Welk doel heeft het functioneringsgesprek?

Over functioneringsgesprekken wordt vaak gedacht dat die voor leidinggevenden en personeelszaken zijn bedoeld. Dit is onterecht. De gesprekken vervullen voor meerdere partijen, verschillende belangrijke functies. Het functioneringsgesprek.nl geeft een opsomming en komt tot opmerkelijke conclusies…. 

 

In Nederland hebben meerdere partijen baat bij de functioneringsgesprekken in organisaties. De belangengroepen beperken zich daarbij niet alleen tot de organisaties zelf. Ook daarbuiten kunnen partijen er direkt of indirekt belang bij hebben. Deze constatering benadrukt  de maatschappelijk verantwoordelijkheid die organisaties hebben met hun functioneringsgesprekken. Feitelijk blijken goede en correcte gesprekken voor alles en iedereen van belang.

 

We maken een tweedeling tussen partijen binnen en buiten de organisaties.

 

Binnen organisaties kunnen de navolgende groepen belang hebben bij het functioneringsgesprek:

 

de werknemer

de leidinggevenden

afdeling personeelszaken

de ondernemingsraad

de personeelsvereniging

afdeling marketing

afdeling public relations

afdeling finance

de bedrijfsgezondheidsdienst

de bedrijfsveiligheidsdiensten

interne academies voor training en opleiding

het algemeen management

overig.

 

Het doel die het functioneringsgesprek vervult, verschillen bij elk van hen. We belichten er een tweetal nader.

 

Functies voor de werknemer

Functioneringsgesprekken kunnen voor werknemers over het algemeen de volgende functies vervullen:

 

een inspraakmogelijk om gevoerd beleid te verbeteren;  

een manier om het eigen presteren te verbeteren;

een manier om de werkrelatie met de leiding te verbeteren;

een manier om je professioneel verder te ontwikkelen;

overig. 

 

Functies voor de leidinggevende

Voor de leidinggevende kan het functioneringsgesprek een functie vervullen om:

 

de voortgang van de individuele prestaties te toetsen en mogelijk bij te sturen (bewaking);

om de eigen stijl van leidinggeven te benadrukken en te verbeteren (coaching);

om vaardigheden (competenties) van medewerkers te verbeteren

om ondersteuningsbehoeften bij het team te ontdekken 

om kernwaarden in het team (b.v. samenwerking, integriteit) te verbeteren 

om de afdelingscultuur te verbeteren;

om de prestatiecultuur te verbeteren;

om naleving van belangrijke regels te benadrukken en te controleren (b.v. arbo of procedures);

om te voldoen aan de procedurele eisen van andere afdelingen (personeelszaken);

overig.

 

Buiten de organisaties kunnen de navolgende belangengroepen in zekere mate van de (uitvoering) functioneringsgesprekken afhankelijk zijn:

 

de internationale gemeenschap in de EU

diverse uitvoeringsinstanties van de EU

de Nederlandse samenleving

de overheid

de rechtelijke macht

diverse uitvoeringsinstanties van de overheid (b.v. Arbo)

de vakbonden

de werkgeversorganisaties

de vertegenwoordigers van minderheidsorganisaties  

overig. 

 

Zo wil bijvoorbeeld de Nederlandse en internationale samenleving dat eenieder als werknemer gelijke kansen heeft. Ongeacht iemands geloof, etniciteit of bijvoorbeeld seksuele geaardheid. Het functioneringsgesprek vervult voor deze belangengroepen de belangrijke functie dit daadwerkelijk ook voor de beroepsbevolking mogelijk te maken. 

 

Zie ook:

de voor en nadelen van functioneringsgesprekken.

 

 

Een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek combineren

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken worden in de praktijk veelvuldig tegelijkertijd afgenomen. Sommige experts uiten hun twijfels over deze efficiënte manier van werken. Hetfunctioneringsgesprek.nl zet voor leidinggevenden enkele voor en nadelen van deze ‘combi-gesprekken’ op een rijtje. Gaat het ten koste van de effectiviteit van die gesprekken?

 

 

De beoordelingscyclus

In veel organisaties maken het plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek deel uit van de jaarlijkse beoordelingscyclus. In het planningsgesprek worden (SMART) doelstellingen geformuleerd en afspraken gemaakt voor de komende beoordelingsperiode met medewerkers. In het beoordelingsgesprek wordt de mate van realisatie van de in het planningsgesprek geformuleerde doelstellingen / gemaakte afspraken door de leidinggevende beoordeeld. Tussentijds wordt de voortgang van deze afspraken bewaakt in zogenaamde voortgangs – of functioneringsgesprekken.

 

Er zijn twee soorten combinatiegesprekken mogelijk 

Zowel de beoordelings- en planningsgesprekken worden in de praktijk gecombineerd als ook functionerings- en beoordelingsgesprekken. We behandelen allereerst kort de eerste combinatievorm.

