De kwaliteit van functioneringsgesprekken in organisaties kunnen enorm verschillen.
Welke typen zijn er te onderkennen en wat zijn de mogelijkheden ze eventueel te verbeteren? Een algemene visie op uitdagingen in het kwaliteitsmanagement van functioneringsgesprekken….
Als we de kwaliteit van functioneringsgesprekken beschouwen als het nut dat deze heeft in de ogen van de gebruiker(s) kunnen we vier kwaliteitsniveau’s ontdekken. Ze geven richting voor verbetering.
Iets is “nuttig” als de opofferingen en de opbrengsten tegen elkaar worden afgewongen en vastgesteld kan worden dat er meer voordeel dan nadeel is in het gebruik ervan.
Bij opofferingen kan daarbij gedacht worden aan bijvoorbeeld de kosten die gepaard gaan met de gespreksronde of de tijdsduur ervan. Maar ook conflicten, afstemmingscomplexiteit of trainingsbehoeften kunnen er onder worden verstaan.
De opbrengsten van functioneringsgesprekken kunnen evenzo gevarieerd zijn. Zo kan men het bijvoorbeeld functioneel vinden voor het versterken van de werknemersloyaliteit, het prestatiemanagement of om het verplichte werkoverleg over veiligheidsaspecten uit te voeren (VWG).
Deze manier van denken over kwaliteit (in termen van opofferingen en opbrengsten), is ook toepasbaar op het systeem van functioneringsgesprekken.
Er kunnen dan vier type functioneringsgesprekken worden onderkend met elk een verschillend kwaliteitsniveau. Te weten:
- Hoogwaardige functioneringsgesprekken;
- Bevochten functioneringsgesprekken;
- Routine functioneringsgesprekken; en
- Verspillende functioneringsgesprekken.
- Elk van hen heeft hun eigen uitdagingen.
Hoogwaardige Functioneringsgesprekken
Signaal: GROEN.
Als het nut zeer hoog ervaren wordt, omdat er relatief weinig opofferingen hoeven plaats te vinden en het veel opbrengt, kan men spreken over hoogwaardige functioneringsgesprekken.
In deze situatie klopt alles en is er geen enkele verbeteringsnoodzaak. De uitdaging ligt hier op het gebied van het handhaven van het hoog gerealiseerde kwaliteitsniveau. Bijvoorbeeld door het extra versterken van de pluspunten en het mogelijk verder terugdringen van de opofferingen (efficiëncy).
Bevochten functioneringsgesprekken
Signaal: GRIJS.
Bij deze gesprekken vindt men ze weliswaar nuttig, maar vindt men dat er toch relatief veel opofferingen plaatsvinden om het vele voordeel te boeken.
De uitdaging hier ligt dus vooral op het vlak van efficiëncy, het doelmatiger proberen te werken aan de functioneringsgesprekken om de kwaliteit te verhogen.
Routine functioneringsgesprekken
Signaal: ROOD.
Deze gesprekken worden niet echt “nuttig” (meer) ervaren. De opofferingen om de functioneringsgesprekken te houden vindt men niet echt veel, maar de opbrengsten evenmin.
Het lijkt dus een doelloos gegeven geworden binnen de organisatie, die men snel (administratief) afwerkt. De uitdaging ligt hier dus in het vergroten van het voordeel van de functioneringsgesprekken voor de organisatie en tegelijkertijd het lage niveau van de opofferingen ervan proberen te handhaven. Lukt dat niet, dan zou afschaffing ervan een optie kunnen zijn (als dat mogelijk is).
Verspillende functioneringsgesprekken
Signaal: ROOD.
Soms kunnen functioneringsgesprekken zoveel kosten, dat ze meer kwaad dan goed doen. Er is van nut totaal geen sprake. In het geval dat er veel opgeofferd moeten worden en de opbrengsten gering zijn, kan men spreken van verspillende functioneringsgesprekken.
De uitdaging in deze situatie is tweeledig. Enerzijds moet geprobeerd worden om de opbrengsten van de functioneringsgesprekken weer te vergroten.
Anderzijds moet geprobeerd worden de opofferingen te verlagen. Mocht dit om wat voor reden ook niet realistisch zijn dan is het een gerede vraag om de functioneringsgesprekken in de huidige vorm niet meer te voeren (als dat kan).
Doelgroepenbenadering wenselijk
Opgemerkt moet worden dat de kwaliteitsbeleving van het systeem van functioneringsgesprekken niet alleen door het management moet worden ingeschat.
De hierboven beschreven manier van kijken naar het systeem zou idealiter met een doelgroepenbenadering van het krachtenveld moeten worden onderzocht.
Kwaliteit is som der delen
Naast het management hebben ook de uitvoerders van het systeem opvattingen over het nut ervan. Hierbij valt concreet te denken aan bijvoorbeeld de afdeling P&O en de leidinggevenden zelf die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering ervan.
Als laatste verdient het ook aanbeveling in het kwaliteitsvraagstuk de medewerker te betrekken.
Ook zij hebben ervaringen hoe nuttig de gesprekken zijn. De (gewogen) som van deze delen kan het management van organisaties helpen aan kwaliteitsmanagement van de functioneringsgesprekken te doen.