De 11 valkuilen in een functioneringsgesprek
De valkuilen in een functioneringsgesprek en hoe je ze kunt vermijden
Functioneringsgesprekken zijn waardevolle momenten om prestaties en ontwikkelpunten te bespreken, maar bevatten ook valkuilen die de kwaliteit en het effect van het gesprek kunnen ondermijnen.
Op basis van wetenschappelijke inzichten vind je hieronder de bekendste valkuilen die je kunt tegenkomen tijdens deze gesprekken. Herken je ze bij jezelf of in je eigen aanpak?
1. Associatieproblemen: wat bedoel je eigenlijk?
Mensen koppelen vaak verschillende betekenissen en gevoelens aan woorden. Wat jij onder “samenwerken” verstaat, kan heel anders zijn dan wat de medewerker eronder verstaat.
Wees daarom concreet en vraag door: leg termen duidelijk uit en maak afspraken over de exacte betekenis, zodat er geen misverstanden ontstaan.
2. Het Vaststaande-Indrukprobleem (selectieve perceptie)
Als leidinggevende neem je vaak eerdere ervaringen met een medewerker onbewust mee naar het gesprek.
Dit kan ertoe leiden dat je blijft vasthouden aan oude indrukken en denkt dat goed presterende medewerkers altijd goed presteren of dat zwakkere presteerders minder verbeteren. Sta open voor nieuwe informatie en observeer de prestaties opnieuw, zonder vooroordelen.
3. “Past Performance Rating”: het oude oordeel klakkeloos overnemen
Bij deze valkuil baseer je je oordeel vooral op oude beoordelingen zonder opnieuw te evalueren. Het verschil met het vaststaande-indrukprobleem is dat hier geen poging wordt ondernomen om het beeld bij te stellen.
Om dit te voorkomen, stel jezelf kritische vragen over het huidige functioneren van de medewerker, zodat je niet op automatische piloot handelt.
4. Het Supermanprobleem: iedereen ziet zichzelf als een top-performer
Veel mensen denken dat hun bijdrage aan het team bovengemiddeld is.
Uit onderzoek blijkt zelfs dat 60% van de medewerkers zichzelf bij de top 10% van presteerders schaart. Houd rekening met deze natuurlijke zelfoverschatting, en probeer hier constructief mee om te gaan. Benoem goede prestaties, maar wees ook helder over de werkelijke situatie en ontwikkelkansen.
5. Het Recentelijkheidseffect: recente prestaties krijgen te veel gewicht
Als leidinggevende kun je onbewust de laatste indrukken zwaarder mee laten wegen dan prestaties van eerder in de periode. Dit kan zorgen voor een scheef beeld van het functioneren.
Kijk daarom niet alleen naar recente gebeurtenissen, maar neem ook eerdere prestaties en doelen mee voor een compleet overzicht van het functioneren.
6. Het Horns-effect: één minpunt overschaduwt de rest
Bij het Horns-effect beïnvloedt een enkel negatief aspect je kijk op de rest van het functioneren.
Dit leidt soms tot een te negatief totaalbeeld, wat schadelijk kan zijn voor de relatie en de motivatie van de medewerker. Focus op zowel positieve als verbeterpunten en reflecteer regelmatig op je eigen objectiviteit tijdens het gesprek.
7. Het Halo-effect: één pluspunt kleurt het hele plaatje
Het Halo-effect is het tegenovergestelde van het Horns-effect.
Hier kan één positief punt, zoals een grote prestatie of prettige persoonlijkheid, ervoor zorgen dat je de andere aspecten van het functioneren minder kritisch bekijkt.
Een enkel sterpunt kan niet altijd het totale functioneren compenseren, dus probeer objectief te blijven en elk aspect afzonderlijk te bekijken.
8. Het Centraal-Neigingseffect: de veilige middenweg kiezen
Soms kan er de neiging ontstaan om beoordelingen in het midden te plaatsen, om zo confrontaties of moeilijke vragen te vermijden. Dit kan vooral spelen wanneer functioneringsgesprekken onder tijdsdruk plaatsvinden.
Toch is het belangrijk dat je juist in deze gesprekken transparant bent, zodat de medewerker weet waar hij of zij staat en hoe verbetering mogelijk is.
9. Het Smile-Leniency-effect: de neiging tot overwaardering
Bij het Smile-Leniency-effect beoordeel je je team misschien te positief, bijvoorbeeld om je dankbaarheid voor samenwerking te uiten.
Dit lijkt sympathiek, maar kan op de lange termijn leiden tot misverstanden en teleurstelling bij de medewerker als doelen niet overeenkomen met de feitelijke prestaties.
Geef liever eerlijke en specifieke feedback, zelfs wanneer je vooral positief bent over de samenwerking.
10. Het Strictness-effect: te streng zijn
Het Strictness-effect is het tegenovergestelde van het Smile-Leniency-effect, waarbij je juist de neiging hebt om je team te streng te beoordelen, bijvoorbeeld om over te brengen dat je objectief en onafhankelijk oordeelt.
Dit kan medewerkers ontmoedigen en hun motivatie verlagen. Realiseer je dat feedback in balans moet zijn, zodat medewerkers vertrouwen houden in de ruimte om te verbeteren.
11. Het Kapitein-Haddock-syndroom: uitgesprokenheid in oordelen
Net als Kapitein Haddock in de Kuifje-verhalen, kunnen sommige leidinggevenden uitgesproken zijn in hun oordeel. Dit kan extra zichtbaar worden als je werkt met beoordelingsschalen (zoals 1-5).
Waar de ene leidinggevende een prestatie met een ‘2’ beoordeelt, kan de ander voor eenzelfde prestatie een ‘1’ geven, wat leidt tot inconsistenties.
Reflecteer op je eigen beoordelingsstijl en overweeg om met collega’s af te stemmen zodat beoordelingen eerlijk en gelijk zijn.
Hoe voorkom je deze valkuilen in functioneringsgesprekken?
- Reflecteer vooraf op je eigen vooroordelen en verwachtingen. Neem even de tijd om je bewust te worden van je indrukken en check of ze gebaseerd zijn op feitelijke observaties of op aannames.
- Houd een breed tijdsframe aan bij het evalueren van prestaties. Dit helpt om het recentelijkheidseffect te vermijden.
- Benoem zowel positieve als verbeterpunten afzonderlijk en vermijd dat één aspect het hele gesprek kleurt (Horns- of Halo-effect).
- Wees specifiek en transparant in je feedback. Door heldere voorbeelden en uitleg te geven, voorkom je misverstanden.
- Blijf consistent en houd rekening met beoordelingsverschillen tussen leidinggevenden. Dit voorkomt onbedoelde vertekeningen.
- Evalueer het gesprek naderhand en stel jezelf de vraag welke valkuilen mogelijk in je oordeel geslopen zijn. Hiermee blijf je jezelf ontwikkelen en verbeteren.
Het belang van zelfreflectie en coaching voor leidinggevenden
Het vermijden van deze valkuilen is niet alleen waardevol voor je team, maar helpt ook jouw leiderschapsvaardigheden te versterken.
Reflectie en coaching kunnen je helpen om bewuster te worden van je eigen percepties en benaderingen, zodat je elk functioneringsgesprek doelgericht en effectief maakt.
Zo worden deze gesprekken niet alleen evaluatiemomenten, maar kansen om vertrouwen, motivatie en samenwerking te versterken.
