Uw werknemer weigert het verslag van het functioneringsgesprek te ondertekenen. Wat nu?

Soms zijn werknemers het inhoudelijk niet eens met het verslag van hun functioneringsgesprek. Sommigen weigeren dan terecht of onterecht het gespreksverslag te ondertekenen. Ook nadat meerdere malen is geprobeerd het verslag naar tevredenheid aan te passen. Wat kunt u als leidinggevende dan het beste doen?

Een werknemer mag weigeren

Meningen kunnen verschillen. Ook in en over functioneringsgesprekken. Soms kan dit leiden tot een situatie waar een werknemer na het functioneringsgesprek zich niet kan vinden in de schriftelijke weergave ervan en aangeeft het verslag liever niet te ondertekenen. Deze handelswijze is het goed recht van elke werknemer. Juridisch laakbaar is het an sich niet.

Drukzetten niet verstandig

Vaak wordt door leidinggevend Nederland gedacht dat een dergelijk niet-ondertekend gespreksverslag geen waarde zou hebben voor het personeelsdossier. In de praktijk wordt op basis van deze veronderstelling dan ook vaak gezonde druk uitgeoefend om het verslag alsnog getekend te krijgen. Met alle gevolgen vandien voor de werkrelatie tussen de werknemer en de leidinggevende.

Hoeft niet problematisch te zijn

Het is echter een misvatting te denken dat een niet-getekend gespreksverlag van generlei waarde zou zijn. Behalve voor de interne beeldvorming over een personeelslid, kan het ook juridisch functioneel zijn als dit later noodzakelijk blijkt. Voorwaarde is dan wel dat de weigering en haar weigeringsgronden van de werknemer tesamen met het gespreksverslag in het personeelsdossier zorgvuldig gedocumenteerd en gearchiveerd zijn.

Of u nu gewoon bent het gespreksverslag direct aan het einde van het functioneringsgesprek te laten ondertekenen of enige tijd later, wellicht kunnen de navolgende tips u helpen.

Tips bij ondertekeningsweigering:

blijf professioneel en controleer uw emoties. Uzelf en de werknemer zijn beiden niet gebaat bij uitbreiding van het meningsverschil. Besluit bij ondertekeningsweigering een open en constructieve aanpak te hanteren om alsnog gezamenlijk tot een goede afronding te komen;

probeer allereerst bij uw werknemer te achterhalen wat de bezwaarpunten zijn. Luister, vat samen en vraag door bij vaagheden of onduidelijkheden;

schat vervolgens in of deze bezwaren gegrond zijn of niet. Raadpleeg eventueel ook anderen in uw organisatie; Twee weten meer dan een.

pas, bij gegronde bezwaren het verslag aan en biedt deze de medewerker opnieuw ter fiattering en ondertekening aan;

bij hernieuwde weigering stelt u de medewerker nog een keer in de gelegenheid zijn of haar bezwaren kenbaar te maken tegen de hernieuwde versie van het verslag;

schat wederom in of de bezwaren wezenlijk anders en gegrond zijn;

pas eventueel het verslag opnieuw aan en biedt deze opnieuw ter ondertekening aan;

bij hernieuwde weigering stopt u en meldt u de medewerker de consequenties van zijn over haar voornemen; Dreig de medewerker in geen geval. Wel kunt u aangeven dat opname van een niet-ondertekend gespeksverslag in het personeelsdossier minder gunstige effecten kan hebben voor de medewerker.

bevestig de weigering formeel per email en/of interne memo aan de medewerker;

voeg uw versie van het gespreksverslag met uw handtekening, tesamen met de gevoerde correspondentie erover met de medewerker, in het personeelsdossier. Verstrek ook een kopie van het verslag aan uw medewerker;

Pak op een positieve en constructieve wijze de dagelijkse werkrelatie met uw medewerker weer op. Hiermee laat u als leidinggevende zien zowel aan de persoon als aan het hele team dat u ten alle tijden bereidwillig bent uw mensen in het werk te ondersteunen en te faciliteren. De beslissing is aan de medewerker zelf eveneens een dergelijke professionele houding aan te nemen of niet. Bij een volgend functioneringsgesprek met de professional kunt u dat alvast op de agenda zetten.

Zie ook:

1. het personeelsdossier

2. wet bescherming privacy (WbP).

3. ontslag werknemer bij een functioneringsgesprek

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie