Het gespreksplan

Het voeren van functioneringsgesprekken kan uitdagend zijn, vooral als je te maken hebt met medewerkers die moeite hebben hun gedachten onder woorden te brengen, of juist té uitvoerig praten.

Als leidinggevende is het daarom essentieel om voorbereid te zijn met een effectief gespreksplan en verschillende gespreksvaardigheden, zodat je elk gesprek in goede banen kunt leiden.

Hier zijn tips voor het opstellen van een gespreksplan en hoe je verschillende gespreksvaardigheden effectief kunt inzetten bij uiteenlopende types medewerkers.

Het gespreksplan

Een goed gespreksplan helpt je om structuur en richting te geven aan functioneringsgesprekken, zodat zowel jij als de medewerker zich gehoord voelt en het gesprek constructief verloopt.

Een degelijk gespreksplan bevat de volgende elementen:

Doelstelling van het gesprek: Bepaal van tevoren wat je met het gesprek wilt bereiken. Denk bijvoorbeeld aan het bespreken van prestaties, het identificeren van ontwikkelbehoeften, of het evalueren van doelen en verwachtingen.
Aandachtspunten en onderwerpen: Noteer de belangrijkste thema’s die je wilt bespreken, zoals werkinzet, samenwerking, ontwikkeling, en eventuele belemmeringen. Dit zorgt ervoor dat het gesprek gefocust blijft en je alle punten kunt afdekken.
Gespreksstijl en -technieken: Kies vooraf de gesprekstechnieken die je wilt toepassen, afhankelijk van het type medewerker en de situatie. Bepaal ook wanneer en hoe je feedback wilt geven.
Tijdsplanning: Geef elk onderdeel een tijdsindicatie, zodat je niet te lang blijft hangen bij één onderwerp. Een gestructureerd gesprek voelt professioneel en effectief, en dat draagt bij aan een positieve ervaring voor beide partijen.
Documentatie en vervolgstappen: Maak tijdens of na het gesprek notities over de besproken onderwerpen en maak afspraken over vervolgacties. Deze documentatie helpt bij het opvolgen van afspraken en zorgt ervoor dat zowel jij als de medewerker duidelijkheid hebt over de gemaakte afspraken.

Gespreksvaardigheden en tips voor verschillende medewerkerstypes

In elk functioneringsgesprek kan het gedrag en de houding van de medewerker verschillen. Hier zijn enkele veelvoorkomende types en suggesties voor hoe je als leidinggevende effectief kunt reageren:

1. Niet-willers: medewerkers die weerstand tonen

Technieken: Doorvragen, duidelijkheid creëren.
Aanpak: Niet-willers kunnen snel defensief reageren of zich afwijzend opstellen. Probeer hier doorheen te prikken door open vragen te stellen en door te vragen. Laat zien dat je hun zorgen serieus neemt en zoek samen naar achterliggende redenen voor hun weerstand.

2. Zwijgzame medewerkers: medewerkers die weinig delen

Technieken: Actief luisteren, open vragen stellen, samenvatten.
Aanpak: Deze medewerkers hebben vaak wat tijd nodig om open te praten. Stimuleer hen door open vragen te stellen en actief te luisteren zonder te onderbreken. Samenvatten kan hen helpen om hun eigen woorden beter te begrijpen en zich op hun gemak te voelen.

3. Verwijters: medewerkers die externe oorzaken aanwijzen

Technieken: Doorvragen, focus houden op oplossingen.
Aanpak: Verwijters leggen de oorzaak van problemen vaak buiten zichzelf. Kijk door de verwijten heen en probeer te achterhalen waar de echte oorzaak ligt. Vraag bijvoorbeeld: “Wat denk je dat je zelf kunt doen om deze situatie te verbeteren?”

4. Zwartkijkers: medewerkers die vooral problemen zien

Technieken: Probleemanalyse, doorvragen naar oplossingen.
Aanpak: Zwartkijkers zien vaak alleen de nadelen en obstakels. Help hen door problemen systematisch te analyseren en de situatie in perspectief te plaatsen. Door samen oplossingen te bespreken, kun je hun denkwijze ombuigen naar een positievere kijk.

Essentiële gespreksvaardigheden voor leidinggevenden

Hier zijn enkele gespreksvaardigheden die je als leidinggevende kunt inzetten om het functioneringsgesprek effectief en doelgericht te maken:

Actief luisteren: Toon oprechte aandacht voor wat de medewerker zegt, en geef non-verbaal aan dat je luistert. Actief luisteren versterkt de vertrouwensband en zorgt dat de medewerker zich gehoord voelt.
Samenvatten: Vat regelmatig samen wat er is gezegd om zeker te stellen dat je de boodschap goed hebt begrepen en om het gesprek gefocust te houden.
Vragen stellen: Gebruik open vragen om medewerkers aan te moedigen meer informatie te delen en gesloten vragen om specifieke antwoorden te krijgen. Vragen als “Hoe ervaar jij deze situatie?” of “Wat zou je anders willen doen?” helpen om het gesprek open te houden.
Doorvragen: Stel vervolgvragen om de diepgang van het gesprek te vergroten. Dit is vooral nuttig bij weerstand of terughoudendheid, en helpt om inzicht te krijgen in de achterliggende oorzaken van gedrag of prestaties.
Feedback geven en ontvangen: Geef duidelijke, opbouwende feedback op een respectvolle manier. Sta open voor feedback van de medewerker, zodat het gesprek tweerichtingsverkeer blijft en de medewerker zich ook vrij voelt om zijn of haar ervaringen te delen.
Ordenen: Zorg dat het gesprek gestructureerd verloopt door elk onderwerp in de juiste volgorde aan te kaarten. Dit geeft rust en duidelijkheid aan het gesprek, zowel voor jou als voor de medewerker.
Reageren op emoties: Herken en benoem emoties van de medewerker als die zich voordoen. Een empathische reactie kan helpen om eventuele spanning te verlagen, bijvoorbeeld door te zeggen: “Ik merk dat dit onderwerp je raakt; wil je er meer over vertellen?”
Adviseren: Geef constructieve adviezen op basis van de informatie die je hebt gekregen. Let er wel op dat je het gesprek niet te snel naar jouw oplossingen stuurt, maar dat je ook de medewerker ruimte geeft om zelf met oplossingen te komen.

Tips om lastige gesprekken effectief te maken

Creëer een veilige sfeer: Begin het gesprek met een open en respectvolle houding. Laat merken dat je het gesprek aangaat om de medewerker te ondersteunen en ontwikkelen, niet om te veroordelen.
Blijf bij de feiten: Houd het gesprek objectief door concrete voorbeelden te geven van wat goed gaat en waar verbetering mogelijk is. Dit voorkomt dat het gesprek te subjectief of emotioneel geladen wordt.
Beperk afleidingen: Zorg dat het gesprek ongestoord kan verlopen door je telefoon en andere afleidingen uit te schakelen. Een rustige omgeving helpt om het gesprek gefocust en productief te houden.
Eindig positief: Sluit het gesprek af met een positieve noot, bijvoorbeeld door nogmaals de verbeterpunten en doelen door te nemen en af te spreken wanneer jullie de voortgang weer zullen evalueren.

Door een goed gespreksplan te maken en je gespreksvaardigheden aan te passen aan het type medewerker, kun je als leidinggevende elk functioneringsgesprek effectief, positief en constructief laten verlopen.

Zo draag je bij aan een open werkcultuur waarin medewerkers zich gesteund en serieus genomen voelen.