Uw werknemer weigert het verslag van het functioneringsgesprek te ondertekenen. Wat nu?

Het komt soms voor dat een werknemer het niet eens is met de inhoud van het verslag van een functioneringsgesprek en weigert om dit te ondertekenen.
Dit kan ongemakkelijk zijn, maar een professionele en zorgvuldige benadering helpt om de situatie constructief op te lossen.
Hieronder beschrijf ik hoe je hier als leidinggevende het beste mee om kunt gaan.
Het recht van de werknemer om te weigeren
Werknemers mogen weigeren een functioneringsverslag te ondertekenen als ze het niet eens zijn met de inhoud. Dit is hun recht, en hoewel het niet altijd wenselijk is, is het belangrijk om deze keuze te respecteren.
Het niet-ondertekenen van een verslag betekent juridisch gezien niet dat het verslag geen waarde heeft, mits de weigering en de redenen daarvoor goed worden gedocumenteerd in het personeelsdossier.
Vermijd druk en houd het professioneel
Het is verleidelijk om druk uit te oefenen op een werknemer om toch te ondertekenen, maar dit is meestal niet verstandig en kan de werkrelatie schaden.
Respecteer de beslissing van de werknemer en geef ruimte voor een open gesprek over hun bezwaren. Hieronder volgen enkele stappen om deze situatie op een professionele manier te benaderen.
Stappen en tips bij weigering van ondertekening
- Blijf professioneel en empathisch
Houd je emoties onder controle en benader de situatie constructief. Luister goed naar de bezwaren van de werknemer en toon begrip voor hun perspectief. - Vraag naar specifieke bezwaren
Vraag de werknemer naar de concrete punten waar ze het niet mee eens zijn. Luister goed, vat samen wat ze zeggen en vraag door als zaken niet duidelijk zijn. Dit kan je helpen om te begrijpen welke elementen eventueel moeten worden aangepast. - Beoordeel de bezwaren en overweeg aanpassingen
Schat in of de bezwaren redelijk zijn en of ze gegrond zijn. Als dat het geval is, pas het verslag aan en leg het opnieuw ter ondertekening voor aan de werknemer. - Hernieuwde weigering
Als de werknemer opnieuw weigert, geef dan nogmaals de gelegenheid om bezwaren kenbaar te maken. Zijn de bezwaren wezenlijk anders of hebben ze een nieuwe onderbouwing? Overweeg nogmaals of aanpassingen nodig zijn en bied het verslag daarna opnieuw aan voor ondertekening. - Blijf consistent en documenteer de weigering
Mocht de werknemer blijven weigeren, respecteer dan deze keuze en laat weten dat je het verslag zonder handtekening in het personeelsdossier zult opnemen. Wees duidelijk dat een niet-ondertekend verslag nog steeds onderdeel van het dossier vormt en dus gebruikt kan worden bij eventuele toekomstige evaluaties. - Formele documentatie van de weigering
Documenteer de situatie zorgvuldig:Bevestig de weigering formeel via een interne memo of e-mail.
– Voeg je versie van het gespreksverslag, inclusief je eigen handtekening, samen met eventuele correspondentie over de bezwaren, toe aan het personeelsdossier.
– Verstrek ook een kopie van dit verslag aan de werknemer zodat ze inzicht hebben in wat er vastgelegd is. - Herstel de werkrelatie
Nadat het functioneringsgesprek formeel is afgesloten, werk dan actief aan een positieve en constructieve werkrelatie. Laat zien dat je open staat voor dialoog en samenwerking, wat bijdraagt aan een productieve en prettige werkomgeving. - Opvolging en vooruitkijken
Als het onderwerp zich leent voor verdere ontwikkeling, plan dan vooruit en bespreek de aandachtspunten tijdens het volgende functioneringsgesprek. Zo laat je zien dat je constructief en toekomstgericht te werk gaat.
Samenvatting
Een functioneringsverslag dat niet door de werknemer is ondertekend, blijft waardevol, mits het proces zorgvuldig is gedocumenteerd.
Door open communicatie, respect en professionele documentatie kun je ervoor zorgen dat zowel het verslag als de werkrelatie behouden blijven. Wees duidelijk over het belang van het verslag, maar houd de situatie vooral positief en gericht op verbetering.
