Waarom vragen stellen in het functioneringsgesprek?

Vragen spelen een cruciale rol in functioneringsgesprekken. Ze helpen je om niet alleen informatie in te winnen, maar ook om de medewerker actief te betrekken, zelfinzicht te stimuleren en wederzijds vertrouwen op te bouwen.
In dit soort gesprekken stel jij als leidinggevende niet alleen vragen aan de medewerker; de medewerker heeft ook de ruimte om vragen aan jou te stellen. Hierdoor ontstaat een open dialoog waarin wederzijds begrip en professionele groei centraal staan.
Hieronder lees je de verschillende functies van vragen in functioneringsgesprekken en krijg je handvatten om deze effectief toe te passen.
Waarom zijn vragen zo belangrijk in functioneringsgesprekken?
Vragen helpen om het gesprek diepgang te geven en kunnen op verschillende manieren ingezet worden. Door gericht vragen te stellen, kun je meer inzicht krijgen in de gedachten, gevoelens en opvattingen van de medewerker en tegelijkertijd je betrokkenheid tonen.
Functies van vragen voor leidinggevenden
Vragen kunnen vanuit verschillende invalshoeken worden ingezet. Hier zijn enkele belangrijke functies die je kunt benutten als leidinggevende:
1. Constateringsmiddel: Inzicht krijgen in opvattingen en gevoelens
- Doel: Met constaterende vragen achterhaal je wat de medewerker werkelijk denkt of voelt over onderwerpen als werkdruk, werkomstandigheden, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling.
- Voorbeeld: “Hoe ervaar je jouw werkbelasting op dit moment?” of “Wat vind je van de huidige werkprocessen in ons team?”
2. Oordeelsvormingsmiddel: Medewerker ondersteunen bij het vormen van een eigen oordeel
- Doel: Vragen helpen de medewerker om zelf na te denken en tot een standpunt te komen over zaken die van invloed zijn op het werk. Hierdoor vergroot je het zelfinzicht en stimuleer je de medewerker om actief mee te denken.
- Voorbeeld: “Wat vind je dat je zelf goed hebt aangepakt afgelopen periode, en wat zou je anders doen?”
3. Verduidelijkingsmiddel: Helderheid krijgen over vage of emotionele uitspraken
- Doel: Soms doet een medewerker een uitspraak die vaag of emotioneel geladen is, zoals “Ik voel me niet gehoord.” Verduidelijkende vragen helpen om het onderliggende probleem helder te krijgen, zodat jullie samen kunnen zoeken naar oplossingen.
- Voorbeeld: “Wat bedoel je precies met ‘niet gehoord voelen’? Kun je een situatie noemen waarin je dat zo hebt ervaren?”
4. Keuzemiddel: Keuzes en prioriteiten aanbrengen
- Doel: Met gerichte vragen kun je de medewerker helpen om keuzes te maken en prioriteiten te stellen. Dit kan handig zijn wanneer er veel onderwerpen op tafel liggen, en je wilt focussen op de meest relevante punten.
- Voorbeeld: “Als je één aspect van je werk zou kunnen veranderen, wat zou dat dan zijn?”
5. Sociaal Bindmiddel: Interesse en betrokkenheid tonen
- Doel: Door het stellen van vragen toon je interesse in de medewerker, wat bijdraagt aan het opbouwen van vertrouwen. Het laat zien dat je waarde hecht aan hun mening en bijdrage.
- Voorbeeld: “Hoe zie jij jouw rol binnen ons team over de komende jaren?” of “Wat vind je prettig aan de samenwerking in het team?”
Open en gesloten vragen: wanneer en hoe inzetten
Vragen kunnen in functioneringsgesprekken open of gesloten zijn. Beide soorten hebben hun eigen functie en kunnen strategisch worden ingezet.
Gesloten vragen: Gericht en to the point
- Kenmerken: Gesloten vragen zijn beperkt in antwoordmogelijkheden (bijvoorbeeld ja of nee), wat ze geschikt maakt voor het snel krijgen van een concreet antwoord.
