Doe S.M.A.R.T., gebruik L.S.D.!!!
Effectieve gesprekstechnieken zijn essentieel voor succesvolle functioneringsgesprekken.
De S.M.A.R.T.- en L.S.D.-methoden zijn veelgebruikte hulpmiddelen die je helpen doelen helder te formuleren en echt te begrijpen wat je medewerkers zeggen en bedoelen.
Hieronder een uitleg van beide methoden, inclusief tips voor toepassing in jouw rol als leidinggevende.
S.M.A.R.T.-Methode
De S.M.A.R.T.-methode biedt een structuur waarmee je doelen duidelijk en haalbaar kunt maken. Door doelen op een specifieke en meetbare manier te formuleren, verhoog je de kans op succes in jouw team en organisatie.
Dit model helpt niet alleen om duidelijke doelen te stellen, maar ook om de voortgang te evalueren en bij te sturen.
S – Specifiek
Formuleer het doel zo concreet mogelijk, zodat er geen ruimte voor interpretatieverschillen is. In plaats van “Ik wil goede functioneringsgesprekken houden,” kun je specifieker zijn: “Ik wil dat minstens 90% van mijn medewerkers tevreden is over de kwaliteit en structuur van de functioneringsgesprekken dit jaar.”
M – Meetbaar
Maak duidelijk hoe je gaat meten of je het doel hebt bereikt. Denk aan cijfers, percentages of andere kwantitatieve criteria. Bijvoorbeeld: “Ik wil het aantal positieve feedbackscores over de gesprekken met 20% verhogen ten opzichte van vorig jaar.”
A – Acceptabel en actiegericht
Betrek je team bij de doelstelling om draagvlak te creëren en definieer welke acties ondernomen moeten worden om het doel te bereiken. Vraag jezelf af: Wat moet jij en je team concreet doen om dit doel te realiseren? Zijn er specifieke taken of trainingen nodig?
R – Realistisch
Zorg ervoor dat het doel haalbaar is. Dit betekent dat je rekening houdt met de beschikbare tijd, middelen en capaciteiten van je team.
Een doel als “Alle medewerkers moeten het gesprek met een 10 beoordelen” kan bijvoorbeeld te ambitieus zijn; een haalbare stap zou zijn “We willen dat minimaal 80% van de medewerkers de gesprekken met een 8 of hoger beoordeelt.”
T – Tijdsgebonden
Stel een deadline of tijdsperiode waarin je het doel wilt bereiken. Dit zorgt voor een duidelijk eindpunt en houdt je team gefocust. Een voorbeeld hiervan is: “Ik wil deze verbetering in de feedbackscores binnen de komende zes maanden realiseren.”
Tips voor het toepassen van S.M.A.R.T.-doelen:
- Betrek je teamleden: Vraag om hun input bij het formuleren van de doelen, zodat ze zich meer betrokken voelen.
- Houd regelmatige evaluaties: Plan evaluatiemomenten om te zien of je op schema ligt en of de doelen moeten worden aangepast.
- Gebruik visuele hulpmiddelen: Maak doelen zichtbaar, bijvoorbeeld door voortgangsgrafieken of andere visuele ondersteuning in je teamruimte te plaatsen.
L.S.D.-Methode
De L.S.D.-methode helpt om je communicatievaardigheden aan te scherpen, zodat je je medewerkers beter begrijpt.
Dit model bestaat uit drie eenvoudige maar krachtige stappen: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Het helpt misverstanden te voorkomen en geeft je een dieper inzicht in de behoeften en zorgen van je team.
L – Luisteren
Luister actief en aandachtig naar wat je medewerker vertelt. Kijk niet alleen naar de woorden, maar let ook op de lichaamstaal en het stemgebruik.
Probeer niet meteen antwoorden te geven of in te breken, maar geef je medewerker de ruimte om volledig uit te spreken. Dit toont respect en moedigt hen aan om open te zijn.
- Tip: Blijf oogcontact houden en maak kleine knikjes of bevestigende geluiden om te laten zien dat je echt luistert.
S – Samenvatten
Vat samen wat je hebt gehoord om te controleren of je het goed hebt begrepen. Dit helpt om eventuele misverstanden direct op te helderen en geeft de medewerker het gevoel dat hij of zij gehoord is.
- Tip: Zeg bijvoorbeeld: “Als ik het goed begrijp, zeg je dat…” of “Dus je hebt het gevoel dat…” Hiermee kun je bevestiging vragen en verduidelijken of er nog iets ontbreekt.
D – Doorvragen
Doorvragen helpt om dieper inzicht te krijgen in wat de medewerker precies bedoelt. Soms liggen er onderliggende zorgen of details verborgen die pas aan het licht komen als je verder vraagt.
- Tip: Vraag door op specifieke woorden of emoties die je opmerkt. Bijvoorbeeld: “Wat bedoel je precies met ‘veel werkdruk’? Kun je een concreet voorbeeld geven?”
Voordelen van de L.S.D.-methode
- Versterkt vertrouwen: Medewerkers voelen zich serieus genomen, wat de werkrelatie ten goede komt.
- Duidelijkheid en begrip: Door door te vragen en samen te vatten, voorkom je misverstanden en weet je zeker dat jullie op één lijn zitten.
- Dieper inzicht: Door echt door te dringen tot de kern van iemands zorgen of ideeën, krijg je een vollediger beeld van wat er speelt.
Tips voor het toepassen van de L.S.D.-methode:
- Oefen actief luisteren: Probeer tijdens gesprekken niet bezig te zijn met je volgende reactie of antwoord, maar focus op wat er gezegd wordt.
- Maak notities: Dit helpt je om beter te onthouden wat is besproken en komt goed van pas bij het samenvatten.
- Geef ruimte voor stilte: Door af en toe een pauze te laten, geef je je medewerker de kans om nog extra gedachten te delen.
Toepassing van S.M.A.R.T. en L.S.D. in het functioneringsgesprek
Bij het gebruik van beide methoden in je functioneringsgesprekken kun je duidelijke doelen stellen en tegelijkertijd actief luisteren naar de behoeften en zorgen van je medewerkers.
Dit helpt je om niet alleen het gesprek zelf beter te voeren, maar ook om een constructieve en professionele werkrelatie op te bouwen. Zo zorg je voor heldere verwachtingen, wederzijds begrip en een succesvolle samenwerking.
