Uit een functioneringsgesprek blijkt….een werknemer functioneert structureel niet……..

Als leidinggevende is het jouw taak om tijdig en effectief in te grijpen wanneer een werknemer structureel niet naar verwachting functioneert.

Hoewel er verschillende stappen zijn die je kunt ondernemen, zoals het aanbieden van een alternatieve functie, een demotie, of in het uiterste geval ontslag, is een zorgvuldige aanpak cruciaal.

Hieronder lees je meer over de opties en aandachtspunten bij structureel disfunctioneren.

Opties bij structureel disfunctioneren

Wanneer een werknemer niet voldoet aan de verwachtingen, zijn er verschillende mogelijkheden die je kunt overwegen, afhankelijk van de ernst en aard van het disfunctioneren:

• Coaching en ondersteuning: Start met begeleiding en coaching om de werknemer te helpen zich te verbeteren. Soms kunnen extra training of feedbackgesprekken al voldoende zijn om iemand weer op het juiste spoor te krijgen.
• Demotie: Indien coaching niet effectief blijkt, kan je overwegen de werknemer een positie op een lager niveau aan te bieden. Dit kan de werknemer een kans geven om te functioneren in een positie die beter aansluit bij hun vaardigheden.
• Alternatieve functie: Soms blijkt dat een andere functie of afdeling beter past bij de capaciteiten van de werknemer. Een passende functie binnen de organisatie kan een oplossing bieden die gunstig is voor beide partijen.
• Ontslag wegens disfunctioneren: Als de werknemer ondanks alle inspanningen structureel niet presteert, kun je overwegen een ontslagprocedure op te starten wegens disfunctioneren. Deze stap heeft ingrijpende gevolgen voor de werknemer en wordt daarom streng getoetst door de kantonrechter.

Disfunctioneren als ontslaggrond

Ontslag op basis van disfunctioneren is een juridisch complexe en ingrijpende stap, die alleen succesvol kan zijn als aan strenge eisen is voldaan.

Het arbeidsrecht eist dat je als werkgever een goed onderbouwd dossier hebt dat laat zien dat de werknemer structureel niet aan de functie-eisen voldoet.

Daarnaast moet je kunnen aantonen dat je alles hebt gedaan om de werknemer te helpen verbeteren.

Strenge eisen voor ontslag wegens disfunctioneren

Voor een ontslagprocedure wegens disfunctioneren moet je aan de volgende voorwaarden voldoen:

1. Aantonen van structureel onvoldoende functioneren

Je moet duidelijk kunnen aantonen dat de werknemer niet aan de functie-eisen voldoet.
Dit doe je aan de hand van:

• Goed gedefinieerde functie-eisen: Zorg dat de functie-eisen, verantwoordelijkheden en competenties helder zijn vastgelegd in een functieprofiel.
• Prestaties vergelijken met verwachtingen: Documenteer concreet welke taken de werknemer niet goed uitvoert en waarom dat niet aan de verwachtingen voldoet.

2. Heldere feedback en waarschuwingen

Een werknemer moet tijdig en duidelijk op de hoogte worden gesteld van zijn of haar tekortkomingen.
Dit betekent:

• Regelmatige feedbackgesprekken: Voer formele gesprekken waarin je het functioneren bespreekt en documenteer deze gesprekken goed.
• Formele waarschuwingen: Als verbeteringen uitblijven, moet je de werknemer formeel waarschuwen en aangeven dat het niet verbeteren van de prestaties tot ontslag kan leiden.

3. Een verbetertraject aanbieden

Het aanbieden van een verbetertraject is essentieel. Dit traject moet de werknemer voldoende tijd en middelen geven om aan de functie-eisen te voldoen.
Dit houdt onder andere in:

• Duidelijke doelen en tijdsperiode: Stel concrete, haalbare doelen op voor de werknemer en geef een redelijke tijd om deze te behalen.
• Ondersteuning en training: Bied waar mogelijk trainingen of ondersteuning aan die de werknemer kunnen helpen in zijn ontwikkeling.
• Regelmatige evaluaties: Evalueer regelmatig de voortgang om te zien of er sprake is van verbetering.

4. Bewijsvoering en documentatie

Alle stappen en communicatie moeten grondig worden gedocumenteerd.
Dit kan onder meer bestaan uit:

• Verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken: Formele gespreksverslagen waarin de voortgang, problemen en feedback duidelijk worden vastgelegd.
• Interne correspondentie: Mails of andere schriftelijke communicatie waarin de werknemer gewezen wordt op het disfunctioneren en de noodzaak van verbetering.
• Bewijs van verbeteracties: Documentatie van het verbetertraject, inclusief bewijzen van eventuele trainingen of ondersteuning die zijn aangeboden.

Gevolgen voor de werknemer bij ontslag wegens disfunctioneren

Als ontslag op grond van disfunctioneren wordt goedgekeurd, heeft dit vaak aanzienlijke gevolgen voor de werknemer.

Naast het verlies van de baan kan het ook gevolgen hebben voor het recht op een uitkering, afhankelijk van de reden van het ontslag. Zorg er daarom voor dat dit alleen als laatste middel wordt ingezet, wanneer alle andere opties zijn geprobeerd.

Zorgvuldige aanpak is essentieel

Als leidinggevende kun je bij disfunctioneren niet zomaar tot ontslag overgaan. Alleen met een goed onderbouwd dossier en een zorgvuldige benadering kan een ontslag op grond van disfunctioneren juridisch worden goedgekeurd.

Hierbij is een goede communicatie met de werknemer, regelmatige feedback en documentatie van cruciaal belang.

Door dit proces zorgvuldig en met oog voor zowel de belangen van de werknemer als de organisatie uit te voeren, vergroot je de kans op een eerlijke en rechtvaardige afloop van de situatie.