S** op de werkvloer van ons warenhuis is echt niet de bedoeling hoor…
Professioneel en respectvol communiceren in functioneringsgesprekken: Lessen uit een voorbeeld
Het voeren van functioneringsgesprekken is een essentieel onderdeel van het HR-beleid, gericht op wederzijds respect, transparantie, en een constructieve dialoog.
Het onderstaande voorbeeld laat zien hoe belangrijk het is om zorgvuldig om te gaan met het communiceren van gevoelige onderwerpen en het toepassen van basisprincipes van eerlijkheid en empathie.
Het voorval: Een professionele misser tijdens het functioneringsgesprek
Op een bekend online forum uitte een medewerkster, ‘Fiona’, haar ongenoegen over haar functioneringsgesprek bij een groot warenhuis. Haar leidinggevende had haar tijdens het gesprek onverwachts geconfronteerd met de mededeling dat “seks op de werkvloer echt niet de bedoeling is.”
Deze bewering was volgens de leidinggevende gebaseerd op een gerucht dat hij zonder verdere controle of gesprek met Fiona had aangenomen als feit. Fiona, die de beschuldiging fel ontkende, voelde zich hierdoor vernederd en zag dit als een teken van jaloezie van een collega.
Ze ervaarde het gebrek aan wederzijds vertrouwen en respect van haar leidinggevende als kwetsend en schadelijk voor haar professionele reputatie.
Wat ging hier mis? Lessen voor leidinggevenden
Dit voorbeeld illustreert hoe essentieel het is dat leidinggevenden zich houden aan enkele basisprincipes in het voeren van functioneringsgesprekken.
Zonder een zorgvuldig proces en respectvolle benadering kan een functioneringsgesprek, dat bedoeld is om prestaties en ontwikkeling te bespreken, uitmonden in een ongemakkelijk en zelfs schadelijk gesprek.
Hier zijn enkele kernlessen die iedere leidinggevende ter harte moet nemen:
- Betrouwbare en feitelijke basis voor feedback
Functioneringsgesprekken moeten gebaseerd zijn op controleerbare feiten en objectieve waarnemingen, niet op geruchten of aannames. Wanneer een leidinggevende wordt geconfronteerd met een gerucht, is het noodzakelijk om dit eerst zorgvuldig en discreet te verifiëren, zodat het gesprek gefocust blijft op de daadwerkelijke prestaties en gedrag van de medewerker. - Empathisch en respectvol communiceren
Het bespreken van gevoelige onderwerpen vraagt om een empathische en respectvolle houding. Een professionele benadering begint met het herkennen van het effect dat bepaalde onderwerpen of geruchten op een medewerker kunnen hebben, en vraagt om zorgvuldige communicatie. - Open en objectief luisteren
Een functioneringsgesprek moet altijd de gelegenheid bieden voor de medewerker om zijn of haar kant van het verhaal te vertellen. Dit helpt om een vertrouwensbasis te creëren en voorkomt dat medewerkers zich ongehoord of onrechtvaardig behandeld voelen. - Transparantie en betrokkenheid
Functioneringsgesprekken zijn geen eenrichtingsverkeer. Het creëren van een veilige omgeving waarin medewerkers zich op hun gemak voelen om eerlijk te praten, bevordert de kwaliteit van de werkrelatie. Leidinggevenden dienen medewerkers te betrekken in het gesprek en hen ruimte te geven voor hun eigen inbreng en vragen. - Opleiding en training in gesprekstechnieken
Dit voorbeeld benadrukt de noodzaak van training in communicatievaardigheden en gespreksvoering voor leidinggevenden. Goed getrainde leidinggevenden kunnen beter omgaan met feedback, gevoelige onderwerpen en interpersoonlijke dynamiek, wat bijdraagt aan een positieve en constructieve werkcultuur.
Een effectief functioneringsgesprek: Praktische tips
Voor een succesvol functioneringsgesprek dat bijdraagt aan groei en motivatie, zijn de volgende elementen belangrijk:
- Voorbereiding: Verzamel voorafgaand aan het gesprek feiten en gegevens over de prestaties van de medewerker. Bepaal samen met de medewerker de gespreksonderwerpen en laat ruimte voor hun eigen inbreng.
- Positieve en negatieve feedback balanceren: Wissel constructieve kritiek af met erkenning van behaalde doelen en positieve prestaties. Dit helpt de medewerker om gemotiveerd en open te blijven tijdens het gesprek.
- Focus op ontwikkeling: Gebruik het functioneringsgesprek als moment om toekomstige doelen en persoonlijke groei te bespreken, in plaats van slechts te focussen op kritiek.
- Heldere afspraken: Sluit het gesprek af met duidelijke afspraken over de vervolgstappen, zodat de medewerker weet wat er van hem of haar wordt verwacht en hoe hij of zij ondersteuning kan krijgen.
Een cultuur van openheid en vertrouwen
Effectieve functioneringsgesprekken vereisen een cultuur van vertrouwen en open communicatie, waar medewerkers zonder angst of schaamte feedback kunnen geven en ontvangen.
Leidinggevenden spelen een cruciale rol in het creëren van deze cultuur door open te staan voor feedback over hun eigen functioneren en zich in te zetten voor continue verbetering.
Het voorval van Fiona toont aan hoe belangrijk het is voor leidinggevenden om respectvol en professioneel te blijven, ook wanneer er sprake is van geruchten of spanningen.
Door een training in communicatietechnieken en functioneringsgesprekken te volgen, kunnen leidinggevenden niet alleen hun eigen effectiviteit vergroten, maar ook bijdragen aan een positieve werksfeer en hogere medewerkerstevredenheid.