De meeste trainers en opleiders erkenden in ons opinie-onderzoek dat het Nederlandse functioneringsgesprek een kwaliteitsprobleem heeft.
De professionals werden ook bevraagd naar verbeterpunten en mogelijke oplossingen.
Hier volgen de opvattingen en adviezen van de leer- en oefenmeesters voor leidinggevend Nederland.
Verwachtingen botsen aan de gesprekstafel
Oud onderzoek toont aan dat leidinggevenden en werknemers anders denken over het nut van functioneringsgesprekken.
95% van de leidinggevenden ervaart functioneringsgesprekken als nuttig en leerzaam, terwijl 29% van de werknemers hier serieuze kanttekeningen bij plaatst.
In ons opinie-onderzoek gaven de leermeesters als reden hiervoor aan dat met name de verwachtingskloof van die gesprekken (43%) en de opvolgingsproblematiek(38%) bijdragen aan dit verschil in het ervaren nut.
In de aansturing van werknemers ontstaat volgens 14% al het probleem. Nog steeds worden er werknemers in functioneringsgesprekken afgerekend op criteria die nooit of onvoldoende goed aan hen gecommuniceerd zijn.
Bij werknemers komt dit de kwaliteitsbeleving van die gesprekken niet ten goede.
Valkuilen: monologen, onderpositionering en passiviteit ….
Vragend naar de bekendste valkuilen voor managers in functioneringsgesprekken, antwoordden de trainers dat dit vaak toch het gebrek aan gespreksvaardigheden zijn. Een kleine 43% constateert dat leidinggevenden neigen naar het voeren van een monoloog over iemands functioneren, terwijl juist sprake moet zijn van een leerzame dialoog tussen de gesprekspartners. Ook onderpositionering van het gesprek wordt genoemd (28,8%).
Onderschatting van de moeilijkheid met als gevolg een te lichtzinnige voorbereiding van managers zorgen voor problemen.
Hekkensluiters vormen het gebrek aan opvolging in concrete acties van het gesprek en het in verleiding raken toch waardeoordelen over iemands functioneren uit te spreken. In iets meer dan 14% van de gevallen merkte men die aan als dé valkuil.
Kunnen luisteren is de kerncompetentie
Een professioneel functioneringsgesprek voeren is eigenlijk ook echt een vak apart. Onbewust en onbedoeld kan er veel fout gaan met aanzienlijke gevolgschade voor werk en klantrelaties.
Het kent zoveel verschillende facetten en vereist op die gebieden ook zoveel knowhow. Als leidinggevende moet je die in de loop der jaren maar eigen zien te maken.
Vooral het kunnen luisteren naar werknemers wordt als de belangrijkste vaardigheid beschouwd voor een goede gespreksvoering (71%). Dit maakt ook situationeel leiderschap makkelijker. Die vorm van people-management wordt steeds meer geadviseerd in de werkomgeving 2.0.
Stress top-3 van managers
Algemeen bekend is dat relatief veel leidinggevenden ook tegen het houden van functioneringsgesprekken opzien. Behalve de factor tijd, bemerken trainers in evenredige mate dat deze leidinggevenden vaak hun medewerkers onvoldoende kennen en dat ze omwille van de werkrelatie ervoor terugdeinzen confrontaties aan te gaan (28,6%).
Ook de afwezigheid van middelen om werknemers verder te kunnen ontwikkelen, blijkt volgens hen een hot item (14,3%). Ook vinden de experts dat sommige leiders sterk twijfelen aan de acceptatie van hun rol die ze moeten innemen in het functioneringsgesprek (14,3%).
Het advies: beter voorbereiden, vaker doen
En wat vinden de trainers en opleiders het allerbeste advies wat men leidinggevend Nederland geven kan? Bereid elk functioneringsgesprek voor!, antwoordt de helft van alle respondenten.
Ook het vaker houden van die gesprekken per jaar adviseert men. Thans vinden ze nog maar relatief weinig plaats.
Gemiddeld genomen krijgt een medewerker 1,2 beoordelings of functioneringsgesprekken per jaar. Voor werkelijk goed performance en personeelsmanagement is dat toch te karig. Bovendien laat men kansen liggen om samen professioneel te groeien.
Opinie-onderzoek 2012, Hetfunctioneringsgesprek.nl