 

 

Het beoordelings- en planningsgesprek combineren

Nadat de leidinggevende het oordeel heeft gegeven, formuleert hij samen met zijn medewerker de doelstellingen voor de komende beoordelingsperiode. Als beiden de kunst verstaan om in het gesprek van ‘rol’ te wisselen, hoeft deze combinatie geen probleem te zijn. De leidinggevende is in het eerste gedeelte van het gesprek meer ‘een rechter’ die een oordeelt velt en de medewerker ‘hoort’ dan aan.

 

Na het eenrichtingsverkeer-gedeelte starten beiden een dialoog over de doelstellingen en hierbij is het geven en nemen, luisteren en er samen uit zien te komen. De A in SMART staat immers voor afgesproken / akkoord.

 

Wel mogelijk

Voordeel van deze combinatie is de tijdswinst. Ook wordt vaak op basis van de beoordeling van de afgelopen periode nieuwe doelstellingen geformuleerd. Zowel de medewerker als de leidinggevende zitten hiervoor ‘lekker’ in het gesprek, de informatie is vers en het ijzer kan dus gesmeed worden als het heet is.

 

Af te raden

Als de beoordeling echter onvoldoende is – of vanuit het perspectief van de medewerker teleurstellend – is het echt aan te raden het planningsgesprek op een later moment te voeren. Emoties als boosheid en teleurstelling kunnen het formuleren van de beoordelingsdoelstelling voor de komende periode in de weg staan. Ze dienen eerst verwerkt en een plaatst krijgen. Psychologisch gezien, vraagt dit meer tijd. Deze tijd een medewerker niet gunnen, kan als opdringerig,kil of zelfs onmenselijk opgevat worden met alle gevaren voor de werkrelatie vandien.  

 

 

Een functionerings- en beoordelingsgesprek combineren

De praktijk leert dat menig leidinggevende ook het functionerings- en beoordelingsgesprek combineert. Eigenlijk komt het er dan op neer dat het functioneringsgesprek dan niet wordt gevoerd. ‘Te druk, ik ken mijn medewerker van haver tot gort en ik zie mijn medewerkers dagelijks’, zijn veel gehoorde argumenten om 2-in-1 te doen. Het voordeel van deze combi is inderdaad tijdswinst voor de leidinggevende, maar de nadelen wegen vaak niet op tegen deze winst. Inhoudelijk en procesmatig verschillende de twee gespreksvormen van nature te sterk. Het kan botsten.

 

 

Nadeel 1: onaangename verrassingen

Als het uiteindelijk eindoordeel van de beoordeling voor de medewerker een onaangename verrassing (lees onvoldoende) dan zijn de rapen gaar. Hij zal zijn verontwaardiging niet onder stoelen of banken steken en terecht. De leidinggevende heeft zijn medewerker een jaar in de waan gelaten dat het goed ging (‘geen bericht is immers goed bericht’) en dan krijgt hij ineens te horen dat de leidinggevende zijn functioneren met een onvoldoende waardeert. De boosheid is begrijpelijk want feitelijk is de medewerker de kans ontnomen om zijn eigen functioneren voortijds te verbeteren.

 

 

Nadeel 2: gemiste kans om eigen functionering te verbeteren

Het functioneringsgesprek is voor de leidinggevende het moment om aan zijn medewerkers feedback te vragen over zijn functioneren. Met de tops (‘dat doe je hartstikke goed, zou je meer en vaker moeten doen’) en de tips (‘dat mis ik in jouw aansturing’ als leidinggevende) kan de leidinggevende zijn of haar voordeel mee doen en het eigen functioneren als leider naar een hoger niveau brengen.

 

Als het functioneringsgesprek wordt gecombineerd met een beoordelingsgesprek is de kans groot (of groter) dan de medewerker zijn positief kritische feedback inslikt. Zeker als het eerste gedeelte van het gecombineerde gesprek, het functioneringsgesprek is. Niet iedere leidinggevende ziet kritiek als gratis advies en de kans is reëel dat de leidinggevende een rekening gaat vereffenen, hoe verkeerd ook.

 

 

Nadeel 3: gebrek aan Vitamine A

Hoe goed de leidinggevende zijn medewerker ook kent en waardeert, als de medewerker alleen in het beoordelingsgesprek formeel hoort dat zijn leidinggevende tevreden is, dan wordtdat vaak karig en onvoldoende vaak gevonden. Het functioneringgesprek, ook al is het maar een halfuurtje, is dan juist een uitgelezen moment om hier bij stil te staan.

 

Iedere medewerker, de één meer dan de ander, heeft behoefte aan waardering. Voorkom als leidinggevende dat 80% van kostbare tijd in 20% van de disfunctionerende medewerkers gaat zitten. Ook de goed presterende medewerkers hebben behoefte aan een schouderklop en als die gegeven worden, is hun inbreng.

