Ze gewoon niet doen is soms heel verstandig!

Wanneer functioneringsgesprekken averechts kunnen werken

Hoewel functioneringsgesprekken meestal bijdragen aan de ontwikkeling en motivatie van je team, kan het soms juist verstandig zijn om ze in bepaalde gevallen niet te voeren of de aanpak te herzien.

Recente onderzoeken wijzen uit dat functioneringsgesprekken die slecht georganiseerd en uitgevoerd zijn meer schade kunnen aanrichten dan goed doen.

De impact van slecht uitgevoerde functioneringsgesprekken

Een slecht uitgevoerd functioneringsgesprek kan het moreel van medewerkers aantasten en hun prestaties ondermijnen.

Werknemers die ontevreden zijn over de kwaliteit van hun functioneringsgesprek blijken vaak minder betrokken, minder klantgericht en zelfs minder loyaal te worden.

Het effect is sterk: ontevreden medewerkers laten doorgaans een daling van meer dan 20% zien in klantgerichtheid en loyaliteit ten opzichte van degenen die wél een positieve ervaring hebben met functioneringsgesprekken.

Niet alleen voor ‘moeilijke’ gesprekken, maar ook voor sterke medewerkers

Hoewel je misschien verwacht dat vooral minder goed functionerende medewerkers negatief zijn over deze gesprekken (het Horns-effect), blijkt dit effect ook op te treden bij goed presterende medewerkers wanneer het gesprek niet goed wordt aangepakt.

Ook zij geven vaak aan minder loyaal of gemotiveerd te zijn na een onbevredigend gesprek. Dit benadrukt het belang van zorgvuldigheid en kwaliteit in elk gesprek.

Focus op kwaliteit: hoe maak je functioneringsgesprekken effectief?

Om functioneringsgesprekken positief en constructief te maken, kun je letten op de volgende aspecten:

Bereid je zorgvuldig voor: Zorg dat je goed op de hoogte bent van de prestaties en de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Dit toont respect en zorgt voor een meer gerichte en relevante dialoog.
Creëer een open en veilige sfeer: Geef de medewerker ruimte om zich uit te spreken en luister zonder direct te oordelen. Wanneer medewerkers zich gehoord voelen, draagt dit bij aan hun betrokkenheid en motivatie.
Stel duidelijke en haalbare doelen: Functioneringsgesprekken werken het beste als er concreet wordt gekeken naar haalbare doelen en vervolgstappen. Dit geeft medewerkers richting en houvast.
Pas je stijl aan per gesprekstype: Houd rekening met het type medewerker en de situatie. Sommige medewerkers reageren beter op een gestructureerde aanpak, terwijl anderen baat hebben bij een informelere, coachende stijl.
Blijf constructief, zelfs bij verbeterpunten: Bespreek verbeterpunten op een manier die de medewerker helpt om verder te groeien, zonder hen te demotiveren. Geef praktische tips en begeleid ze in het proces.

Het vermijden van schadelijke gesprekken

In sommige gevallen kan het verstandig zijn om functioneringsgesprekken tijdelijk uit te stellen of te heroverwegen, bijvoorbeeld als:

De gesprekken slecht zijn voorbereid: Een onvoorbereid gesprek doet meer kwaad dan goed. Zorg ervoor dat je alle informatie hebt en niet impulsief het gesprek ingaat.
De timing ongelukkig is: Tijdens stressvolle periodes of bij organisatorische veranderingen kan het beter zijn om het gesprek op een rustiger moment te voeren.
Er duidelijke alternatieven zijn: Regelmatig informeel contact en tussentijdse evaluaties kunnen soms net zo effectief zijn en voorkomen dat alles op één moment neerkomt.

Wat je kunt doen na een teleurstellend gesprek

Als je merkt dat een gesprek niet de gewenste uitkomst heeft gehad, onderneem dan stappen om de schade te beperken en het vertrouwen te herstellen.

Nodig de medewerker uit voor een vervolg- of feedbackgesprek waarin je ingaat op hun zorgen en vraagt hoe je hen beter kunt ondersteunen.

Door proactief te reageren toon je betrokkenheid en bereidheid om te verbeteren, wat de relatie en samenwerking uiteindelijk ten goede komt.

Conclusie

Een functioneringsgesprek is een belangrijk instrument, maar de kwaliteit ervan bepaalt de waarde voor je team.

Door elk gesprek zorgvuldig voor te bereiden en uit te voeren, creëer je een cultuur waarin medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen. Dit draagt niet alleen bij aan hun prestaties en welzijn, maar versterkt ook de relatie en loyaliteit binnen het team.