bestaat het zogenaamde competentiemanagement.

Het maakt het mogelijk de inzetbaarheid van werknemers op korte en lange termijn beter te garanderen zonder daarbij de wensen en behoefte van werknemers uit het oog te verliezen.

Vooral voor bedrijven die hun personeel beschouwen als menselijk kapitaal, is het competentiemanagement extra belangrijk. Goed gevoerd management ervan bindt kostbaar personeel langer aan organisaties en voorkomt ongewenste uitstroom.    

Persoonlijke ontwikkelingsplannen (P.O.P.)  

Het persoonlijkontwikkelingsplan is een belangrijk instrument voor organisaties om het competentiemanagement inhoud en vorm te geven.

In het P.O.P. wordt per werknemer schriftelijk uiteengezet welke verbeterbehoefte er is en op welke wijze de leidinggevende en de werknemer hier samen aan gaan werken.

Het bevat in de tijd concrete opleidings-, ontwikkelings- en loopbaanplannen voor de betreffende werknemer. Het P.O.P. wordt voor gebruik standaard opgeslagen in het personeelsdossier van de werknemer en is ondertekend door de werknemer en de leidinggevende. De werknemer krijgt een kopie van het P.O.P.

Betrek de werknemer  

Vaak wordt een persoonlijk ontwikkelingsplan ook wel beschouwd als een soort overeenkomst of contract tussen leidinggevende en werknemer voor de ontplooiing van de werknemer.

Wat ontpooiing inhoudt, bepaalt voor een groot gedeelte de werknemer zelf. In het algemeen wordt daarom aangeraden werknemers zelf intensief te betrekken bij het opstellen, het bewaken en de evaluatie van P.O.P.’s.

Dit verhoogt de effecitiviteit van het instrument en creeërt meer draagvlak ervoor onder het personeel.    

Kritieke vragen voor elke P.O.P.  

Voor het opstellen van een gedegen persoonlijk ontwikkelingsplan voor een werknemer moet elke leidinggevende per werknemer goed antwoord kunnen geven op navolgende 5 vragen:

1.op wat voor een manier ontwikkelen de organisatie en afdeling zich waar de werknemer actief is;

2.wat verwacht de organisatie, afdeling en leidinggevende concreet van de medewerker in termen van zijn of haar bekwaamheden;

3.wat zijn wat betreft het werk de wensen en ambities van de medewerker op korte en lange termijn;

4.kan en wil de organisatie de capaciteiten en ambities van de medewerker koppelen aan de ontwikkelingsmogelijkheden die de organisatie biedt;

5.kan er in het voorgaande besluit een zinvolle afweging gemaakt worden tussen de belangen van de organisatie enerzijds en die van de medewerker anderzijds om gezamenlijk te gaan werken aan de gewenste individuele ontwikkeling.

Onderdelen P.O.P.

Een persoonlijk ontwikkelingsplan (P.O.P.) bestaat uit de navolgende 6 onderdelen:

1. de ontwikkelingsdoelstellingen (competentiegebieden);

2. de leeractiviteiten;

3. het beoogde eindresultaat;

4. planning;

5. op welke wijze de organisatie dit gaat faciliteren;

6. en de concrete kosten van het plan.  

Belangrijk in de opstelling van een persoonlijk ontwikkelingsplan is het S.M.A.R.T. formuleren (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden). Dit komt in de uitvoering van het plan de effectiviteit en de efficiëntie ten goede.