De ontslagprocedure

Wanneer je als leidinggevende tot de conclusie komt dat ontslag van een werknemer onvermijdelijk is, kun je de ontslagprocedure starten via twee routes: het UWV of de kantonrechter.

De keuze voor de juiste procedure hangt af van de ontslagreden en de omstandigheden. Hier is een overzicht van beide mogelijkheden, met de stappen die je kunt nemen om zorgvuldig en effectief door de ontslagprocedure te navigeren.

Ontslag via het UWV: de ontslagvergunning

De procedure via het UWV is geschikt bij ontslag om bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschiktheid (meer dan twee jaar). Als werkgever vraag je bij het UWV een ontslagvergunning aan. Dit proces verloopt als volgt:

1. Indienen van de ontslagaanvraag
   Je dient bij het UWV een ontslagaanvraag in, waarin je de reden voor ontslag gedetailleerd motiveert.
   
   Het UWV stelt strikte eisen aan de onderbouwing, vooral bij economische ontslagen. Bij arbeidsongeschiktheid dien je aan te tonen dat re-integratie of andere passende aanpassingen niet mogelijk zijn.
2. Hoor- en wederhoor
   Het UWV hanteert een hoor- en wederhoor-principe. Dit betekent dat zowel jij als de werknemer de kans krijgt om de situatie toe te lichten.
   Als werkgever moet je je standpunten zorgvuldig onderbouwen met bewijs, zoals financiële rapportages, re-integratieverslagen, of andere relevante documenten.
3. Bezwaar door de werknemer
   De werknemer krijgt de gelegenheid om officieel bezwaar aan te tekenen tegen de ontslagaanvraag.
   
   Het UWV zal dit bezwaar meenemen in zijn beoordeling. Houd er rekening mee dat het UWV niet snel akkoord gaat zonder grondig bewijs en zorgvuldige afweging van beide partijen.
4. Beslissing UWV
   Het UWV neemt een besluit op basis van de ingediende stukken en het bezwaar van de werknemer. Als de vergunning wordt verleend, kun je de arbeidsovereenkomst opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn.
5. Transitievergoeding
   In het geval van ontslag via het UWV ben je verplicht een transitievergoeding te betalen, tenzij er sprake is van ontslag om dringende redenen (bijvoorbeeld fraude of diefstal).

Ontslag via de kantonrechter: de ontbindingsprocedure

Als je ontslag wilt aanvragen op basis van persoonlijke omstandigheden, zoals disfunctioneren, verstoorde arbeidsrelatie, of andere redenen, kun je een verzoek indienen bij de kantonrechter. Deze procedure, de ontbindingsprocedure, verloopt als volgt:

1. Indienen ontbindingsverzoek
   Je dient een schriftelijk verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst in bij de kantonrechter. Hierin licht je de ontslagreden uitvoerig toe, bijvoorbeeld een ernstig verstoorde arbeidsrelatie of herhaald disfunctioneren, onderbouwd met relevante documentatie (bijvoorbeeld verslagen van functioneringsgesprekken, verbetertrajecten).
2. Verweerschrift van de werknemer
   De werknemer kan een verweerschrift indienen om zijn of haar kant van het verhaal te presenteren.
   
   Dit document speelt een belangrijke rol tijdens de zitting en kan de uitkomst van de procedure beïnvloeden.
3. Zitting en mondelinge behandeling
   Beide partijen worden uitgenodigd voor een mondelinge behandeling. Hier krijg je als leidinggevende de kans om jouw positie en argumenten te verduidelijken.
   
   De rechter zal vaak proberen te bemiddelen om tot een onderlinge oplossing te komen. Als dit niet lukt, beslist de rechter later over het verzoek.
4. Beschikking van de kantonrechter
   De rechter zal zijn beslissing vastleggen in een beschikking. In de beschikking staat of het verzoek tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst is toegewezen en zo ja, per wanneer de arbeidsovereenkomst eindigt.
   
   De rechter kan in de beschikking ook een transitievergoeding of een billijke vergoeding vaststellen als hij vindt dat de werknemer op een onredelijke manier is behandeld.
5. Intrekken van het ontslagverzoek
   Indien de rechter een hoge ontslagvergoeding toekent, heb je als werkgever de mogelijkheid om het ontslagverzoek in te trekken.
   
   In dat geval blijft de arbeidsovereenkomst in stand en kan de werknemer in dienst blijven. Dit geeft je enige flexibiliteit, mocht de beschikking financieel ongunstig uitvallen.

Wat als de ontslagprocedure is afgerond?

Wanneer de kantonrechter of het UWV akkoord gaat met het ontslag, gelden de volgende aandachtspunten:

• Eindafrekening: Zorg voor een correcte eindafrekening, waarbij openstaande vakantiedagen en eventuele transitievergoedingen worden uitbetaald.
• Administratie en afsluiting: Vergeet niet om de administratie rond de beëindiging van de arbeidsovereenkomst af te ronden, zoals het afmelden van de werknemer bij de salarisadministratie en het inleveren van bedrijfseigendommen.

Tips voor een zorgvuldige ontslagprocedure

• Heldere documentatie: Documenteer alle stappen, van gesprekken tot verbetertrajecten. Dit vormt later een sterk dossier.
• Juridisch advies: Overweeg bij complexe ontslagzaken juridisch advies in te winnen om risico’s te beperken.
• Respectvolle communicatie: Houd de communicatie respectvol en professioneel, zowel voor als tijdens de procedure, om de impact voor de werknemer zo draaglijk mogelijk te maken.

Samenvattend

Ontslag is een ingrijpende beslissing die zorgvuldigheid en respect vereist.

Als leidinggevende heb je de verantwoordelijkheid om, bij onvermijdelijk ontslag, dit proces zo zorgvuldig en transparant mogelijk te laten verlopen, met oog voor zowel de zakelijke als menselijke aspecten.