 

 

Nadeel 4: verminderde aandacht voor persoonlijke ontwikkeling

In een gecombineerd gesprek is het maar de vraag (zie hierboven) of er een dialoog op gang komt over de persoonlijke- en professionele ontwikkelwensen van de medewerker. De kans is aanwezig dat deze wensen niet of onvoldoende aanbod komen in een gecombineerd gesprek. Weet wel dat tijd, geld en ruimte voor persoonlijke- en professionele ontwikkeling in de top 5 van motivatoren staat om voor een organisatie te willen en te willen blijven werken. Is dat er allemaal niet, of ontbreekt de tijd om er maar ook over te praten, dan kan dat voor medewerkers een reden om elders te gaan werken. En als iets tijd kost is het wel het werven, selecteren en inwerken van nieuwe collega’s ……………..

 

 

Nadeel 5: onvoldoende presterenden, intensiever begeleiden 

Door onwetendheid, onzekerheid of onkunde kan het functioneren van de medewerker verminderen. De praktijk leert dat dit niet van de ene op de andere dag gebeurd, vaak is het als een glijdende schaal. Als dan één keer per jaar in een combinatie van een functionerings- en beoordelingsgesprek het functioneren wordt besproken, dan is het maar de vraag of dat niet te laat is.

 

We breken daarom een lans voor meerdere gesprekken per jaar en vergelijken de gesprekkencyclus met een wiel waarvan de spaken de gesprekken vormen. Wordt een wiel niet steviger met meerdere spaken?

Welke type cursussen functioneringsgesprekken kunt u kiezen?

 

 

In Nederland kunt u als leidinggevende bij ongeveer 135 aanbieders een cursus functioneringsgesprekken volgen. Hun cursussen verschillen. Overweegt u een cursus te nemen? Dan verdient het aanbeveling hier echt rekening mee te houden. Niet alle trainingen zijn voor u namelijk even waardevol. Welke type cursussen zijn er op de markt en waarom eigenlijk?    

 

 

Aanbod cursussen sterk gesegmenteerd

Net zoals in uw bedrijfstak, is ook de markt voor workshops, trainingen en cursussen gericht op functioneringsgesprekken sterk opgedeeld in segmenten. Uitgaande van hun eigen specifieke kwaliteiten, spelen aanbieders aldus in op specifieke marktvraag en brengt men onderscheid aan ten opzichte van anderen. De achtergronden van de marktspelers verschillen evenzeer als hun visie op het belang van de leerstof voor goede functioneringsgesprekken.    

 

 

Cursusopdeling naar uw gesprekscyclus

Elke organisatie verstaat onder hun functioneringsgesprek wat anders. In extreme gevallen bedoelen ze eigenlijk zelfs beoordelingsgesprekken. Weer andere verkiezen zogenaamde “combinatie-gespreken”. Omwille van de efficiëntie, nemen ze dan in één enkel gesprek met werknemers zowel het klassiek functioneringsgesprek als het beoordelingsgesprek tezamen af. Aanbieders van cursussen voorzien hierin en bieden in hoofdlijnen vier type trainingen die met de jaarlijkse gesprekscyclus (aansturing, voortgangsbewaking en eindwaardering) verband houden. Het aanbod van cursussen voor het beter afnemen van functioneringsgesprekken is het grootst. Die van combinatiegesprekken het kleinst.    

 

 

Niet aan elke cursus kunt u deelnemen

De trainingen voor functioneringsgesprekken kunnen ook opgedeeld worden in open of gesloten cursussen. Hiermee wordt de vrije toegankelijkheid bedoeld voor kandidaat-deelnemers. Sommige aanbieders bieden organisaties de mogelijkheid de cursus te geven bij de organisatie zelf. Bijvoorbeeld 1-op-1 met een leidinggevenden of aan een groep van leidinggevenden in dat bedrijf. Deze cursussen (ook wel in-company genoemd) kunnen gerichter afgestemd worden op de werkomgeving en de uitdagingen van de cursist(en) en kunnen, bij meerpersoonsheid, vaak ook voordeliger ingekocht worden.    

 

 

Leren met of zonder trainer?

Met de opkomst van ICT en de toename aan kennis over het leren, kunnen anno 2013 cursussen functioneringsgesprekken ook geheel online worden gevolgd. Deze ‘trainers-vrije’ cursussen zijn goedkoper en bieden, in tegenstelling tot de klassieke offliners, de cursisten de mogelijkheden zelf de tijd, plaats en lengteduur te bepalen om te leren. Deze cursussen zijn als introduktie zeer geschikt. Minder geschikt zijn ze voor de wat gevordenden.    

 

 

Cursussen voor startende of gevorderde teamleiders

Voor het voeren van gedegen functioneringsgesprekken is veel kennis en vaardigheden nodig. Omwille van bijvoorbeeld de tijd of natuurlijke aanleg is het niet iedere leidinggevende gegeven dit alles in één enkele cursus machtig te worden. Sommige aanbieders bieden derhalve cursussen aan die meer zijn toegespitst op het ervarings- en kennisniveau van hun cursisten. Omdat de gespreksronden een lage jaarlijks frequentie hebben en bevattelijk zijn voor afbrokkeling van de knowhow, zijn er ook zogenaamde “opfris-cursussen”.  

