De voorbereiding van functioneringsgesprekken

Een functioneringsgesprek is het meest effectief als het goed is voorbereid door zowel jou als de medewerker.

Een gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat de medewerker zich gehoord voelt en dat jullie beiden heldere verwachtingen en doelen kunnen stellen.

Hier zijn enkele stappen en tips om je optimaal voor te bereiden.

1. Tijdige en duidelijke communicatie

Begin de voorbereiding door de medewerker minimaal twee weken van tevoren te informeren over de datum, tijd en locatie van het gesprek.

Kies een rustige, neutrale plek waar jullie niet gestoord worden. Een opstelling waarin jullie in een hoek van 90 graden zitten (bijvoorbeeld naast elkaar met een kleine draai), bevordert een gelijkwaardige sfeer en voorkomt dat het gesprek een “tegenover-elkaar”-gevoel krijgt.

2. Stuur een uitnodiging met voorbereidingsverzoeken

Bij de uitnodiging kun je de medewerker vragen om een lijstje op te stellen van onderwerpen die hij of zij graag wil bespreken.

Vraag deze lijst uiterlijk een week van tevoren op, zodat je inzicht krijgt in wat er bij de medewerker leeft en je je eigen voorbereiding hierop kunt afstemmen.

Deel ook zelf de punten die jij belangrijk vindt om te bespreken, zodat de medewerker zich op die onderdelen kan voorbereiden.

3. Evalueren van eerdere afspraken en doelen

Blik terug op het vorige functioneringsgesprek en de daar gemaakte afspraken. Stel jezelf de volgende vragen:

• Zijn de afgesproken doelen en resultaten behaald?
• Zijn er openstaande punten die nog aandacht vragen?
• Welke werkafspraken hebben goed uitgepakt, en welke vereisen aanpassing of nieuwe afspraken?

Een overzicht van eerdere afspraken en hun voortgang helpt om concrete voorbeelden en cijfers mee te nemen, wat het gesprek doelgericht en objectief maakt.

4. Checklist voor jouw voorbereiding

Een goede checklist kan helpen om niets over het hoofd te zien en je voor te bereiden op specifieke gespreksonderwerpen. Overweeg de volgende punten:

• Prestaties en resultaten: Wat waren de verwachtingen, en hoe heeft de medewerker daaraan voldaan? Noteer specifieke voorbeelden van prestaties en successen, evenals gebieden waar verbeteringen mogelijk zijn.
• Kennis, vaardigheden en attitude: Overweeg welke kwaliteiten van de medewerker hebben bijgedragen aan de resultaten. Zijn er specifieke vaardigheden of gedragskenmerken die de medewerker verder kan ontwikkelen om nog beter te presteren?
• Ontwikkelingsmogelijkheden: Bespreek mogelijke groei- en ontwikkelingskansen voor de medewerker. Dit kan gaan om professionele vaardigheden, persoonlijke effectiviteit of kennis van een nieuw gebied. Hoe kan jij hierin als leidinggevende ondersteunen?
• Ondersteuning vanuit jouw rol: Identificeer hoe jij de medewerker kunt ondersteunen in het behalen van zijn doelen. Dit kan variëren van het aanbieden van specifieke trainingen tot het wegnemen van belemmeringen of het geven van meer verantwoordelijkheden. Door aan te geven hoe jij wilt bijdragen, vergroot je de betrokkenheid en motivatie van de medewerker.
• Doorgroeimogelijkheden binnen de organisatie: Bekijk of er mogelijkheden zijn voor de medewerker om binnen de organisatie door te groeien, afhankelijk van zijn prestaties en ambitie. Dit kan het gesprek inspireren en een toekomstperspectief bieden.
• Huidige uitdagingen: Welke obstakels of problemen ervaart de medewerker in zijn huidige functie? Denk hierbij aan knelpunten in processen, werkomstandigheden, of teamdynamiek. Verzamel ook concrete voorbeelden om de uitdagingen bespreekbaar te maken en samen te zoeken naar oplossingen.
• Jouw verwachtingen en ambities voor de medewerker: Formuleer wat jij in de komende periode van de medewerker verwacht. Door hier helder over te zijn, geef je de medewerker richting en duidelijkheid over hoe hij of zij kan bijdragen aan de organisatiedoelen.

5. Structuur en doelen van het gesprek

Een functioneringsgesprek wordt nog effectiever als je van tevoren een logische structuur hebt bedacht en doelen hebt gesteld. Stel jezelf vragen als:

• Wat wil ik aan het einde van dit gesprek hebben bereikt?
• Welke uitkomsten wil ik dat de medewerker meeneemt?
• Hoe kan ik het gesprek zo inrichten dat het positief en toekomstgericht blijft?

Tips voor een succesvolle voorbereiding:

1. Houd een open, objectieve instelling: Probeer zonder aannames of vooroordelen het gesprek in te gaan. Evalueer het functioneren van de medewerker op basis van feiten en prestaties, niet op basis van je persoonlijke indrukken.
2. Neem voldoende tijd voor je voorbereiding: Zorg dat je ruim voor het gesprek klaar bent met de voorbereidingen, zodat je met een heldere geest het gesprek in kan gaan.
3. Werk aan je vragenlijst: Bereid enkele open vragen voor die de medewerker uitnodigen om zijn of haar perspectief te delen. Denk aan vragen zoals:

• “Wat ging er volgens jou goed in de afgelopen periode, en waar zie je nog kansen voor verbetering?”
• “Welke middelen of ondersteuning zou je nodig hebben om je werk nog beter te kunnen doen?”
• “Hoe ervaar jij je huidige verantwoordelijkheden, en zijn er gebieden waarin je graag meer zou willen groeien?”

1. Creëer een positieve insteek: Een functioneringsgesprek is er niet alleen om verbeterpunten aan te pakken, maar ook om sterke punten te erkennen en toekomstmogelijkheden te verkennen. Geef positieve feedback, en formuleer verbeterpunten opbouwend en doelgericht.
2. Verwacht actieve inbreng van de medewerker: Leg de nadruk op samenwerking en gelijkwaardigheid. Door de medewerker actief te betrekken en diens input serieus te nemen, bouw je een relatie op van wederzijds vertrouwen en respect.

Voorbereiding conclusie

Een goed voorbereid functioneringsgesprek legt de basis voor verdere groei en ontwikkeling van je medewerker.

Door het gesprek gestructureerd, positief en open in te gaan, zorg je ervoor dat het niet alleen een evaluatiemoment is, maar een gesprek dat motivatie en richting geeft.