- Wanneer te gebruiken: Gebruik gesloten vragen om kort en krachtig specifieke informatie te bevestigen of wanneer je feedback wilt controleren.
- Voorbeeld: “Heb je je doelen voor deze periode behaald?” of “Voel je je prettig in jouw huidige functie?”
Open vragen: Ruimte voor reflectie en diepgang
- Kenmerken: Open vragen nodigen de medewerker uit om uitgebreid te reageren en hun mening, ideeën of zorgen te delen. Ze zijn minder sturend en geven je een breder beeld.
- Wanneer te gebruiken: Gebruik open vragen als je meer diepgang wilt in het gesprek, en vooral wanneer je de medewerker wilt aanmoedigen om te reflecteren op prestaties, uitdagingen of toekomstperspectieven.
- Voorbeeld: “Hoe kijk je terug op de afgelopen projecten?” of “Wat wil je het komende jaar graag bereiken?”
Tips voor effectief vragen stellen als leidinggevende
- Begin met open vragen: Start het gesprek met open vragen om de medewerker ruimte te geven om te reflecteren. Bijvoorbeeld: “Hoe kijk je terug op het afgelopen jaar in jouw functie?”
- Stel verduidelijkingsvragen: Wanneer iets onduidelijk is, vraag dan door zonder oordeel. Dit zorgt ervoor dat je een beter beeld krijgt van wat de medewerker bedoelt en helpt om eventuele misverstanden te voorkomen. Bijvoorbeeld: “Kun je iets meer vertellen over die situatie?”
- Toon oprechte interesse: Laat merken dat je écht geïnteresseerd bent. Stel vervolgvragen en luister zonder onderbrekingen. Door bijvoorbeeld te zeggen “Vertel eens meer over hoe je dit hebt aangepakt,” geef je ruimte en toon je interesse.
- Gebruik reflecterende vragen voor zelfinzicht: Vragen als “Wat vind je zelf van je werkhouding?” stimuleren zelfreflectie en helpen de medewerker om tot nieuwe inzichten te komen.
- Wees bewust van je timing en toon: Het stellen van vragen op het juiste moment en met de juiste toon is belangrijk om de medewerker niet het gevoel te geven dat hij of zij verantwoording moet afleggen, maar juist om gezamenlijk te reflecteren en verbeteren.
- Sluit af met een samenvattende vraag: Aan het eind van het gesprek kan een samenvattende vraag nuttig zijn om te checken of jullie alle belangrijke punten hebben besproken. Bijvoorbeeld: “Zijn er nog dingen die we niet besproken hebben maar die jij wel belangrijk vindt?”
Vragen die medewerkers kunnen stellen
Moedig medewerkers aan om ook zelf vragen te stellen. Dit kan het gesprek verrijken en zorgt ervoor dat de medewerker zich meer betrokken voelt. Enkele voorbeelden van vragen die medewerkers kunnen stellen:
- “Wat verwacht je van mij in de komende periode?”
- “Zijn er specifieke vaardigheden waarin ik me zou moeten ontwikkelen?”
- “Hoe kijk jij aan tegen mijn rol binnen het team?”
- “Welke veranderingen zie je op ons afkomen, en wat betekent dat voor mijn functie?”
Door als leidinggevende een open houding te hebben voor de vragen van de medewerker, geef je hen de kans om duidelijkheid te krijgen en hun eigen ontwikkeling actief te sturen.
Conclusie
Vragen zijn de basis voor een constructief functioneringsgesprek.
Door ze effectief in te zetten, creëer je een gesprek waarin zowel jij als de medewerker inzicht en overzicht krijgen in prestaties, verwachtingen en mogelijke verbeterpunten.
Zorg ervoor dat je je vragen afstemt op het doel van het gesprek en dat je een veilige omgeving creëert waarin de medewerker zich vrij voelt om te antwoorden en zelf vragen te stellen.