 

 

Afdelingsgebonden cursussen voor leiders

Het leidinggeven aan een salesprofessional staat in schril contrast met het leidinggeven aan een afdeling juristen, elektrotechnische ingenieurs of produktiemedewerkers. Sommige cursusaanbieders spelen hierop in. De culturen en de arbeidsmarktsituatie verschillen en daarmee ook uw uitdagingen als leider. Dit sorteert ook effect in de zwaartepunten van functioneringsgesprekken. Bij de ene afdeling zijn de gesprekstechnieken kritscher voor het succes, bij de andere afdeling is het logischer meer stil te staan bij het persoonlijk ontwikkelingsplan van medewerkers. In het laatste geval bijvoorbeeld om uitstroom te verminderen van moeilijk te werven hoogwaardig technisch personeel op de arbeidsmarkt (retentiebeleid).    

 

 

Branchespecifieke cursussen

Om meer aan te sluiten bij de praktijk en belevingswereld van cursisten, worden cursussen functioneringsgesprekken ook voor afzonderlijke bedrijfstakken veelvuldig aangeboden. Soms faciliteren branchevereningingen deze trainingen. Zo zijn er bijvoorbeeld trainingen voor de accountancy, het onderwijs, de metaalsector of de overheid.    

 

 

Opleidingsgebonden cursussen

Ook op achtergronden van cursisten spelen aanbieders in.Vaak worden hun cursussen aangeboden op MBO of HBO+ niveau. De veronderstelling is dat dit het leren gemakkelijkt en dat het kwaliteitsbevorderend is voor de cursusgroep. Veel trainingen stimuleren namelijk het onderling uitwisselen van ervaringen van hun cursisten.    

 

 

Praktijkrealistische cursussen

In het cursusaanbod kan ook een tweedeling worden gemaakt in op basis van praktijkoefeningen. Sommige aanbieders maken gebruik van acteurs om hun cursisten direct in de gelegenheid te stellen de lesstof praktisch toe te passen. Deze cursusvorm – vaak ook workshop genoemd – draagt bij aan een betere en ook langere beklijving van de materie.    

 

 

Verschillen in cursusduur

Ook in de lengteduur verschillen de cursussen in functioneringsgesprekken. Ze zijn er van één enkele dagdeel tot meerdaags. Bij meerdaagse kunnen die zowel aaneengesloten zijn als uitgespreid in een maand. De langste training in Nederland beslaat een tijdbestek van 3 dagen. De meeste trainingen stellen zich ten doel het gespreksvermogen van leidinggevenden in één dag te verbeteren.    

 

Investeringsbedragen lopen uiteen

De trainingen zijn er in uiteenlopende prijsklassen. U kunt al als Leidinggevende vanaf enkele honderden euro’s aan cursussen deelnemen. De duurste cursussen worden voor een factor 10 meer aangeboden. De prijzen zijn een onbetrouwbare indicator voor cursuskwaliteit. Ze zijn altijd onderhevig aan de behoefte en voorkeuren van de cursist in spe. Evenals het aanbod, verschillen die sterk. In het algemeen bedraagt de vergoeding voor een eendaagse cursus functioneringsgesprekken circa zevenhonderd euro. Voor dergelijke cursussen gelden overigens voordelige fiscale (investerings)regelingen. Naar verwachting is dit ook in het boekjaar 2013 niet anders.    

Nuttige tips om de beste cursus functioneringsgesprekken te kiezen

 

Overweegt u als leidinggevende zelf op zoek te gaan naar een training om uw know-how over functioneringsgesprekken aan te scherpen. Bijvoorbeeld om uw drempelvrees te overwinnen, uw kennis up te daten of om definitief af te rekenen met welles-nietes gesprekken? Wat uw motivatie ook is, deze tips helpen om het ‘ezeltje-prik’ te omzeilen in het gevarieerde cursuslandschap.

 

Goedekope of dure cursussen voor functioneringsgesprekken bestaan er niet. Waardevolle of minder waardevolle cursussen wel. Wat van waarde is, dat bepaalt u als leidinggevende. Prijzen van workshops, trainingen of cursussen zeggen an sich dus niets over de mogelijke geschiktheid voor u. Ze dienen altijd in relatie tot uw specifieke wensen en behoeften als professional te worden bezien. In het algemeen geldt dat hoe beter u weet wat u specifiek behoefte zijn en hoe meer informatie u inzamelt over het cursusaanbod, hoe beter u ze kunt ‘waarderen’ en selecteren.

Deze praktische invalshoeken helpen u de relevantie van een cursus functioneringsgesprekken beter in te schatten.

1.     Stel uzelf nogmaals de vraag of uw trainingsbehoefte logisch is. Goed afgenomen functioneringsgesprekken, kunnen immers in een slecht georganiseerde of opgezette systeem van de HR-cyclus toch verdampen. Klopt de fundamentele basis, de context waarin u zich wil bekwamen. Indien néé, is het dan niet verstandig allereerst hier aandacht aan te (laten) besteden? Sommige aanbieders van cursussen stellen pro-actief die kernvraag of bieden vrijblijvend de mogelijkheid dit vraagstuk met u te bespreken.

