Wet Ondernemingsraden

In grotere organisaties met meer dan 50 medewerkers is een ondernemingsraad (OR) verplicht.

De Wet op de ondernemingsraden (WOR) beschrijft de rechten en plichten van de OR en de werkgever. Hoewel de WOR niet specifiek ingaat op functioneringsgesprekken, kan deze wet wel degelijk relevant zijn voor hoe je als leidinggevende omgaat met personeelsbeoordeling en andere HR-gerelateerde onderwerpen.

Relevantie van de WOR voor functioneringsgesprekken

Hoewel de WOR functioneringsgesprekken niet expliciet benoemt, speelt de OR indirect een rol bij het beleid rond deze gesprekken, vooral door het zogenaamde “instemmingsrecht” in artikel 27.

Dit instemmingsrecht geeft de OR de bevoegdheid om bepaalde beleidsmatige beslissingen van de werkgever goed te keuren of af te wijzen, wat indirect van invloed kan zijn op de opzet en uitvoering van functionerings- en beoordelingssystemen.

Hier zijn enkele specifieke onderdelen van artikel 27 die relevant zijn voor functioneringsgesprekken:

1. Artikel 27 lid c – Instemmingsrecht bij belonings- en functiewaarderingssystemen
   Het instemmingsrecht geeft de OR de bevoegdheid om mee te beslissen over wijzigingen in belonings- of functiewaarderingssystemen. Als functioneringsgesprekken invloed hebben op beloningen of doorgroeimogelijkheden, zoals bij prestatiegerichte bonussen of promoties, heeft de OR het recht om in te stemmen met de criteria die worden gehanteerd. Dit kan van invloed zijn op hoe je functioneringsgesprekken vormgeeft, zodat de meetinstrumenten en beoordelingscriteria transparant en eerlijk zijn.
2. Artikel 27 lid g – Regelingen rondom personeelsbeoordeling
   De OR heeft instemmingsrecht op regelingen met betrekking tot personeelsbeoordelingen. Dit betekent dat wanneer jouw organisatie veranderingen doorvoert in de beoordelingssystemen of -methoden die worden gebruikt tijdens functioneringsgesprekken, de OR hier goedkeuring voor moet geven. Dit zorgt ervoor dat beoordelingsprocessen transparant zijn en medewerkers eerlijk worden beoordeeld. Betrek de OR in een vroeg stadium bij veranderingen in beoordelingsmethodieken om het proces soepel te laten verlopen.
3. Artikel 27 lid k – Verwerking en bescherming van persoonsgegevens
   Persoonsgegevens spelen een belangrijke rol in functionerings- en beoordelingsgesprekken. De OR heeft instemmingsrecht bij regelingen die betrekking hebben op de verwerking en bescherming van persoonsgegevens. Dit betekent dat je als leidinggevende transparant moet zijn over hoe gegevens van medewerkers worden verzameld, opgeslagen en gebruikt in het beoordelingsproces. Werk samen met de OR om te waarborgen dat deze processen voldoen aan de privacywetgeving (zoals de AVG) en dat medewerkers op de hoogte zijn van hun rechten op inzage en correctie.
4. Artikel 27 lid l – Controle en monitoring op het werk
   De OR heeft ook instemmingsrecht op regelingen die gericht zijn op het waarnemen of controleren van de aanwezigheid, het gedrag, of de prestaties van werknemers. Dit is vooral van toepassing als jouw organisatie gebruikmaakt van personeelvolgsystemen of andere technologieën die medewerkers monitoren, zoals camerabeveiliging, GPS-tracking, of telefoongespreksregistratie. Overweeg bij het implementeren van dergelijke systemen de mogelijke impact op privacy en zorg ervoor dat je de OR hierbij betrekt.

• Praktisch voorbeeld: Stel dat je organisatie overweegt om een nieuw systeem te implementeren dat de tijdsregistratie of het telefoonverkeer van medewerkers automatisch bijhoudt. In dit geval moet de OR instemmen voordat dit systeem kan worden ingevoerd. Bovendien moet je nagaan of het systeem voldoet aan de privacywetgeving, zodat medewerkers zich niet onnodig gecontroleerd voelen.

Tips voor de betrokkenheid van de OR bij functioneringsgesprekken

Hier zijn enkele tips voor het effectief betrekken van de OR bij onderwerpen die te maken hebben met functioneringsgesprekken:

• Begin vroegtijdig overleg met de OR wanneer er veranderingen gepland zijn in de beoordelingssystemen of andere HR-gerelateerde processen. Dit helpt om tijdig aanpassingen door te voeren die de OR en medewerkers belangrijk vinden.
• Werk samen aan transparantie: Stel heldere criteria op voor beoordelingssystemen en bespreek deze met de OR. Dit zorgt ervoor dat medewerkers weten waarop ze beoordeeld worden en dat het beoordelingsproces eerlijk en consistent verloopt.
• Bewaak de balans tussen controle en vertrouwen: Wanneer er gebruik wordt gemaakt van monitoring- en volgsystemen, is het belangrijk om een balans te vinden tussen controle en vertrouwen. Bespreek met de OR hoe je de gegevens verzamelt en bewaart, en houd medewerkers op de hoogte van het doel en de duur van de gegevensopslag.
• Zorg voor naleving van de privacywetgeving: Controleer met de OR of de verwerkingsmethoden van persoonsgegevens voldoen aan de wettelijke vereisten, zoals die gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Zo geef je medewerkers een veilig gevoel dat hun gegevens goed beschermd zijn.
• Communiceer duidelijk over rechten en procedures: Zorg dat medewerkers op de hoogte zijn van hun rechten bij functioneringsgesprekken, vooral als het gaat om hun recht op inzage in gegevens die tijdens het functioneringsproces worden vastgelegd.

Conclusie: het belang van de WOR in functioneringsgesprekken

Hoewel de WOR functioneringsgesprekken niet direct reguleert, biedt het een belangrijk kader dat bijdraagt aan een eerlijke en transparante werkomgeving.

Door als leidinggevende nauw samen te werken met de OR, kun je ervoor zorgen dat functionerings- en beoordelingsgesprekken in lijn zijn met de wensen en behoeften van je medewerkers.

Het betrekken van de OR helpt je om medewerkers het vertrouwen te geven dat beoordelingssystemen en andere HR-processen zorgvuldig en rechtvaardig worden uitgevoerd. Dit draagt bij aan een positieve bedrijfscultuur en versterkt de betrokkenheid en tevredenheid van je team.