Uit welke punten bestaat het Functioneringsgesprek?
Een functioneringsgesprek kan afhankelijk van de organisatie en functie variëren in invulling en doel.
Als leidinggevende richt je dit gesprek zo in dat het bijdraagt aan de groei van de medewerker en tegelijkertijd de doelen van de organisatie ondersteunt.
Hieronder een overzicht van onderwerpen die vaak worden besproken in het functioneringsgesprek, verdeeld in categorieën die je houvast geven om het gesprek zowel persoonlijk als doelgericht te maken.
1. Prestatiebeoordeling en doelstellingen
- Periodieke prestaties: Bespreek de prestaties van de medewerker in de afgelopen periode. Vergelijk deze met eerder vastgestelde doelen en targets. Waar zijn successen geboekt, en waar liggen kansen voor verbetering?
- Gedrag en verwachtingen: Evalueer in hoeverre het gedrag van de medewerker aansluit bij de verwachtingen. Hoe draagt hun werkhouding bij aan de teamdynamiek en de organisatiewaarden?
2. Competentieontwikkeling en vaardigheden
- Vereiste vaardigheden en competenties: Bespreek welke vaardigheden nodig zijn voor de functie en of deze voldoende ontwikkeld zijn. Is er behoefte aan verdere scholing of specifieke training?
- Ontwikkelpunten en groeimogelijkheden: Onderzoek waar de medewerker zich verder wil of moet ontwikkelen. Dit kan gaan om technische vaardigheden, leiderschap, communicatieve vaardigheden, of andere rol-specifieke competenties.
3. Arbeidsomstandigheden en werkklimaat
- Veiligheid en welzijn: Ga na of de arbeidsomstandigheden veilig en bevorderlijk zijn voor het welzijn van de medewerker. Zijn er verbeteringen nodig om een gezonde werkomgeving te garanderen?
- Werkdruk en balans: Bespreek de balans tussen werkdruk en privéleven. Is er sprake van overbelasting of juist ruimte voor verdere verantwoordelijkheid?
4. Ziekteverzuim en re-integratie
- Ziekteverzuim en begeleiding: Reflecteer op eventueel ziekteverzuim en de huidige begeleiding. Wat werkt goed, en hoe kunnen re-integratieprocessen soepeler verlopen als dat nodig is?
- Preventieve maatregelen: Overweeg welke maatregelen het welzijn van de medewerker kunnen verbeteren en ziekteverzuim mogelijk kunnen verminderen.
5. Ambities en loopbaanontwikkeling
- Loopbaandoelen en ambities: Bespreek de loopbaanambities van de medewerker en hoe deze aansluiten bij de mogelijkheden binnen de organisatie. Wil de medewerker doorgroeien naar een nieuwe functie of zich specialiseren?
- Opleiding en training: Ga na welke opleidingen, trainingen of ontwikkelingsmogelijkheden in het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) zijn opgenomen en welke voortgang hierin is geboekt.
6. Invloed van privé-omstandigheden op werk
- Privé-omstandigheden: In het functioneringsgesprek kun je indien relevant ook bespreken in hoeverre privé-omstandigheden het functioneren of de loopbaan van de medewerker beïnvloeden. Respecteer hierbij altijd de grens van wat de medewerker zelf wil delen.
7. Feedback op leiderschap en managementstijl
- Prestaties van de leidinggevende: Geef de medewerker de ruimte om terugkoppeling te geven op jouw eigen leiderschapsstijl. Wat kan je mogelijk aanpassen om hen beter te ondersteunen in hun functie?
- Ondersteuning en middelen: Vraag of de medewerker de juiste ondersteuning en middelen ervaart om succesvol te zijn in hun werk.
8. Toekomstige doelen en verwachtingen
- Nieuwe doelstellingen: Stel samen concrete doelen en verwachtingen op voor de komende periode, rekening houdend met de behoeften van de organisatie en de ambities van de medewerker.
- Afstemming met organisatiedoelen: Zorg dat de doelen van de medewerker aansluiten bij de bredere organisatiedoelen. Bespreek hoe zij vanuit hun rol bijdragen aan de missie en visie van de organisatie.
Tips voor een gestructureerd en effectief gesprek:
- Voorbereiding: Neem de tijd om vooraf de prestaties en ontwikkelpunten van de medewerker door te nemen. Dit voorkomt verrassingen en zorgt voor een doelgericht gesprek.
- SMART doelen: Formuleer concrete afspraken en doelen die Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Dit maakt opvolging eenvoudiger en creëert duidelijkheid voor beide partijen.
- Documentatie en opvolging: Zorg dat alle besproken punten worden vastgelegd in een verslag dat beide partijen ondertekenen. Dit creëert transparantie en maakt het makkelijker om tijdens het volgende gesprek op de voortgang terug te komen.
- Respect en vertrouwen: Zorg voor een open en respectvolle dialoog. Moedig de medewerker aan om zowel positieve als minder positieve ervaringen te delen, zodat er een compleet beeld ontstaat en het gesprek voor beide partijen waardevol is.
Door deze structuur te volgen, maak je van het functioneringsgesprek een krachtig instrument dat niet alleen bijdraagt aan de groei en tevredenheid van de medewerker, maar ook aan het succes en de doelstellingen van de organisatie.