2.     Vergewis uzelf ervan of u eigenlijk niet een cursus beoordelingsgesprekken bedoelt in plaats van functioneringsgesprekken of dat u een cursus zoekt die speciaal ingericht is voor een combinatie van die twee. De twee formele gesprekvormen verschillen als dag en nacht en vereisen een volledig verschillende training van managers.

3.     De theorie voor goed gevoerde functioneringsgesprekken is taai en vaak complexer dan cursisten in eerste instantie veronderstellen. In de tijd gespreid leren kan soms wijsheid zijn. Met de opkomst van het internet en toename van kennis over e-learning komen er ook meer cursussen via deze online leerweg. Zeker voor elementaire grondbeginselen kunnen ze een prima startpunt zijn om u te gaan bekwamen en een beter alternatief vormen voor de meer complete offline cursussen. Bovendien zijn ze budgetvriendelijker en geheel tijd en plaats onafhankelijk.   

4.     In-company cursussen kunnen financieel voordeel opleveren en meer aansluiten op uw belevingswereld en praktijk als teamleider in uw organisatie. Door ook collega-leidinggevenden eraan te laten deelnemen, kan het bovendien de harmonisatie van de gesprekskwaliteit bevorderen voor uw organisatie als geheel.

5.     Kies een cursus waar u minder zelf een vertaalslag hoeft te maken van theorie naar uw eigen werkomgeving. Sommige workshops zijn gespecialiseerd naar branches en afdelingen.

6.     Vraag naar keurmerken als u er belang aan hecht en moeite heeft de kwaliteit van een cursus in te schatten. Er zijn er meerderen voor trainings- en opleidingsorganisaties als geheel en individuele trainers (o.a. CEDEO, NOBCO, NOLOC). Hou er echter rekening mee dat ook niet gecertificeerden uitstekend geschikte leer en oefenmeesters kunnen zijn.

7.     Sommige cursussen worden door overkoepelde branche-organisaties gefaciliteerd en leveren maatwerk-voordeel. Zo worden bijvoorbeeld in de metaalsector, de accountancy en de pharmacie actief cursussen aangeboden voor leidinggevenden.

8.     Aanbieders brengen veelal verschillende accenten aan in hun cursussen. Onderken dit en hou daar rekening mee. De visie van uw organisatie op het strategisch personeelsbeleid, de marktpostionering en geavanceerdheid van de functiewaarderingssystemen, zijn (mede) bepalend voor de accenten in uw type functioneringsgesprekken. Hoewel in elk gesprek alle onderwerpen aan bod dienen te komen, verschilt de mate waarin per organisatie en afdeling echter wel beduidend. Zo kunnen de gespreksonderdelen arbeidsomstandigheden of persoonlijke ontwikkeling voor de ene leidinggevende bovengemiddeld veel aandacht vergen en bij een andere aanzienlijk minder.

9.     Mensen en professionals leren beter en sneller als meer zintuigen worden geprikkeld in het leerproces. Bovendien blijkt uit onderzoek dat de lesstof langer blijft ‘hangen’. Rollenspellen met of zonder acteurs kunnen cursisten helpen de knowhow sneller eigen te maken. Bij cursusaanbieders maakt een dergelijke praktijksimulatie echter niet altijd standaard onderdeel uit van de leergang.    

10.  Goede functioneringsgesprekken vallen of staan ook met ‘effectieve communicatie’….. Het karakter en de persoonlijkheid van teamleiders bepalen daardoor onbewust al veel van het succes. Sommige cursusaanbieders doen (psychometrisch) onderzoek naar uw leiderschapstype en spelen tijdens de cursus functioneringsgesprekken hierop in. Dat kan u op de werkvloer, sociaal-psychologisch, meer voordeel opleveren.

11.  De beroepscultuur van u en uw medewerkers kunnen qua vorm en inhoud het type functioneringsgesprek sterk beïnvloeden. Leraren, technici, zorgprofessionals of salesprofessionals: ze verschillen, ervaren en bespreken het functioneren van hen anders. De een praat graag over de mens achter de professional, de ander juist niet en vindt het ‘not-done’. Cursussen dienen idealiter hierin te voorzien om aansluiting te krijgen bij u als cursist, professional en uiteraard uw toekomstige gesprekspartners op de afdeling.   

12.  Het cursusmateriaal wordt niet altijd steevast klassikaal behandeld. Sommige aanbieders helpen u extra efficiënt te leren door u, al voor aanvang van de cursus, allereerst in de materie in te laten lezen. Andere aanbieders prefereren juist de lesstof omwille van de effectiviteit tijdens de cursus interactief met u te gaan behandelen en geven nadien een naslagwerk mee. Wat heeft uw leervoorkeur? 

13.  Sommigen teamleiders kampen in hun gespreksronden meer met “conflictsituaties”. Sommige cursussen voorzien hierin om ook dan, met behoud van de werkrelatie, constructieve gesprekken af te kunnen afnemen. Niet elke cursus biedt deze speciale kennis pro-actief aan.

