Het gebruik van “feedback” of terugkoppeling stelt leidinggevenden in staat het beste uit functioneringsgesprekken te halen.
Wat is feedback nu eigenlijk en waarom is die zo belangrijk voor deze gesprekken….?
De opmerking van een medewerker in een functioneringsgesprek: “Als mijn targets duidelijker geformuleerd worden, denk ik nog beter aan de verwachtingen te voldoen” is een vorm van feedback aan de leidinggevende.
Het geven van “feedback” vervult meerdere functies. Enerzijds zorgt het ervoor dat men elkaar in gesprekken beter begrijpt. Anderzijds stelt het mensen in staat gedrag op elkaar af te stemmen.
Samenwerking in teams kan niet zonder feedback. Zonder feedback kan er aan teams geen richting gegeven worden of richting gehouden worden. Voor het aansturen en bijsturen is teruggekoppelde informatie nodig.
Functioneringsgesprekken met medewerkers zijn een ultieme vorm van feedback. Het stelt zowel de leidinggevende en de medewerker in staat in het functioneringsvraagstuk zich optimaal aan te passen aan de ander.
Er zijn twee soorten feedback
Feedback kan “voorwaarts” of “achterwaarts” zijn. Van “voorwaartse feedback” is sprake als met communicatie bij iemand iets in gang wordt gezet.
De opmerking “ik wil als teamleider dat in mijn team de procedures altijd strikt worden nageleefd” is een vorm van voorwaartse feedback. Het schept teamleden duidelijkheid wat er verwacht wordt en hoe het team dus moet handelen.
De opmerking van een medewerker aan de leidinggevende “ik vind het moeilijk me aan de procedures te houden omdat die mij onvoldoende duidelijk zijn” is daarentegen “achterwaartse feedback”.
In dit geval wordt teruggekoppeld aan de leiding dat de instructie “altijd strikt aan procedures houden” voor iemand moeilijk is. Dit biedt de leiding de kans te voorkomen dat naleving van de procedures door de persoon onvoldoende naar wens zal plaatsvinden.
Door als leiding het een en ander te verduidelijken kan de persoon dan zelf zijn gedrag effectief aanpassen aan de verwachting.
Feedback kent regels
Voor effectieve en efficiente feedback gelden er regels. Mensen denken anders en hebben ook gevoelens. Bij feedback kan hier beslist niet aan voorbij worden gegaan. Slechte gegeven feedback kan werkrelaties beschadigen.
Feedback regels:
- Geef als leidinggevende altijd het doel van de feedback aan.
- Hou de zinnen kort en vermijd moeilijk taalgebruik. Hoe langer een zin, hoe groter de kans dat er dingen niet worden opgepikt.
- Neem ook positieve zaken op bij feedback. Dit voorkomt dat de ander ten onrechte de indruk krijgt het alleen maar slecht te doen. Benoem eerst iets goeds, daarna het verbeterpunt.
- Spreek over het gedrag van iemand, vermijd dingen te zeggen hoe iemand is. Ondersteun dit door concrete voorbeelden te geven. Hou het zakelijk: beschouw de professional, niet de mens.
- Beschrijf waarom u het feitelijke gedrag als leidinggevende niet functioneel vindt. Geef voorbeelden van de effecten ervan en vergelijk die met de nagestreefde doelen. Hiermee wordt de “kloof” duidelijk die overbrugd moet worden.
- Help de medewerker met suggesties die tot verbetering zouden kunnen leiden of spoor deze actief aan zelf met oplossingen te komen.
- Hou de hoeveelheid “feedback” altijd beperkt. Bombardeer de medewerker niet met opdrachten. Het kan opgevat worden als een stroom aan kritiek. Stel prioriteiten en kies maximaal drie verbeterpunten die u aan de medewerker wilt terugkoppelen.
- Zorg dat u na gegeven feedback controleert of de medewerker uw opmerking(en) volledig begrepen heeft, pas dan kan samen verder gesproken worden hoe gedrag optimaal veranderd moet worden.
- overig.