Trainers benadrukken noodzaak tot verduidelijking en opvolging van het functioneringsgesprek
Een recent opinieonderzoek onder trainers en opleiders benadrukt dat het Nederlandse functioneringsgesprek aan kwaliteit te winnen heeft.
Veel leidinggevenden en medewerkers ervaren een discrepantie tussen het doel en de daadwerkelijke uitvoering van deze gesprekken. Met een gemiddelde van slechts 1,2 functionerings- of beoordelingsgesprekken per medewerker per jaar blijft er een groot potentieel onbenut, aldus de bevraagde trainers.
Verwachtingen en realiteit botsen bij de gesprekstafel
Er bestaat vaak een kloof in verwachtingen tussen leidinggevenden en medewerkers. Waar 95% van de leidinggevenden functioneringsgesprekken als waardevol en leerzaam ervaart, plaatst 29% van de medewerkers hier serieuze kanttekeningen bij. Trainers en opleiders verklaren dit verschil vooral door een “verwachtingskloof” (43%) en het ontbreken van goede opvolging (38%).
Daarnaast komt uit het onderzoek naar voren dat in sommige gevallen medewerkers worden beoordeeld op criteria die onvoldoende zijn gecommuniceerd. Onvoldoende afstemming over verwachtingen en doelen werkt verwarring en ontevredenheid in de hand, wat ten koste gaat van de kwaliteitsbeleving van het gesprek.
Veelvoorkomende valkuilen: monologen, slechte voorbereiding en passieve medewerkers
Trainers merken op dat de gespreksvaardigheden van leidinggevenden een belangrijke rol spelen. Bijna 43% ziet het veelvuldig optreden van monologen als een probleem: leidinggevenden zijn geneigd te veel te vertellen in plaats van een dialoog te voeren.
Daarnaast kan een gebrek aan voorbereiding ertoe leiden dat leidinggevenden niet alle relevante details en verbeterpunten meenemen in het gesprek (aangegeven door 29% van de respondenten).
Dit wordt vaak “onderpositionering” genoemd, waarbij het belang van het gesprek wordt onderschat en het daardoor minder grondig wordt voorbereid.
Daarnaast missen functioneringsgesprekken vaak een concrete opvolging. Het ontbreken van specifieke acties en feedbackmomenten zorgt ervoor dat verbeteringen uitblijven en medewerkers geen tastbare stappen zien om verder te groeien.
Het risico ontstaat dat werknemers slechts oppervlakkige waarde zien in deze gesprekken en minder gemotiveerd raken.
Luisteren als kritieke kerncompetentie
Een professioneel functioneringsgesprek voeren vereist veel vaardigheden, waarvan “luisteren” een van de meest cruciale is, aldus 71% van de trainers.
Goed luisteren zorgt ervoor dat leidinggevenden beter inspelen op de behoeften en uitdagingen van medewerkers, wat een essentieel onderdeel is van situationeel leiderschap.
In de moderne werkomgeving wordt steeds meer nadruk gelegd op het vermogen om flexibel met medewerkers om te gaan en gesprekken aan te passen aan hun individuele situaties en doelen.
Stressfactoren voor managers
Voor veel leidinggevenden vormen functioneringsgesprekken een bron van spanning.
Naast tijdgebrek, merken trainers op dat leidinggevenden soms terugdeinzen voor het geven van feedback, uit angst de werkrelatie te belasten (aangegeven door 29%).
Ook kan het ontbreken van ontwikkelingsmogelijkheden of middelen voor medewerkers een obstakel zijn; zonder passende middelen kan het lastig zijn om medewerkers daadwerkelijk te helpen groeien, wat bij 14% van de leidinggevenden tot frustratie leidt.
Daarnaast kunnen twijfels over de eigen rol en de mate van acceptatie binnen het gesprek een bron van onzekerheid zijn.
Advies van de trainers: beter voorbereiden en frequenter evalueren
Trainers en opleiders hebben een aantal waardevolle adviezen voor leidinggevenden die effectiever gebruik willen maken van functioneringsgesprekken.
Ten eerste, grondige voorbereiding is essentieel. De helft van de respondenten raadt aan om elk gesprek goed voor te bereiden, zodat je specifieke punten bespreekt die de prestaties en ontwikkeling van medewerkers ten goede komen.
Ten tweede, overweeg om meerdere functioneringsgesprekken per jaar in te plannen. Met een jaarlijks gemiddelde van slechts 1,2 gesprekken missen veel organisaties kansen om actief bij te sturen en de ontwikkeling van hun medewerkers te ondersteunen.
Vaker evalueren biedt niet alleen een beter inzicht in de voortgang, maar creëert ook een cultuur van open communicatie, waarin medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.
Kortom, functioneringsgesprekken kunnen een krachtig middel zijn voor zowel medewerkers als leidinggevenden om te groeien. Een duidelijk doel, goede voorbereiding en zorgvuldige opvolging zijn daarbij cruciaal voor het behalen van maximale waarde.