14.  Sommige cursussen zijn subsidiabel. Werkgeversorganisaties kunnen helpen u hiervan op de hoogte te stellen. Voor scholengemeenschappen en bijvoorbeeld organisaties in bepaalde regio’s kunnen er (indirekt) regelingen gelden.   

15.  Cursussen zijn in de regel afgestemd op het opleidingsniveau en de werkervaring van hun cursisten. Een te groot verschil tussen u,  de “lesstof” en medecursisten veroorzaakt ruis, ergenis en afbreuk van leerresultaten. Win hierover actief inlichtingen in.

16.  Hou rekening met de achtergronden van de cursusaanbieders. Onbewust kunnen zij hun paradigma’s (disciplinaire visie) opleggen en zaken over functioneringsgesprekken onder of overbelichten. Soms kan dit voordelig voor u zijn, soms juist ietwat minder. In Nederland worden cursussen functioneringsgesprekken vooral aangeboden door (sociaal-) psychologen, HRM-ers, communicatiedeskundigen, ICT-ers en eductiedeskundigen pur sang.

17.  Worshops kunnen nog zo goed zijn, maar met trainers moet het wel klikken. Bezoek eens oriëntatiedagen van aanbieders om een beeld te vormen over hun trainers. Ze worden veelvuldig gehouden.

18.  Het aantal deelnemers van cursussen varieert. Een teveel beïnvloedt de kwaliteit van de leeromgeving nadelig. De ijzeren-wet luidt: een maximum van twaalf. Behalve de grootte, is ook de samenstelling van de cursusgroep in dit kader relevant. Hierbij kan concreet gedacht worden aan bijvoorbeeld opleidingsniveau, branches, leeftijd en ervaring. De profielen van uw medecursisten kunnen een cursuskwaliteit bevorderen of verminderen. Stel u bij een trainingsbureau actief op de hoogte over de (voorgenomen) samenstelling om u hierover een beter beeld te vormen. Meer groepshomogeniteit leidt doorgaans tot meer kwaliteit.   

Wat is een functioneringsgesprek?

Er zijn in Nederland meerdere type ‘functioneringsgesprekken’. Ze zijn allen onvergelijkbaar. Mede dit veroorzaakt het kwaliteitsverschil van het functioneringsgesprek. Het schept aan beide kanten van de tafel verwarring. Wat is het nu wel en wat beslist niet…..?

 

Algemeen

Een functioneringsgesprek is een officieel gesprek waar zowel het functioneren van de werknemer als het functioneren van de direct leidinggevende(n) in een bepaalde periode behandeld wordt. Men probeert in die gesprekken gezamenlijk een zo objectief en betrouwbaar mogelijk beeld te vormen over de tussentijdse vooruitgang. Hierbij worden meestal de (begrote) doelstellingen en targets als uitgangspunt genomen om te komen tot een opvatting over het functioneren.

Overige gespreksonderwerpen
Eventueel kunnen in die gesprekken ook zaken besproken worden die het functioneren van werknemers en de leidinggevenden in die betreffende periode verklaren. Zo is het niet ongebruikelijk dat in functioneringsgesprekken bijvoorbeeld ook gesproken wordt over de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim, de vaardigheden van een werknemer (competenties) of de ervaren kwaliteit van de (bege)leiding.

Wie, hoevaak en waarom
Behalve de werknemer en de leidinggevende kunnen ook andere personen aan de bespreking deelnemen. Functioneringsgesprekken kunnen meerdere keren per jaar in organisaties plaatsvinden of geheel niet. Dit is mede afhankelijk van de visie en voorkeuren van het management op de bedrijfsvoering. Ook wet & regelgeving en cao’s kunnen bepalend zijn voor de mate waarin ze voorkomen.

Een onderdeel van de HR-Cyclus
Functioneringsgesprekken zijn cyclisch van aard. Ze komen (meestal op gezette tijden) in het jaar voor. Samen met beoordelingsgesprekken maken ze onderdeel uit van de zogenaamde “HR-cyclus”.

Een belangrijk hulpmiddel
Functioneringsgesprekken zijn o.a. een belangrijk hulpmiddel voor het prestatiemanagement, het kwaliteitsmanagement, gedragscodes en beoordelingssystemen in bedrijven en instellingen. Aan de hand van de uitkomsten kunnen betere en meer onderbouwde beslissingen over deze en andere belangrijke vraagstukken worden genomen. Dit komt de kwaliteit – in termen van effectiviteit, efficiëntie en ethiek – van het management ten goede. Hierbij valt ondermeer concreet te denken aan dienstbetrekkingen (contractduur, promotie, ontslag etc.), het salaris en bijvoorbeeld keuzes voor training en opleiding van het personeel. Ook kan er bijvoorbeeld aan “bij- en aansturing” worden gedaan van personeel, kader, afdelingen of organisatorische aanpassingen worden gepleegd. Niet alleen het groot bedrijf en op-winst-gerichte bedrijven hebben hiermee te maken maar ook het MKB en niet- op- winst-gerichte organisaties. Daarom zijn functioneringsgesprekken in principe voor elke organisatie interessant.

