Wat is een functioneringsgesprek?

Er zijn in Nederland meerdere type ‘functioneringsgesprekken’. Ze zijn allen onvergelijkbaar. Mede dit veroorzaakt het kwaliteitsverschil van het functioneringsgesprek. Het schept aan beide kanten van de tafel verwarring. Wat is het nu wel en wat beslist niet…..?

 

Algemeen

Een functioneringsgesprek is een officieel gesprek waar zowel het functioneren van de werknemer als het functioneren van de direct leidinggevende(n) in een bepaalde periode behandeld wordt. Men probeert in die gesprekken gezamenlijk een zo objectief en betrouwbaar mogelijk beeld te vormen over de tussentijdse vooruitgang. Hierbij worden meestal de (begrote) doelstellingen en targets als uitgangspunt genomen om te komen tot een opvatting over het functioneren.

Overige gespreksonderwerpen
Eventueel kunnen in die gesprekken ook zaken besproken worden die het functioneren van werknemers en de leidinggevenden in die betreffende periode verklaren. Zo is het niet ongebruikelijk dat in functioneringsgesprekken bijvoorbeeld ook gesproken wordt over de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim, de vaardigheden van een werknemer (competenties) of de ervaren kwaliteit van de (bege)leiding.

Wie, hoevaak en waarom
Behalve de werknemer en de leidinggevende kunnen ook andere personen aan de bespreking deelnemen. Functioneringsgesprekken kunnen meerdere keren per jaar in organisaties plaatsvinden of geheel niet. Dit is mede afhankelijk van de visie en voorkeuren van het management op de bedrijfsvoering. Ook wet & regelgeving en cao’s kunnen bepalend zijn voor de mate waarin ze voorkomen.

Een onderdeel van de HR-Cyclus
Functioneringsgesprekken zijn cyclisch van aard. Ze komen (meestal op gezette tijden) in het jaar voor. Samen met beoordelingsgesprekken maken ze onderdeel uit van de zogenaamde “HR-cyclus”.

Een belangrijk hulpmiddel
Functioneringsgesprekken zijn o.a. een belangrijk hulpmiddel voor het prestatiemanagement, het kwaliteitsmanagement, gedragscodes en beoordelingssystemen in bedrijven en instellingen. Aan de hand van de uitkomsten kunnen betere en meer onderbouwde beslissingen over deze en andere belangrijke vraagstukken worden genomen. Dit komt de kwaliteit – in termen van effectiviteit, efficiëntie en ethiek – van het management ten goede. Hierbij valt ondermeer concreet te denken aan dienstbetrekkingen (contractduur, promotie, ontslag etc.), het salaris en bijvoorbeeld keuzes voor training en opleiding van het personeel. Ook kan er bijvoorbeeld aan “bij- en aansturing” worden gedaan van personeel, kader, afdelingen of organisatorische aanpassingen worden gepleegd. Niet alleen het groot bedrijf en op-winst-gerichte bedrijven hebben hiermee te maken maar ook het MKB en niet- op- winst-gerichte organisaties. Daarom zijn functioneringsgesprekken in principe voor elke organisatie interessant.

Het vervult meerdere functies
Behalve de bovengenoemde functies heeft het functioneringsgesprek ook andere belangrijke (symbolische) nevenfuncties gekregen. Die beperken zich niet alleen tot leidinggevenden. In de loop der tijd zijn ze ook nuttig en belangrijk geworden voor werknemers. Op deze website worden deze en het belang ervan voor leidinggevenden elders uitgebreid behandeld.

Begripsverwarring
Het komt nogal eens voor dat functioneringsgesprekken verward worden met beoordelingsgesprekken. Andersom ook. In sommige gevallen wordt een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met werknemers ook tegelijkertijd gevoerd.

 

U kunt bij Het Functioneringsgesprek.nl diverse formulieren gratis downloaden voor uw functioneringsgesprekken.

 

Voor een uitnodiging voor het functioneringsgesprek (Klik hier).

Wilt u snel en eenvoudig een functioneringsgesprek voeren en deze opslaan als verslag in het personeelsdossier? (klik hier).

Wilt u de kwaliteitsbeleving van de functioneringsgesprekken in uw organisatie professioneel meten? (klik hier)

De onderdelen van een functioneringsgesprek

Vaak wordt over een functioneringsgesprek gedacht dat het een gesprek is. Dat is onjuist. We adviseren leidinggevenden het bewust ruimer te zien. Dat zorgt voor betere kwaliteit. Voor u als leidinggevende en voor uw personeel……. 

 

Elk functioneringsgesprek bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen. Die onderdelen kunnen ook fasen worden genoemd. Het betreffende de fasen: vooraf, tijdens en na het gesprek. Je kan deze onderdelen tezamen het totale functioneringsgesprek noemen. Ze zijn zowel voor u als leidinggevende als voor uw medewerkers van groot belang om van de gesprekken een succes te maken. Iedereen heeft in elke fase bepaalde verwachtingen waar zo optimaal mogelijk op ingespeeld moet worden. Dit zorgt op korte en langer termijn op veel vlakken voor tevredenheid bij leidinggevenden, afdelingen en de medewerkers. 

 

In de fase voorafgaand aan het functioneringsgesprek worden allereerst de noodzakelijke voorbereidingen gedaan. Tal van zaken moeten worden georganiseerd, gepland, verzameld en bijvoorbeeld gecommuniceerd. Op verschillende niveau’s. Vooral de leidinggevende en de afdeling personeelzaken moeten in deze fase veel werk verzetten. Ook de werknemers zelf bereiden zich voor op de gesprekken voor. Of hun dit nu gevraagd is of niet…..

 

Tijdens het functioneringsgesprek worden de individuele gesprekken met de werknemers en de leiding gehouden. Eventueel kunnen ook andere functionarissen aan die gesprekken deelnemen. De gesprekken kennen een logische “opbouw” en behandelen in principe alle relevante onderwerpen die betrekking hebben op het functioneren van de werknemers en de leiding. Als alle onderwerpen besproken zijn en er een gezamelijk totaalbeeld is ontstaan, worden de gesprekken afgerond. Meestal ondertekenen de leidinggevende en werknemers dan schriftelijk het besprokene en haar uitkomsten. Waar er verschil van inzichten zijn, kunnen die in sommige organisaties worden aangegeven. Oordelen over het wederzijds functioneren worden niet geveld.

 

In de nafase van het functioneringsgesprek wordt de informatie en kennis van de afgenomen functioneringsgesprekken verwerkt, opgeslagen, verspreid en gebruikt. Ook de werknemers krijgen de uitkomsten teruggekoppeld. In de regel gebeurt dit schriftelijk. 

 

Bij sommige werknemers kan het noodzakelijk zijn nog een vervolggesprek te houden. Bijvoorbeeld omdat er te weinig tijd was of omdat het wenselijk geacht wordt (door de leiding of een werknemer) om bepaalde onderwerpen verder uit te diepen. In dit laatste geval begint de “cyclus” van het totale functioneringsggesprek (vooraf, tijdens en achteraf) dan weer opnieuw. In theorie kan dit net zolang doorgaan totdat alle noodzakelijke informatie en kennis (op juiste wijze) is verkregen.