Functioneringsgesprek periodiek plannen

De vraag hoevaak het verstandig is functioneringsgesprekken te houden hangt af van de noodzaak en de behoefte. Die verschillen van organisatie tot organisatie.

Noodzaak

Functioneringsgesprekken kunnen voor organisaties noodzakelijk zijn omdat wetten en wettelijke regelingen dit vereisen. Ook bepaalde cao’s kunnen organisaties “dwingen” ze te houden. 

Interne behoefte

Behalve noodzaak door krachten van buitenaf, kan er uiteraard vanuit de organisaties zelf ook behoefte zijn functioneringsgesprekken. Vaak worden de functioneringsgesprekken dan ook gekoppeld aan een formeel beoordelingssysteem. 

In dit geval vervult het dan, behalve het realiseren van (organisatorische) doelen, ook een functie voor de functiewaarderingen en opleiding van personeel in organisaties.

Structurele behoeften

Maar los van het personeelsmanagement en het prestatiemanagement, kunnen er meer drijvende krachten zijn om te besluiten als organisatie aan functioneringsgesprekken te doen.

Zo kan het voor bepaalde organisaties doeltreffend zijn de gesprekken actief te gebruiken als controle-instrument voor bijvoorbeeld het kwaliteitsmanagement (bv. ISO-normering), de ARBO uitvoering (ziekteverzuim) of bijvoorbeeld Corporate-identity programma’s om het imago naar buiten toe te bewerken.

In alle gevallen kunnen de afzonderlijke doelstellingen in de prestatiecriteria (KPI’s) voor de werknemers worden toegevoegd en in het gesprek behandeld.  

Incidentele behoeften

Ook incidentele omstandigheden kunnen de behoefte aan functioneringsgesprekken vergroten. Zo kan het management, bijvoorbeeld om een extra vinger aan de pols te houden,besluiten intensiever functioneringsgesprekken te gaan houden bij ingrijpende reorganisaties.

Conclusie

De vraag hoevaak de functioneringsgesprekken gehouden moeten worden, blijkt dus sterk afhankelijk van meerdere factoren. Los van wettelijke regelingen, blijkt met name de gekozen gebruikersfunctie(s) van het functioneringsgesprek mede bepalend voor de frequentie.

Algemene noemer is uiteraard wel hoe het “nut” ervaren wordt. De gespreksronden zijn immers kennis, tijd en kapitaalintensief. Er zal door elke organisatie dus een afweging moeten worden gemaakt tussen de kosten en de baten ervan.