Het vervult meerdere functies
Behalve de bovengenoemde functies heeft het functioneringsgesprek ook andere belangrijke (symbolische) nevenfuncties gekregen. Die beperken zich niet alleen tot leidinggevenden. In de loop der tijd zijn ze ook nuttig en belangrijk geworden voor werknemers. Op deze website worden deze en het belang ervan voor leidinggevenden elders uitgebreid behandeld.

Begripsverwarring
Het komt nogal eens voor dat functioneringsgesprekken verward worden met beoordelingsgesprekken. Andersom ook. In sommige gevallen wordt een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek met werknemers ook tegelijkertijd gevoerd.

 

U kunt bij Het Functioneringsgesprek.nl diverse formulieren gratis downloaden voor uw functioneringsgesprekken.

 

Voor een uitnodiging voor het functioneringsgesprek (Klik hier).

Wilt u snel en eenvoudig een functioneringsgesprek voeren en deze opslaan als verslag in het personeelsdossier? (klik hier).

Wilt u de kwaliteitsbeleving van de functioneringsgesprekken in uw organisatie professioneel meten? (klik hier)

De onderdelen van een functioneringsgesprek

Vaak wordt over een functioneringsgesprek gedacht dat het een gesprek is. Dat is onjuist. We adviseren leidinggevenden het bewust ruimer te zien. Dat zorgt voor betere kwaliteit. Voor u als leidinggevende en voor uw personeel……. 

 

Elk functioneringsgesprek bestaat uit drie afzonderlijke onderdelen. Die onderdelen kunnen ook fasen worden genoemd. Het betreffende de fasen: vooraf, tijdens en na het gesprek. Je kan deze onderdelen tezamen het totale functioneringsgesprek noemen. Ze zijn zowel voor u als leidinggevende als voor uw medewerkers van groot belang om van de gesprekken een succes te maken. Iedereen heeft in elke fase bepaalde verwachtingen waar zo optimaal mogelijk op ingespeeld moet worden. Dit zorgt op korte en langer termijn op veel vlakken voor tevredenheid bij leidinggevenden, afdelingen en de medewerkers. 

 

In de fase voorafgaand aan het functioneringsgesprek worden allereerst de noodzakelijke voorbereidingen gedaan. Tal van zaken moeten worden georganiseerd, gepland, verzameld en bijvoorbeeld gecommuniceerd. Op verschillende niveau’s. Vooral de leidinggevende en de afdeling personeelzaken moeten in deze fase veel werk verzetten. Ook de werknemers zelf bereiden zich voor op de gesprekken voor. Of hun dit nu gevraagd is of niet…..

 

Tijdens het functioneringsgesprek worden de individuele gesprekken met de werknemers en de leiding gehouden. Eventueel kunnen ook andere functionarissen aan die gesprekken deelnemen. De gesprekken kennen een logische “opbouw” en behandelen in principe alle relevante onderwerpen die betrekking hebben op het functioneren van de werknemers en de leiding. Als alle onderwerpen besproken zijn en er een gezamelijk totaalbeeld is ontstaan, worden de gesprekken afgerond. Meestal ondertekenen de leidinggevende en werknemers dan schriftelijk het besprokene en haar uitkomsten. Waar er verschil van inzichten zijn, kunnen die in sommige organisaties worden aangegeven. Oordelen over het wederzijds functioneren worden niet geveld.

 

In de nafase van het functioneringsgesprek wordt de informatie en kennis van de afgenomen functioneringsgesprekken verwerkt, opgeslagen, verspreid en gebruikt. Ook de werknemers krijgen de uitkomsten teruggekoppeld. In de regel gebeurt dit schriftelijk. 

 

Bij sommige werknemers kan het noodzakelijk zijn nog een vervolggesprek te houden. Bijvoorbeeld omdat er te weinig tijd was of omdat het wenselijk geacht wordt (door de leiding of een werknemer) om bepaalde onderwerpen verder uit te diepen. In dit laatste geval begint de “cyclus” van het totale functioneringsggesprek (vooraf, tijdens en achteraf) dan weer opnieuw. In theorie kan dit net zolang doorgaan totdat alle noodzakelijke informatie en kennis (op juiste wijze) is verkregen.

 

Wat is een Beoordelingsgesprek?

Een functioneringsgesprek wijkt op belangrijke punten af van een beoordelingsgesprek. Inzicht hierin is voor leidinggevenden belangrijk omdat het de kwaliteit van hun gevoerde functioneringsgesprekken met de werknemer ongewenst kan beïnvloeden.

Een beoordelingsgesprek is een formele ontmoeting tussen een werknemer en zijn leidinggevende waarin het totale functioneren van de werknemer in een periode door de leidinggevende en eventuele anderen eenzijdig wordt behandeld en definitief beoordeeld. Vaak betreft die periode een jaar.

Vaak worden de uitkomsten van eerder gehouden functioneringsgesprekken met de medewerker door de leiding gebruikt om: (a) tot het definitieve oordeel te komen over het functioneren en (b) dit oordeel ook beter te onderbouwen aan de persoon.

De formele beoordeling die uit die gesprekken voortkomt, wordt schriftelijk vastgelegd en kan zogenaamde rechtspositionele gevolgen hebben. Het kan voor de werknemer werking hebben voor de dienstbetrekking (contractduur, promotie, ontslag), de primair en secundaire arbeidsvoorwaarden (vergoedingen) en de officiële “ontwikkelingstrajecten” (POP’s) van een werknemer.

Het verschil tussen een functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek

Functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken verschillen beduidend. Hier volgt een overzicht van belangrijke afwijkingen tussen het klassieke functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.

Functieverschil
Klassieke functioneringsgesprekken kunnen, behalve een controle-functie voor de voortgang van prestaties,meer functies vervullen dan beoordelingsgesprekken. Beoordelingsgesprekken richten zich voornamelijk op de waardering en ontwikkeling van een individuele werknemer, de zogenaamde prestatiebeoordeling en persoonlijke ontwikkelingsplannen. Werknemers kunnen bij functioneringsgesprekken vaak ook onderwerpen zelf indienen. Bij beoordelingsgesprekken is inbreng geheel niet mogelijk.

Voorbereidingen
In de voorbereiding van de functioneringsgesprekken zijn, naast personeelszaken en de leidinggevende vaak ook de werknemers zelf betrokken om informatie aan te leveren voor het gesprek dat moet plaatsvinden. Bij de voorbereiding van beoordelingsgesprekken vindt geen enkele inbreng plaats van de werknemer.

Gespreksonderwerpen
Bij functioneringsgesprekken worden doorgaans aan de hand van prestatie en competentiecriteria het functioneren van de werknemer besproken. Ook de manier van leidinggeven wordt belicht. Vaak worden eveneens zaken als de arbeidsomstandigheden en het ziekteverzuim besproken. Bij beoordelingsgesprekken wordt het totale functioneren van de werknemer geëvalueerd en toegelicht aan de hand van de beoordelingscriteria en competetentie-vereisten. Over het functioneren van de leidinggevende wordt hier niet gesproken. Afsluitend wordt de beloning behandeld en mogelijk ook het volgen van trainingen en opleidingen van de werknemer. Die laatste komen dan in een persoonlijk ontwikkelingsplan (PoP) voor de werknemer.

Centrale vraagstelling
Bij functioneringsgesprekken is de centrale vraag “Hoe gaat het met het werk?”. Bij beoordelingsgesprekken is de centrale vraag “Hoe waardeer en ontwikkel ik jou als werknemer?”

Frequentie
Beoordelingsgesprekken vinden doorgaans 1 keer per kalenderjaar plaats. Bij functioneringsgesprekken kunnen die veel vaker gehouden worden. Bovendien kunnen werknemers er ook zelf extra om verzoeken.

Periode
Bij functioneringsgesprekken wordt vaak een gedeelte van het jaar besproken. Bij beoordelingsgesprekken betreft de periode vaak een geheel jaar.

Gesprekscultuur
Functioneringsgesprekken vinden ongedwongen, op een gelijkwaardige basis plaats. De leidinggevende en de werknemer vernemen over en weer elkaars opvattingen over hun functioneren en verduidelijken die waar nodig. Er is gesprekstechnisch dus sprake van twee-richtingsverkeer. Beïnvloeding van elkaars denkbeelden is mogelijk. Eventueel kan een vervolggesprek worden afgesproken als daar behoefte aan is. Bij beoordelingsgesprekken daarentegen is er sprake van een-richtingsverkeer en vindt er een soort “monoloog” van de leidinggevende plaats. Hierin wordt de eindindruk verduidelijkt aan de werknemer en het eindoordeel geveld over het totale functioneren. De werknemer mag eventuele bezwaar aanteken, maar die zijn niet meer van wezenlijke betekenis voor het eindoordeel. Een additioneel vervolggesprek is zeer ongebruikelijk.

Informatievergaring
Om denkbeelden over het functioneren te vormen bij functioneringsgesprekken,kan informatie zowel tijdens als voorafgaand aan het gesprek worden verzameld. Bij beoordelingsgesprekken vindt het vergaren van nieuwe informatie nauwelijks meer plaats en is het beeld reeds gevormd. Vaak onderbouwt men het eindoordeel ook met de resultaten van de voorafgaande functioneringsgesprekken.

Consequenties
Beoordelingsgesprekken kunnen zogenaamde rechtspositionele gevolgen hebben, functioneringsgesprekken niet. Bij beoordelingsgesprekken kunnen de uitkomsten namelijk werking hebben voor de arbeidsovereenkomst en de arbeidsbetrekking. Zo kan het leiden tot promotie of bijvoorbeeld ontslag. Ook wat betreft de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden kan het gevolgen hebben. Ze kunnen bindend worden aangepast.